Estrategias de mantenimiento:¿Cuál se adapta mejor a las necesidades de su empresa?

Si su empresa se dedica a la gestión de inmuebles o instalaciones, ya sean oficinas, viviendas o locales comerciales, sin duda sabe que una parte considerable de sus gastos generales se dedica al mantenimiento y conservación de los inmuebles, sus equipos e instalaciones.

Además, una propiedad bien cuidada contribuye en gran medida a mejorar la satisfacción del cliente. Desempeña, por tanto, un papel importante en el balance final de su empresa.

Tanto si se trata de una pequeña empresa con una o pocas propiedades, como si es una empresa más grande que gestiona una amplia cartera de activos y desea implantar una estrategia de mantenimiento centrada en la fiabilidad (RCM), debe ser capaz de prever los costes futuros, evaluar la relación coste-beneficio y mantenerse organizado para maximizar el flujo de información y minimizar el tiempo de inactividad y las molestias ocasionadas a sus clientes o inquilinos.

En este artículo, haremos un breve repaso de los distintos tipos de estrategias de mantenimiento que se aplican en el sector de la gestión inmobiliaria y examinaremos sus pros y sus contras.

¿Es esencial planificar el mantenimiento?

Algunas empresas (normalmente las más pequeñas o las más centradas en objetivos a corto plazo) pueden adoptar un enfoque del mantenimiento basado en las necesidades, también llamado mantenimiento reactivo o "run-to-fail". Sin embargo, si gestiona instalaciones más complejas, tiene ambiciones de expansión o se ha fijado objetivos a largo plazo, planificar el mantenimiento tiene claras ventajas, como:

• Prevenir la avería prematura de equipos o estructuras.
• Reducir gastos maximizando la eficiencia de equipos o estructuras.
• Mejorar el valor de un activo.
• Ahorrar dinero evitando reparaciones de emergencia.
  

Si estas ventajas le resultan atractivas, quizá la estrategia de mantenimiento que mejor se adapte a sus necesidades sea el llamado mantenimiento preventivo.        El mantenimiento preventivo consiste en la reparación periódica de equipos, estructuras e instalaciones incluso cuando funcionan más o menos correctamente.

El mantenimiento preventivo le permite:

• Mantener el presupuesto a un nivel predecible.
• Reducir o eliminar los prolongados e incómodos tiempos de inactividad.
• Reducir el tiempo y los costes que conllevan los controles y la supervisión de sus activos.
  

El Mantenimiento Preventivo puede dividirse en dos categorías distintas:
Mantenimiento basado en el tiempo y Mantenimiento basado en el uso.

En la gestión de propiedades, una estrategia de mantenimiento basada en el tiempo es, con mucho, el más común de los dos tipos de métodos de Mantenimiento Preventivo. Sin embargo, si usted gestiona activos que no se adhieren a patrones de uso regulares o estacionales, entonces tal vez un programa de mantenimiento basado en el uso tendría más sentido.

¿Es el mantenimiento preventivo la estrategia adecuada para usted?

En la mayoría de las operaciones de gestión inmobiliaria o mantenimiento de edificios, los fallos o la depreciación de los equipos, o de las propias estructuras, se deben a un uso que sigue patrones regulares o estacionales. Por eso el mantenimiento preventivo es tan popular en el sector de la gestión de edificios. Sin embargo, puede que no sea la estrategia adecuada para usted si las averías de los equipos o los daños materiales se producen con frecuencia de forma que no se basan únicamente en un uso regular y normal.

En la mayoría de los contratos de alquiler hay cláusulas que hacen recaer sobre el inquilino el coste y la carga de las reparaciones debidas a motivos ajenos al uso regular y normal. Además, es posible que tenga un proveedor de seguros que asuma el coste de las reparaciones debidas a imprevistos.
Si encuentra que la mayor parte de su mantenimiento gira en torno al uso imprevisible, no tendría sentido llevar a cabo una estrategia de Mantenimiento Preventivo.

Al fin y al cabo, ¿cómo podemos prevenir lo imprevisible o lo que escapa a nuestro control?
Se necesitaría una cantidad considerable de puntos de datos que cubrieran un periodo de tiempo relativamente amplio para determinar si estos imprevistos se producen a un ritmo lo suficientemente elevado como para que no merezca la pena aplicar el Mantenimiento Preventivo.

Este tipo de cálculo puede determinarse mejor con un programa eficaz de gestión de instalaciones.

¿Es el mantenimiento reactivo la estrategia adecuada para usted?

