5 nuevas formas de hacer que los servicios de gestión de instalaciones sean más colaborativos

Aunque "colaboración" se ha convertido en una palabra de moda en la oficina, eso no significa que sea un cliché vacío. Al contrario, la colaboración puede ser el factor clave del éxito de un proyecto, un trabajo o incluso una organización.La colaboración es cuando un grupo de personas se reúnen y combinan su experiencia y energía en beneficio de un nuevo objetivo, proyecto o misión compartidos.

Puede tratarse de un administrador de fincas que trabaja con un proveedor de servicios en una reparación, o de un jefe de mantenimiento que se reúne con sus residentes para hablar de los próximos grandes trabajos de seguridad y reformas.En otras palabras, la colaboración es el proceso de trabajo en grupo. Pero también es una nueva habilidad aprendida. Lo bien que colabores con los demás repercutirá en gran medida en el resultado del proyecto de grupo y, por tanto, de la organización.

Independientemente de cómo colabore su organización, lo hace todo el tiempo, constantemente (incluso ahora). De hecho, la colaboración está tan arraigada en la forma de trabajar de la gente hoy en día que rara vez nos damos cuenta de cuándo lo estamos haciendo en nuestra propia oficina.Dicho esto, merece la pena dar un paso atrás para evaluar cómo colaboráis tú y tus colaboradores. ¿Por qué? Porque las organizaciones que colaboran bien tienen más probabilidades de tener más éxito económico, estar más alineadas culturalmente y tener mayores índices de satisfacción. La colaboración es para todo tipo de organizaciones y edificios.

Hay muchas formas de hacer que los servicios de facility management sean más colaborativos, repasemos las acciones más populares y más fáciles de poner en marcha. Pero antes tenemos que decir que esto se puede aplicar en inmobiliarias, reformas, oficinas o gestión de edificios, cualquiera que quiera mejorar las instalaciones o cómo el personal está ejecutando el desempeño de los puestos de trabajo en cualquier espacio o sistemas.  

1 - Capacite a su personal

El Facility Management es una multiplicación del trabajo y requiere la energía de muchos actores.

Implique a todos los usuarios del edificio para saber mejor lo que necesitan, lo que han visto e incluso, una vez realizado el trabajo, cómo se sienten al respecto. También puede permitirle identificar los nuevos problemas en tiempo real. Detectar y comunicar rápidamente los problemas del edificio a los interlocutores adecuados, como una tubería que gotea en el baño, un termostato que funciona mal o el cristal de una ventana agrietado, puede dar a los equipos de FM una ventaja en la resolución del problema y en el equipo que necesitarán para realizar el trabajo. Esta información permite a los jefes de obra crear partes de trabajo más rápidamente desde sus oficinas, protegiendo la seguridad del edificio y la experiencia de los inquilinos o miembros del equipo.

2 - Centralizar y compartir todos los datos

Gestionar muchas propiedades a veces puede parecer un caos. Pero tenemos buenas noticias para usted. Puede tener todos los datos centralizados en un sistema de herramientas y compartirlos con las personas implicadas en la resolución de ese problema.
La base de la gestión de instalaciones es una buena comunicación, fundamental para el desarrollo de buenas prácticas empresariales. El FM no sólo necesita una gran comunicación como base sobre la que construir, sino que este enfoque también debe filtrarse hacia arriba y hacia abajo en la cadena de trabajadores del FM para crear vínculos interpersonales sólidos y saludables. La mejora de la comunicación en el sector del FM repercute en la mejora de la eficacia, la fiabilidad, los conocimientos, la seguridad y la gestión del tiempo.

Los equipos de gestión de instalaciones pueden ahora compartir el estado de los trabajos, añadir un nuevo proveedor de servicios o compartir toda la información necesaria para realizar la tarea de mantenimiento. Si alguien necesita más información, puede buscarla en él, en lugar de pedirla.

"La información es poder", ¿verdad?

3 -Imágenes, fotos y documentos

Vivimos en un nuevo mundo móvil y digital. A veces cuando ocurre un problema no es fácil explicarlo, en su lugar lo solucionamos con fotos del mismo desde el móvil y lo compartimos con el equipo o responsable. Las herramientas móviles de gestión de fotos ayudan a los proveedores a verificar que un servicio o tarea se ha realizado según lo especificado con informes de imágenes. Esto proporciona a los FM una visibilidad inigualable de lo que está ocurriendo en todas las instalaciones al instante.

