ERP o GMAO

A primera vista, los temas parecen alejados entre el mundo de la contabilidad, las facturas y los recursos de la empresa, mientras que el GMAO se basa en intervenciones sobre el terreno que hay que supervisar. Sin embargo, las fronteras se difuminan a medida que los ERP buscan crecer adentrándose en el sector servicios. Por otra parte, algunos GMAO que ya realizan el seguimiento de las facturas empiezan a vincularse a éstas y algunas incluso procesan los pagos, como hace Urbest.

Características típicas de un ERP

Un paquete ERP suele ofrecer una combinación de aplicaciones empresariales. Las aplicaciones comparten un modelo de datos común. Las áreas de aplicación abarcan finanzas, RRHH, producción, distribución, servicios y cadena de suministro. Los procesos empresariales específicos suelen integrarse sobre la base de un modelo informático. En el ámbito de la logística, el seguimiento de los servicios y la distribución, vemos que los campos de actuación empiezan a invadir el territorio de el GMAO o lo que los anglosajones llaman Field Management.

Los programas informáticos ERP como SAP automatizan los procesos comerciales, administrativos u operativos que pueden integrar un módulo de planificación. La implantación de un ERP es compleja y suele costar varias decenas de miles de euros.

Las características de un GMAO o Gestión de Servicios de Campo

Detrás del complicado término GMAO se esconden las palabras Gestión del Mantenimiento Asistida por Ordenador. Este término bastante vago, concebido inicialmente a principios de los años 80 con los inicios de los usos de la gestión del mantenimiento, ha evolucionado desde entonces.

Las acciones llevadas a cabo con un GMAO se encuentran en la industria (CAPM), en el sector inmobiliario y en estructuras con un gran volumen de intervenciones que requieren la implantación de sistemas digitales para el trabajo de los equipos de mantenimiento.

Una herramienta GMAO o CAPM gestiona la información relacionada con los equipos y las existencias y con frecuencia integra módulos y funcionalidades como:

• Seguimiento de equipos, piezas, inventario y recursos.
• Trazabilidad del proyecto con sellado de tiempo.
• Un módulo de planificación.
• Un portal de solicitudes de usuarios para gestionar las solicitudes correctivas.
• Un cuadro de mando de datos sintéticos.
  

Opcionalmente, la gestión del mantenimiento puede incluir la "gestión de existencias y piezas de recambio", sobre todo en la industria, pero los avances de la logística permiten evitar la acumulación de existencias en el caso de los bienes inmuebles.

Los anglosajones han desarrollado el concepto de Field Management. Esto ha dado lugar a interfaces móviles para el seguimiento de la actividad de los técnicos, a menudo con el fin de facilitar la transmisión de información como informes y detalles de los equipos. Los resultados permiten aumentar la productividad en un 20% y simplificar la carga de trabajo siempre que su uso sea sencillo y eficaz.

¿Y los programas informáticos para el departamento de ventas?

Es difícil no mencionar los gestores de relaciones con los clientes. Inicialmente destinada al seguimiento de las perspectivas comerciales, la herramienta CRM ha decaído hasta el punto de situarse en una frontera difusa con un portal de gestión de intervenciones o un ERP que quisiera garantizar la calidad.

¿Qué factores definen el uso de los paquetes informáticos?

Un ERP es más bien una solución financiera. El objetivo es controlar los flujos, comprender lo que ocurre en una empresa, supervisar la producción y poder elaborar estados financieros cuadrados. La mejora del rendimiento de la empresa se consigue mediante la integración de los procesos contables.

Este enfoque debe contrastarse con un software de GMAO o un sistema de servicio de campo, que están orientados a la empresa y diseñados para realizar tareas.

Por último, la categoría Customer Relationship Manager está orientada al cliente, como su propio nombre indica.

