Las 8 habilidades que le convertirán en un gran administrador de propiedades

En primer lugar, tanto si pertenece a una gran organización como a una pequeña empresa en expansión, la gestión inmobiliaria es, en su origen, un negocio de personas.Ya se trate de sus contactos diarios, sus clientes, sus proveedores o sus empleados para gestionar su organización con éxito y sin contratiempos, necesitará competencias.

Además, existen competencias en la gestión inmobiliaria que exigen que un gestor tenga aptitudes específicas.En este artículo, analizaremos no sólo las habilidades y conocimientos de gestión necesarios para tener éxito en el sector inmobiliario, sino también los rasgos de personalidad y las características que contribuyen a hacer de un administrador de fincas una persona eficaz.

Empatía

La gestión inmobiliaria, a pesar de su nombre, tiene que ver con las personas. Si gestiona propiedades o instalaciones para una gran organización, tendrá que escuchar, anticiparse e identificar las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Debe coordinarse constantemente con los proveedores, organizar y motivar a los demás, y escuchar a sus clientes o huéspedes.

Las aptitudes de gestor inmobiliario que necesita pueden resumirse, en la capacidad básica de:

• Comprender a los demás, sus necesidades, sus expectativas.
• Hacer comprender sus necesidades.
• Presentar sus expectativas como razonables, factibles y mutuamente beneficiosas.

Capacidad de comunicación

Un gestor de instalaciones eficaz tendrá que compartir ideas y acciones que impliquen a varias partes en un plazo de tiempo a menudo ajustado. Incluso las acciones bien preparadas se enfrentan a dificultades que requieren adaptación. Una comunicación deficiente, por incompleta o poco clara, puede provocar pérdidas de tiempo y frustración por parte de trabajadores, proveedores o clientes.

Ya sea verbal o escrita, la comunicación es clave. Y dependiendo del área que se gestione, un buen directivo debe comunicarse fácilmente con distintos tipos de interlocutores.

Una buena comunicación significa:

• Transmitir información de forma clara y concisa.
• Presentar proyectos complejos de forma sencilla.
• Conseguir que varias partes se interesen por un proyecto.
• Transmitir urgencia o seriedad sin crear estrés o pánico.
• Responder a las quejas o insatisfacciones de forma comprensiva.
  

En una encuesta realizada por Urbest sobre ofertas de empleo para puestos directivos, se pedían sistemáticamente las siguientes aptitudes de comunicación escrita:

• Sólidas habilidades de redacción técnica, organización y comunicación verbal, incluida la capacidad de presentar eficazmente a la dirección.
• Dominio de los principios de la normativa gubernamental con capacidad para verificar el rendimiento de los contratistas y el cumplimiento de los contratos.

Una base de conocimientos

Los responsables de la contratación buscan un directivo que tenga los conocimientos específicos necesarios para desempeñar sus funciones con eficacia. Aunque se esperan aptitudes específicas, también se espera un cierto grado de conocimientos prácticos:

• Conocimiento de los requisitos de salud y seguridad.
• Conocimiento de las normativas y políticas gubernamentales relativas a la construcción y los contratos.
• Conocimiento de las normas y procedimientos medioambientales.
  

Concepto financiero

Dado que un administrador de fincas debe cobrar alquileres, emplear a subcontratistas y desarrollar planes de mantenimiento y renovación, se requieren conocimientos financieros y la capacidad de:

• Leer y comprender un balance y estimar los beneficios previstos.
• Evaluar correctamente la depreciación.
• Calcular con precisión los intereses y comprender el valor temporal del dinero.
• Presupuestar y controlar los gastos.
• Planificar los gastos futuros.

Cultive su lado geek

En el competitivo campo de la administración de fincas, cada vez son más las entidades que utilizan software y otros avances tecnológicos para obtener ventajas: aumentar la eficiencia o hacer más fluidas y sencillas partes complejas del trabajo.

