7 signos que indican la necesidad de un software colaborativo para tu instalación

Descubre qué problemas cotidianos indican la necesidad de digitalizar operaciones en tu instalación. Este artículo presenta los desafíos más comunes que los gestores de instalaciones superan con Urbest.

1. Las personas que hacen solicitudes de servicio no saben a quién contactar

Cuando una instalación crece hasta abarcar varias centenas de personas, resulta difícil para los recién llegados saber con quién ponerse en contacto para solicitar un servicio. Puede volverse tan complicado como un recorrido de oficina en oficina hasta encontrar la persona adecuada. Alternativamente, alguien puede dejar de solicitar un servicio simplemente porque no sabe a quién dirigirse.
Afortunadamente, ahora es posible evitar los correos electrónicos o los teléfonos de guardia usando una aplicación global que funciona como un portal único para solicitar variedad de servicios. Los usuarios pueden navegar por un menú de categorías que conecta directamente su solicitud con el departamento correspondiente.
Normalmente, esto incluye mantenimiento, logística, limpieza, catering y servicios contratados de construcción o inspección.

2. Diferencia entre lo que los contratistas deberían hacer y lo que realmente hacen

Un contrato entre la empresa y la instalación usualmente especifica cierto número de visitas para mantenimiento o inspecciones: por ejemplo, que un contrato de calefacción visite una vez al mes, o que una empresa de seguridad revise los sistemas de incendio dos veces al año.
En la práctica, estas visitas pueden ser menos frecuentes, olvidadas o tareas pueden quedar sin hacer. Esto puede conducir a problemas graves de mantenimiento o responsabilidad en caso de incendio u otros desperfectos en los edificios.
Para contrarrestar estos riesgos, se puede listar y compartir todas las tareas que deben realizarse según el contrato. Esto asegura visibilidad tanto para el cliente (la instalación) como para el proveedor de servicios.

Las tareas se crean automáticamente en intervalos regulares y son visibles para el gestor de la instalación y el proveedor. Hasta que una solicitud se marque como resuelta con comentario y posiblemente una foto, el gestor sabe que el trabajo no se ha hecho o que la información no se ha compartido. Los proveedores pueden tener su propio acceso con visibilidad sobre las categorías de servicios que les competen. Se concede acceso basado en los sitios y las categorías de servicio.

Una vez que existe visibilidad compartida entre los proveedores y la instalación, no se puede olvidar ninguna tarea. Se permite también el sellado temporal (“time-stamping”) para saber cuándo se tomó una acción. Para contratos con SLA (acuerdos de nivel de servicio) y penalizaciones, esto ayuda a calcular tiempos de respuesta y decidir si aplican sanciones.

3. Tienes alta rotación de personal y falta de información cuando un empleado está de licencia

Reclutar es un desafío en los sectores de mantenimiento y servicios debido a las oportunidades laborales y los salarios. En 2024, el sector de mantenimiento de instalaciones ocupa el quinto lugar entre las profesiones que más dificultades tienen para reclutar. Esto sin mencionar cocinas y catering, que también presentan problemas para los gestores de instalaciones.

En este contexto de cambio constante entre agentes y técnicos, se vuelve crítico gestionar la carga de trabajo, los modos de interacción y automatizar reportes y notificaciones. Urbest ofrece:

• Un proceso claro para solicitar un servicio y derivarlo directamente a las personas adecuadas.
• Una lista de acciones recurrentes que seguir incluso si la persona responsable está de vacaciones, enferma o se ha ido.
• Reportes automáticos para alertar a los gestores y anticipar cargas de trabajo acumuladas, asegurando que las tareas siempre progresen de semana a semana.

En resumen, un software que estructura los intercambios reduce significativamente el riesgo de que empleados clave, que poseen todo el conocimiento operativo, se vayan. Con procesos y tareas bien definidos, los recién llegados pueden orientarse rápidamente y ser operativos desde sus primeros días.

Hilos de discusión pueden incluso usarse para formar a los nuevos llegados para que comprendan los métodos operativos de sus predecesores. Comentarios y fotos son muy útiles para entender el contexto de intervenciones pasadas.

4. Multiplicidad de interfaces: PDF, papel, correo electrónico, SMS sin vista consolidada ni recordatorios

Un gestor de instalaciones tiene que manejar muchas tareas:

• Solicitudes de compañeros de trabajo que normalmente llegan por correo electrónico, teléfono o SMS.
• Intervenciones programadas con contratistas que llegan por email, por portales o incluso de forma inesperada cuando el contratista aparece en el sitio.
• Reservas que se recopilan en informes PDF o impresiones de calendario, difíciles de explotar.

