¿Cómo elegir un software de GMAO?
Los costes de mantenimiento relacionados con las intervenciones representan una parte importante de los costes de explotación. Aunque estas cifras varían según las organizaciones o empresas consideradas, pueden representar hasta el 50% de los costes totales de producción.
La elección correcta de un software de gestión del mantenimiento para sus equipos y su organización interna es, por tanto, un reto importante para la empresa, sea cual sea el sector o la actividad considerada. ¿Cómo responder? ¿Qué solución? ¿Qué GMAO o qué plataforma de software?
La oferta de GMAO es variada, por lo que es esencial elegir el software adecuado para su proyecto. He aquí algunos elementos esenciales para tomar la mejor decisión.
¿Qué es un GMAO?
Aunque una de las funciones principales de un GMAO es proporcionar soluciones de apoyo automatizadas para la gestión del mantenimiento dentro de una entidad, el GMAO es una herramienta que también puede ser útil en otros ámbitos, como la producción, la gestión de equipos e inventarios, o para verificar los servicios prestados en el contexto de la gestión financiera.
Los programas informáticos de GMAO pueden abarcar diversos ámbitos, como :
- Gestión de equipos con su inventario, características, fechas de adquisición, etc.
- Gestión de los diferentes tipos de mantenimiento (mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo, mantenimiento predictivo) con la creación de documentos, fichas de intervención u órdenes de trabajo.
- Gestión de las existencias en almacén (cantidades mínimas aceptables, umbrales de realización de pedidos, valoración de sus existencias).
- Gestión del personal y de los horarios: tiempo empleado, fichajes de entrada y salida.
- Gestión y seguimiento de los costes de intervención.
Mejor organización, optimización del tiempo para una mayor rentabilidad, estos son los objetivos que debe perseguir una empresa cuando implanta una solución informática. Al disponer de una visión global y centralizada de los flujos y datos de la empresa, cada profesional y técnico de su empresa puede concentrarse en su misión.
Identifique sus objetivos
La tecnología del software de mantenimiento asistido por ordenador evoluciona tan rápidamente como nuestros smartphones: la evolución de la informática ofrece soluciones que van desde el monopuesto a la intranet (o extranet) pasando por la nube para facilitar el intercambio de información y datos. Por tanto, es posible encontrar software que cubra prácticamente todo tipo de necesidades, en función de los problemas previstos para su empresa.
Es necesario realizar un análisis inicial de su empresa para elegir la herramienta adecuada a sus hábitos, sus técnicos y su estructura jerárquica. ¿Cuáles son las preguntas que hay que hacerse?
- ¿Búsqueda de una mayor productividad?
- ¿Un mejor control de los costes?
- ¿Compartir conocimientos y datos?
- ¿Mejor comunicación interna?
- ¿Transparencia de la información con terceros?
- ¿Mejora de la satisfacción del cliente?
- ¿Búsqueda de agilidad y rapidez de implantación?
Una plataforma o GMAO puede ayudarle a alcanzar algunos o todos estos objetivos.
En su organización, puede identificar si sus prácticas entre colegas ya son colaborativas con información compartida o si algunas personas poseen deliberadamente (o no) más información que otros colegas. Este nivel de intercambio de información no es trivial, ya que los GMAO colaborativos o en silos serán adecuados en función de su modo de organización.
Dado que el software permite gestionar las interacciones entre personas y equipos, es esencial conocer su propio modo de funcionamiento interno antes de investigar las capacidades de una plataforma colaborativa o un GMAO.
Por ejemplo, si se encuentra en un sitio de alta seguridad, puede ser conveniente que sea de bucle cerrado o muy controlado. En el contexto del servicio al cliente o de la colaboración con socios o subcontratistas, es más interesante optar por la colaboración y tener interacciones fluidas entre las personas independientemente de la organización a la que pertenezcan.
A veces, desde el punto de vista de la transformación, puede optar por una solución que desafíe sus prácticas habituales para volverse más digital o colaborativo. En este caso, es aconsejable contar con un jefe de proyecto que supervise esta transformación, ya que aparecerán reticencias al cambio. Existen varias técnicas para controlar la transformación.
En última instancia, una plataforma colaborativa o un GMAO pueden permitirle transformar su organización a través de nuevas prácticas. Este enfoque debe ser impulsado por la dirección, en coordinación con los equipos operativos: esta introspección es esencial para imaginar el mejor modelo de GMAO y, eventualmente, adaptar la cultura de su organización a estas nuevas funcionalidades.
Lo esencial de un GMAO
Funcionalidad: una herramienta que debe ser funcional para usted, su material y sus equipos probablemente no lo será para otra organización. Es importante saber lo que necesita para identificar la solución y hacer que su uso sea pertinente.
Integrable: un software de GMAO debe poder integrarse en su sistema informático actual, así como en la cultura de su empresa. ¿Prefiere tener un software en sus ordenadores de sobremesa para el control interno, o una plataforma en sus smartphones para una mayor flexibilidad? Asegúrese de que dispone de los recursos necesarios para integrar el GMAO o elija una plataforma lo suficientemente simple para evitar los costes de implantación.
Accesible: por su propia naturaleza, el GMAO debe ofrecer a los usuarios la posibilidad de enriquecer una base compartida de información y datos, accesible desde cualquier lugar para responder con rapidez y eficacia a las solicitudes de intervención.
Ergonómica: cada usuario, sean cuales sean sus competencias y su ámbito de actividad, debe poder hacer suya la herramienta. Si una solución no convence a sus usuarios, ¿qué sentido tiene el software? La ergonomía es clave para lograr un alto índice de adopción. No basta con elegir la solución con más funciones. Sin usabilidad, perderá algunas plumas o alcanzará una tasa de uso mágica del 10%... Entonces su inversión no habrá servido para nada y la solución dejará de ser una solución.
Definir el calendario
Para optimizar la implantación y los primeros usos de este nuevo software en su empresa, es necesaria una metodología de despliegue en el departamento técnico, las operaciones y las partes interesadas.
Como primer paso, escriba una especificación sencilla que describa el trabajo que debe realizar el software. Se pueden utilizar varias funciones para lograr un objetivo. Por ejemplo, para tomar notas, se puede utilizar un cuaderno, un correo electrónico, un dictáfono. De ahí la importancia de expresar claramente sus objetivos: un GMAO, ¿para qué?, ¿para quién?, ¿cómo?, ¿para qué tipo de uso?, ¿para qué resultado esperado? Estas especificaciones le guiarán hacia una plataforma adecuada.
Después viene la fase de inicialización y parametrización: referenciación de los activos y equipos, registro de los usuarios y, eventualmente, referenciación de los servicios que se pondrán a disposición.
Luego está la fase de despliegue del GMAO o de la aplicaciòn colaborativa: la comunicación con los usuarios tiene una importancia considerable en la secuencia de los acontecimientos. Debe despertar el interés de los equipos de su empresa, sean técnicos o no, ya que un nuevo software afecta a sus hábitos y a su zona de confort. Si opta por la colaboración, su capacidad para compartir una nueva solución en beneficio de sus clientes o socios puede motivarles a utilizarla.
En resumen, su elección se basa en un análisis de sus necesidades, una introspección de su modo de funcionamiento y su capacidad para compartir los beneficios esperados con las personas interesadas para que consideren con entusiasmo su nuevo GMAO o plataforma colaborativa como Urbest.
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