Hoy en día se habla cada vez más de conceptos centrados en el usuario o en el cliente. Por tanto, podemos entender mejor el auge de un software empresarial más ergonómico. La combinación de ambos enfoques da lugar a nuevos productos que se encuentran en la encrucijada de las soluciones orientadas al cliente/usuario/empresa y que podrían denominarse seguimiento colaborativo del trabajo. Estas nuevas soluciones se basan en un grupo de usuarios pertenecientes a varias empresas (internos, clientes, proveedores)

El dilema de la integración

La elección de una integración entre dos soluciones implica un coste de personalización. La decisión de los equipos informáticos suele influir en la integración. ¿Será sostenible el vínculo entre las dos soluciones? ¿Se mantendrán bajo control los costes informáticos? Todas estas son preguntas que pueden dificultar a una empresa la definición y decisión de su proyecto.

La capacidad de permitirse un sistema como SAP y las integraciones que lo acompañan no está necesariamente al alcance de todos.

¿Qué herramientas para qué propósito?

Detrás de cada software hay una filosofía, más o menos abierta, más o menos detallada, más o menos ergonómica. El tipo de software que elige una empresa refleja de alguna manera el valor que atribuye a sus clientes/empleados/directivos.

Puede hacer el ejercicio en su organización para ver qué herramientas informáticas citan más a menudo sus colegas y esto probablemente ilustrará bien la orientación de su estructura entre control, cliente u operativa o una mezcla de las tres. Hasta ahora, cada uno tenía su propio silo, su propia interfaz y mantenía el control. Ahora, el aspecto colaborativo y la necesidad de satisfacer al cliente han obligado a los equipos de negocio a acercarse a los clientes (CRM/CMMS) con la restricción de conectar el negocio generado con los procesos contables de una organización.

Teniendo en cuenta estos elementos, debería poder definir su pliego de condiciones.

Ventajas e inconvenientes

Como habrá comprendido, en informática no hay recetas milagrosas. Un ERP está orientado al "control" de la actividad y es adecuado para las estructuras que desean tener un seguimiento presupuestario preciso de los activos, el mantenimiento y los servicios prestados. Este sistema integra los elementos contables que permitirán elaborar presupuestos, por ejemplo. Otras estructuras pueden disponer de un ERP asociado a un GMAO o a un CRM para reforzar la actividad o con el objetivo de mejorar las relaciones con los clientes.

Por último, los nuevos productos en forma de plataformas permitirán que estos diferentes perfiles comerciales, operativos y financieros trabajen juntos para acortar los procesos, ganar en eficacia y, en última instancia, mejorar la satisfacción. La ergonomía y la facilidad de uso suelen ser los puntos fuertes de estas nuevas soluciones.

Por eso es esencial la definición previa de su proyecto en términos de integración de procesos empresariales, planificación, gestión de grupos de usuarios o evaluación del rendimiento.

Ejemplos como Airbnb nos lo pueden demostrar: ¿es un ERP porque gestiona flujos y facturas? ¿Es un CRM porque gestiona las relaciones con los clientes? ¿Es un tipo de GMAO que gestiona las reservas como una intervención? La misma pregunta para Uber eats. La respuesta se encuentra rápidamente.

Vemos que los términos GMAO, CRM o ERP se están quedando obsoletos en un contexto en el que los tres softwares tienden a fusionarse y a percibirse como un todo y no como tres herramientas separadas.

Las especificaciones ideales para la implantación de su futura plataforma.
Para elegir la solución adecuada para su empresa, deberá recopilar información sobre:

• Los costes ocultos (formación, configuración, mantenimiento y asistencia anual).
• Las funcionalidades deseadas.
• Las posibles integraciones (vía API).
• Ergonomía y diseño para facilitar el uso.
• La trayectoria de la empresa informática (más de 3 años demuestra cierta solidez).
• La flexibilidad de la solución para adaptarse a sus necesidades y limitaciones empresariales.
• La capacidad de respuesta de su consultor o tutor especializado.

Regístrese aquí para probar gratuitamente la plataforma URBEST.