La acumulación de estas tareas no estructuradas se vuelve muy difícil de seguir. No hay visibilidad consolidada. Es imposible buscar por palabras clave. Generalmente no hay recordatorios, a menos que se creen uno por uno en un calendario.

Afortunadamente, la tecnología digital simplifica al centralizar tareas que normalmente están dispersas. Basta ya de rebuscar entre bandejas de correo para encontrar un PDF o una hoja de cálculo de Excel. Ahora es posible anticipar y tener una vista clara de todo lo que hay que hacer en un solo lugar.

5. Pierdes tiempo yendo y viniendo de tu oficina a distintos espacios de la instalación

Cuando un sitio es grande en superficie, plantas, o número de edificios, desplazarse puede consumir una parte importante del día de un técnico o líder de equipo. El tiempo perdido yendo de tu oficina para consultar un documento o para estar localizable por colegas es considerable. Urbest
Una aplicación móvil disponible en dispositivos como teléfonos o tablets puede contrarrestar esas pérdidas de tiempo. La información útil para manejar una intervención está centralizada y es fácilmente accesible desde el teléfono.
Un técnico puede tener directamente el contacto de quien hace la solicitud, los detalles con fotos, comentarios, e incluso interactuar con el solicitante si necesita aclaraciones. Un agente o técnico con app móvil ahorrará tiempo gracias a:

• Acceso rápido en pocos segundos a los detalles de una intervención (reduciendo tiempos de conexión y número de clics).
• Alertas en tiempo real cuando llega una solicitud y la posibilidad de intervenir inmediatamente si está cerca (reduciendo desplazamientos innecesarios).
• Tomar fotos y añadir comentarios resumen, ya sea escritos o por dictado, para acelerar los informes de intervención.

En definitiva, la movilidad con una app ahorra entre un 10 % y un 20 % del tiempo invertido en las intervenciones. El porcentaje varía según se pase de un proceso totalmente basado en papel/email o si ya se usan herramientas digitales antiguas.

6. Nunca sabes si una tarea está realmente resuelta

¿Estuvo el contratista para hacer el trabajo? ¿Quedó algo sin resolver tras mi visita de control de conformidad? ¿Se gestionó la solicitud del director de la semana pasada? Estas preguntas pueden surgir y causar estrés, aunque es posible hacer seguimiento efectivo de acciones y especialmente recibir retroalimentación sobre lo que se ha hecho (o no).
El principio es simple y se basa en una herramienta de tickets con creación de tareas que luego siguen una progresión por estado.
Puedes elegir ser notificado o no cuando una tarea progresa. Esto permite obtener comprobantes de finalización de servicio o validaciones para permitir el pago de facturas. Un aspecto positivo de una plataforma colaborativa es que quien hace la solicitud también puede acceder al progreso y es notificado instantáneamente cuando su solicitud está en proceso o se ha resuelto.
Con este modo de operación ya no hay correos de recordatorio entre colegas o fases de estrés y frustración porque algunas tareas han quedado pendientes semanas o incluso meses.

7. Tu última comisión de seguridad fue un desastre

Las comisiones de seguridad, que ocurren cada 2 a 5 años, son bastante estresantes si uno no está preparado. Esto puede deberse a la falta de información para demostrar que se han realizado revisiones regulares. Los archivos en papel también pueden ser difíciles de seguir dado el número de controles que deben realizarse y los distintos formatos usados por los contratistas o agentes. Diversas personas participan en la comisión y es esencial demostrar que todo está bien gestionado en tu instalación.
Si puedes compartir acceso a una aplicación colaborativa que rastree verificaciones y acciones que has realizado, tu comisión de seguridad debería ser pan comido. Cada uno de tus compañeros podrá ver lo que le interese: riesgo de incendio, procedimientos, equipamiento deportivo, informes de contratistas… Aquí tienes un ejemplo de lista de verificación (“checklist”).

Además de estos controles, puedes adjuntar documentos útiles para consulta como en un Sistema de Gestión de Documentos (SGD). Como complemento, puedes formular planes de acción para instrucciones/recomendaciones tras una comisión o sugerencias de contratistas aprobados.