4 -Visibilidad con cuadros de mando personalizables

Es importante poder ver de un vistazo todas las actividades y servicios con el fin de tomar decisiones precisas para cualquier trabajo que deba realizarse en el espacio que gestionamos.

La futura propuesta de valor del Facility Management pasará de limitarse a gestionar nuevos activos y edificios a gestionar espacios y, en última instancia, apoyar el rendimiento de los empleados.

Los Facility Managers ya disponen de datos (quién manda, interna y externamente), pero no utilizan esta información de forma proactiva. La mayoría de las empresas siguen haciendo muy poco con todos los datos que producen.

Para las que están a la vanguardia de la competencia, lo más probable es que esto cambie.Trabajando y desarrollando experiencia con la inteligencia de datos, los Facility Managers tendrán que aprovechar los datos para comprender el uso de las instalaciones, la interacción de los empleados, la energía, el intercambio de información y el comportamiento de los usuarios entre organizaciones.

Estos conocimientos serán importantes para comprender cómo apoyar mejor el rendimiento, atraer talento y aumentar la productividad.Existen muchas herramientas para los equipos de FM y los sistemas de mantenimiento, pero ninguna de ellas está especializada en este campo.

La mejor forma de hacer que los trabajos de facility management sean más colaborativos es disponer de un cuadro de mandos abierto en el que todos puedan ver cuáles son sus tareas, cuándo deben realizarse y supervisar el rendimiento y la capacidad de respuesta de los servicios que presta la organización. Si eres gestor de activos, administrador de propiedades o gestor de instalaciones o mantenimiento, mientras trabajas es esencial poder orquestar todos los trabajos, programar nuevos asuntos para el futuro y tomar medidas y utilizar mejor tu energía.

5 - Consiga una herramienta de GMAO que sea colaborativa de principio a fin.

Un software puede mejorar la experiencia humana mediante una ejecución sobre el terreno más sólida y coherente, una resolución de problemas más rápida y una comunicación más transparente en su organización.

Existen muchas herramientas gratuitas en el mercado. Tenga cuidado con los costes ocultos, como el tiempo que necesitará para dominar un GMAO. Puede descargarlas en cualquier dispositivo o conectarse si prefiere hacerlo en su ordenador de sobremesa. No tiene por qué ser una tecnología súper difícil que complique su negocio.

Hoy en día, cada vez más facility managers quieren aprovechar las nuevas tecnologías en su oferta de servicios para seguir siendo competitivos.

Actualmente, la idea de un lugar de trabajo organizado incluye conceptos como el lugar de trabajo virtual. Naturalmente, esto entra dentro del ámbito del facility management y debe tenerse en cuenta en la oferta global de servicios.

Los servicios tecnológicos son y serán importantes por dos razones:

1) En primer lugar, influye tanto en cómo desempeñamos nuestro trabajo como en las organizaciones para las que trabajamos.

Surgen nuevos tipos de puestos de trabajo y lugares de trabajo, como los lugares de trabajo asignados, los lugares de trabajo compartidos, las oficinas en casa, los lugares de trabajo virtuales y las oficinas flexibles.Los proveedores de Facility Management deben comprender y responder proactivamente a esta necesidad de servicios tecnológicos.

2) En segundo lugar, los profesionales del Facility Management deben utilizar las nuevas tecnologías para hacer que estos lugares de trabajo/espacios sean eficientes y saludables, tomando todas las tecnologías disponibles y aplicándolas para apoyar a los empleados y la productividad.

Ya existen muchas nuevas tecnologías y servicios de facility management que deben utilizarse y aprovecharse de forma óptima.
Urbest es una herramienta de colaboración que simplifica la gestión inmobiliaria y de instalaciones. Permite a las organizaciones capturar, organizar, realizar un seguimiento y tomar medidas sin problemas en las cargas de trabajo entre emisores, gestores y trabajadores. Facilitar el trabajo extra es posible, sólo necesitas un dispositivo móvil o una conexión a Internet, y si estás leyendo esto estamos seguros de que puedes hacerlo.

La colaboración es una aportación constante que tiene efectos impresionantes, no sólo en las relaciones humanas, sino también en la gestión de costes, distribución de equipos, experiencia del personal y planificación futura.

Regístrese aquí para probar gratuitamente la plataforma URBEST.