Coworking: ¿Cómo gestionar sus solicitudes?

Los espacios de coworking pueden tener una rotación regular de empleados.  Como los inquilinos son clientes, la calidad del servicio esperada es, por tanto, alta.

Los gestores de coworking deben ser eficientes a la hora de recoger, gestionar y procesar las solicitudes de los clientes, ya que la insatisfacción repetida puede provocar la marcha de un inquilino.Garantizar la satisfacción de los miembros del coworking es sinónimo de alquiler regular y del éxito del negocio.

Un gestor de coworking tendrá que gestionar varios tipos de solicitudes por ejemplo:

• Las solicitudes de los inquilinos.
• Las solicitudes y tareas programadas.
• Las solicitudes vinculadas a un plan de acción.

Para poder gestionar todas estas solicitudes de manera eficiente, un software de gestión colaborativa como Urbest permitirá al gestor sincronizar a los inquilinos, los proveedores de servicios y los equipos internos.

En este artículo, veremos cómo procesar solicitudes con Urbest.

1 - Peticiones de los inquilinos

Las peticiones de los inquilinos representan las cuestiones que se plantearán en el día a día por usuarios del espacio de coworking.

El primer paso para un gestor es recoger estas peticiones directamente de los inquilinos. Un software colaborativo como Urbest permite a los coworkers transmitir sus necesidades directamente y al instante a los gestores adecuados según un menú de servicios acordado de antemano.

Gracias a un código QR colocado en lugares estratégicos (máquina de café, impresora, sala de bicicletas...), los inquilinos pueden hacer una solicitud en menos de 30 segundos.

La aplicación permite informar instantáneamente al gestor mediante una notificación push (applicacion movil) o un correo electrónico. Los proveedores de servicios se asignan rápidamente a una tarea y el triángulo de usuarios "gestor, proveedor de servicios, inquilino" puede intercambiar rápidamente en un hilo de discusión.

Este sistema permite al gestor del coworking ser reactivo, evitar las dobles entradas y acelerar el tratamiento de las solicitudes, lo que en última instancia mejora la calidad del servicio y, por tanto, la satisfacción de los inquilinos.
De media, se ahorran entre 1 y 2 horas al día gracias al uso de la app Urbest para empresas de servicios y gestores.

2 - Solicitudes y tareas programadas

Las solicitudes y tareas programadas representan todas las intervenciones previstas a intervalos regulares para el mantenimiento o el control reglamentario (extintor, puerta cortafuegos, indicador de salida de emergencia, etc.).

Puede tratarse de un mantenimiento semanal o de un cambio mensual del código de acceso. Una de las funcionalidades de la applicacion movil Urbest consiste en planificar las tareas con antelación y asociarles una periodicidad.

La función de tareas programadas le permite estar seguro de que se acuerda de crear la tarea en el momento. Esto te permite olvidarte de la tarea y también compartir la información con las personas adecuadas si estás ausente, enfermo o simplemente tienes un sucesor al que formar.

Las tareas programadas también son muy útiles para los controles reglamentarios relacionados con las inspecciones obligatorias de los edificios públicos (ERP).

En efecto, la legislación exige la realización de controles a intervalos regulares, que pueden programarse directamente a través de las tareas programadas de Urbest.
Por último, el seguimiento de los contratos de mantenimiento es posible a través de las tareas programadas, ya sean las fechas de vencimiento o los trabajos programados vinculados a estos mismos contratos. Los proveedores de servicios pueden incluso ser preasignados y preavisados de las próximas intervenciones.

3 - Software relacionado con un plan de acción

Otra función interesante vinculada a las dos anteriores son las listas de comprobación del software Urbest.

En ellas se pueden enumerar los controles reglamentarios del edificio, las rutinas de inspección que deben realizarse periódicamente y las autorizaciones que deben obtenerse o superarse. Todas las inspecciones periódicas del espacio de coworking pueden llevarse a cabo simplemente con listas de control. Otra ventaja es que cuando un punto de control muestra una discrepancia, puede crear directamente una solicitud de servicio y asignarla a la persona adecuada. Con este enfoque de inspección y prevención, podrá controlar mejor los problemas que surjan y pasar menos apuros.

Conclusión

Para tener un coworking rentable y que funcione bien, es necesario anticiparse a la carga de trabajo preparando tareas programadas y ciertas comprobaciones para evitar verse en la urgencia de las averías.

En cuanto a las peticiones de los inquilinos, un sistema colaborativo te permitirá mantenerles bien informados de lo que ocurre y conseguir que esperen aunque el trabajo se alargue. Los residentes apreciarán vuestra transparencia y demostrará que estáis haciendo todo lo posible para que las cosas sucedan más rápido.

Urbest ya ha demostrado su eficacia en la gestión colaborativa de solicitudes al haberse desplegado en más de 5,5 millones de m2 y le permitirá mantener una calidad de servicio óptima.

Por ejemplo, CBRE y ENGIE utilizan Urbest en el sitio web de Eqwater.

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