Por este motivo, un buen gestor no sólo necesitará un cierto nivel de competencia en el uso de software/equipos, sino que también tendrá que demostrar su capacidad para aprender y combinar nuevas tecnologías (por ejemplo, un GMAO). Dada la constante evolución de la tecnología, los reclutadores suelen valorar más la experiencia con varios tipos de software o aplicaciones móviles que el dominio de una sola aplicación. Debido a la velocidad de los avances tecnológicos, es poco probable que en el futuro se utilicen los mismos programas de la misma manera. Al estar al tanto de estos cambios constantes, actualizar las nuevas tecnologías facilita el aprendizaje y la asimilación de nuevas formas de trabajar.

Las nuevas herramientas tecnológicas que se introducen con frecuencia pueden ayudarle a usted, a sus colegas y a sus clientes. Un buen administrador de fincas utiliza estas herramientas para crear un valor añadido a la experiencia de sus clientes.

Capacidad de análisis

Los problemas a los que puede enfrentarse un administrador suelen ser síntoma de otros mayores, a menudo no identificados. Un administrador de fincas eficaz debe ser capaz de desglosar los problemas, identificar las relaciones causa-efecto y resolverlos.

Los administradores de fincas con una gran capacidad de análisis pueden prever con precisión los resultados financieros y elaborar planes para alcanzar sus metas y objetivos. Los gestores con una gran capacidad analítica llevan a cabo sus planes de forma coherente y producen resultados constantes.

Este conjunto de habilidades incluye otras capacidades como:

• Atención al detalle.
• Capacidad de pensamiento crítico.
• Conocimiento de materiales y equipos.
• Capacidad de investigación.
• Creatividad (pensamiento original).

La capacidad de análisis es un requisito previo para la resolución de problemas, por lo que los responsables de contratación suelen preguntar al candidato por un problema reciente que haya resuelto. Los reclutadores están especialmente interesados en la metodología que el candidato utilizó para resolver el problema:

• Cómo identificó el problema.
• Los pasos que dio para encontrar el verdadero origen del problema.
• Las opciones de solución que consideró.
• Cómo evaluó la mejor acción correctiva a tomar.
• Cómo se aplicó la solución.

Multitarea

Aunque se han realizado muchas investigaciones para demostrar que la multitarea no es tan eficaz como centrarse en una tarea a la vez. Por desgracia, en la gestión, esta opción no siempre está disponible.

En la gestión inmobiliaria, un problema que se deja desatendido puede derivar rápidamente en toda una serie de problemas nuevos y más graves; por no mencionar que los inquilinos o los clientes no suelen ser muy pacientes. La multitarea es clave para un administrador de fincas eficaz.

Un buen administrador de fincas tendrá que aplicar su capacidad de análisis para priorizar la multitud de problemas a los que se enfrenta. Tendrá que:

• Comunicar eficazmente el curso de acción adecuado.
• Definir claramente las expectativas.
• Ser organizado.
• Ser preciso y, al mismo tiempo, flexible.
  

Una persona con gran capacidad multitarea también demuestra las siguientes competencias:

• Capacidad para establecer prioridades.
• Capacidad para trabajar bajo presión.
• Capacidad de delegar.
• Capacidad de planificación.
  

Enfoque orientado al servicio

El sector inmobiliario es ante todo un sector de clientes. Es el cliente, el ocupante o inquilino, quien hace que el negocio funcione. Aunque gran parte del tiempo y la energía de un administrador de fincas se dedique a resolver problemas humanos o técnicos, debe tener tambien un enfoque orientado al cliente. Al poner al cliente en primer lugar, el gestor inmobiliario aumentará sus posibilidades de priorizar las tareas con eficacia y mitigará posibles insatisfacciones y evitará otros problemas potencialmente más graves.

La personalidad o las características de un buen administrador

Un buen administrador debe tener las singuentes características:

• Los administradores de fincas son pacientes y flexibles.
• No se dejan llevar por el pánico en situaciones de estrés.
• Son asertivos, pero sus buenas dotes de comunicación les permiten trabajar bien con los demás.
• Saben escuchar.

Tienen aptitud para investigar y adquirir nuevas habilidades y aprender nuevas tecnologías.

• Su gran capacidad de análisis les permite identificar las relaciones causa-efecto de los problemas actuales y potenciales, y pueden priorizar las tareas con eficacia.

Un buen gestor inmobiliario depende de los demás y combina herramientas para realizar su trabajo con eficacia.

Regístrese aquí para probar gratuitamente la plataforma URBEST.