Cómo Urbest está ayudando a conseguir la ISO 41001 de FM

Se publican numerosas normas para crear marcos operativos comunes. Desde 2018, la norma ISO 41001 está dirigida a la gestión de instalaciones y la gestión de edificios.

ISO 41001 especifica los requisitos para planificar, establecer, implementar, utilizar, supervisar, revisar, mantener y proporcionar un sistema documentado e integrado de gestión de instalaciones (FM) en el contexto de la gestión de las actividades operativas de una organización y los riesgos asociados. El alcance de la norma depende de factores como la misión y las políticas generales de la organización solicitante, la naturaleza de sus actividades, los productos y servicios, y la ubicación y condiciones de producción.

Las normas ISO no son leyes y, por tanto, no son obligatorias.

En la gestión de instalaciones, la norma ISO 41001 permite a las empresas:

• Demostrar la eficiencia y eficacia de su gestión de instalaciones en relación con los requisitos de la organización.
• Establecer coherencia en los requisitos y necesidades de todas las partes implicadas en el proceso de FM.
• Ser sostenibles en un entorno altamente competitivo proporcionando valor añadido a sus clientes.
  

Para las empresas de facility management, obtener y exhibir una norma ISO ayudará a distinguirse de la competencia, por ejemplo, consiguiendo nuevos contratos de gestión. Para los departamentos internos de facility management, una metodología clara y compartida mejorará la capacidad de respuesta y la productividad del departamento, clarificará las necesidades y evaluará los métodos de análisis.

Entre las prerrogativas de la ISO 41001 se encuentran la planificación de intervenciones, la colaboración entre las partes interesadas y el uso de datos en un proceso de mejora continua.

Analizaremos en primer lugar los tres puntos siguientes:

1 - Planificación y gestión de las intervenciones

Con su sistema de gestión de tareas, Urbest le permite optimizar la gestión de las solicitudes e intervenciones.

Todas las solicitudes se definen por una categoría y un lugar específico (edificio, oficinas, plantas, etc.). Puede definir tareas programadas para atender sus intervenciones recurrentes.

La aplicación también le permite crear solicitudes instantáneas en función de sus necesidades. Además, el calendario del cuadro de mandos le permite planificar las intervenciones y definir la duración de cada una de ellas.

Por último, podrá definir una fecha de vencimiento máxima para cada una de sus solicitudes.

2 - Colaboración con los proveedores de servicios

Además de permitir una gestión óptima y eficaz de las intervenciones, el cuadro de mandos y el sistema de solicitudes de Urbest permiten una colaboración rápida y simplificada entre los distintos proveedores de servicios y sus equipos. Cada solicitud creada se vincula a un solicitante que conocerá el progreso de su solicitud. A continuación, se pueden asignar una o varias personas a una tarea. En función de las necesidades, cada usuario verá lo que le concierne.

El solicitante crea su petición rellenando los campos y, en particular, la descripción, que puede ir acompañada de una foto, un vídeo, un pdf y otros documentos... A continuación, asigna su solicitud al proveedor de servicios de su elección, que la recibe al instante en su smartphone o por correo electrónico, mejorando así la capacidad de respuesta de la empresa.

Una vez aceptada la solicitud, el proveedor de servicios tiene acceso a los detalles de la misma, así como a un hilo de discusión que le permitirá:

• Mantener un contacto regular con el solicitante.
• Pedir detalles si es necesario.
• Añadir su propia información y documentos al resolver la solicitud.

3 - Datos de intervención

Un punto importante de la norma ISO 41001 es la creación y utilización de datos de intervención para aplicar un plan de mejora continua.
Los análisis de Urbest son precisos y permiten analizar fácilmente los resultados.

Constan de los siguientes datos:

• El número de solicitudes realizadas por categoría.
• El tiempo medio de resolución de las solicitudes.
• El número de solicitudes realizadas por mes/año.
• La evaluación de la finalización de las solicitudes.
• Tiempo empleado por tarea.
• Distinción entre solicitudes planificadas y correctivas.

Estos datos se generan automáticamente con las intervenciones en la aplicación.

Le permitirán poner en marcha un plan de mejora para que sus procesos sean más fiables, reducir los defectos, mejorar la prevención y, en definitiva, servir mejor a sus clientes. Estos datos también son útiles para las empresas que deseen elegir proveedores de servicios a la hora de renovar un contrato, al disponer de datos objetivos sobre la calidad del servicio.

Para los proveedores de servicios, los datos les permitirán destacar sus resultados durante estas mismas renegociaciones.

Por último, le ayudará a obtener la norma ISO 41001.

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