El mantenimiento reactivo (también llamado "Run to Fail") consiste en llevar a cabo reparaciones o actividades de mantenimiento sólo cuando los equipos dejan de funcionar o cuando se producen daños graves en la propiedad o las instalaciones.
El mantenimiento reactivo suele considerarse un enfoque corto de miras. Las reparaciones, debido a su carácter de emergencia, podrían costarle bastante más según la tabla RICS de mantenimiento de estándares profesionales. Dado que el tiempo de inactividad que conllevan las reparaciones reactivas no está previsto, es muy posible, y suele ser el caso, que las reparaciones conlleven una cantidad considerable de molestias o inconvenientes para el inquilino.

Este tipo de estrategia también suele reducir la esperanza de vida de los activos.  
Sin embargo, hay un momento y un lugar para el mantenimiento reactivo, por ejemplo:

• Si el coste del Mantenimiento Preventivo se considera elevado.
• Si se está explotando un activo al final de su vida útil.
• Si el ocupante de los edificios puede hacer frente a impactos negativos regulares.
• Si su prioridad es aumentar los flujos de caja a corto plazo.
  

La mayoría de las veces, los profesionales de la gestión inmobiliaria recurren a una combinación de mantenimiento preventivo y reactivo. IBM sugiere que la proporción común es 70% Preventivo y 30% Reactivo.
Encontrar la proporción que mejor se adapte a sus necesidades requerirá un análisis cuidadoso de los costes, los ingresos previstos, las necesidades de mantenimiento y la frecuencia, así como de otros muchos factores.

Para definir el equilibrio más eficaz entre las estrategias de Mantenimiento Preventivo y Reactivo, no hay nada mejor que un programa de gestión de instalaciones completo y coherente.

¿Es el mantenimiento predictivo la estrategia adecuada para usted?

El mantenimiento predictivo es una estrategia de mantenimiento basada en el estado de los equipos, según la cual el mantenimiento debe llevarse a cabo cuando determinados indicadores revelen signos de disminución del rendimiento o fallos inminentes.

El mantenimiento predictivo es un método basado en herramientas y técnicas de monitorización del estado que siguen el rendimiento de los equipos en condiciones normales de funcionamiento para determinar los posibles defectos o caídas de rendimiento y solucionarlos antes de que se conviertan en averías.

El Mantenimiento Predictivo es similar al Mantenimiento Preventivo en que se lleva a cabo a intervalos regulares durante un periodo predeterminado (normalmente largo o continuo). Sin embargo, el Mantenimiento Predictivo favorece la supervisión frente a las intervenciones periódicas.
Un componente clave del mantenimiento predictivo son los dispositivos IoT, que proporcionan datos, alertas, análisis e identifican las áreas que requieren atención.

El Mantenimiento Predictivo suele considerarse una estrategia más rentable que el Mantenimiento Preventivo o el Mantenimiento Reactivo. Utilizado correctamente, el Mantenimiento Predictivo le permite:

• Minimizar las molestias y el tiempo de inactividad asociados a las reparaciones.
• Minimizar los costes asociados a las reparaciones (material y mano de obra).
• Optimizar la eficiencia energética de los equipos e intervenir sólo cuando sea ventajoso.
  

Sin embargo, aplicar una estrategia eficaz de mantenimiento predictivo suele requerir un nivel relativamente alto de conocimientos técnicos. Y algunas de las herramientas de monitorización pueden costar más de lo que valen para usted.

Para determinar si el Mantenimiento Predictivo es la estrategia adecuada para usted, hay que tener en cuenta algunos factores, como el/la:

• Nivel de conocimientos técnicos a su disposición.
• Coste de sustitución frente a coste de reparación.
• Frecuencia de averías debido a un uso no regular o poco común.
  

Las estrategias de mantenimiento predictivo suelen ser muy técnicas y precisas. Implican el control de los datos para evaluar los riesgos asociados a los problemas pertinentes y, a continuación, priorizar las medidas correctivas. El análisis de modos de fallo, efecto, criticidady analysis (FMECA) tiene como objetivo identificar fallos potenciales, evaluar los riesgos asociados a esos fallos, clasificar los problemas en función de su importancia y, a continuación, identificar y llevar a cabo acciones correctivas.

Recopilar y analizar los datos pertinentes para aplicar una solución de este tipo requiere un programa de gestión de instalaciones potente y bien diseñado.  
En el mercado existen programas de gestión de instalaciones más adecuados que otros para una estrategia de mantenimiento predictivo. Algunos factores que vale la pena tener en cuenta a la hora de elegir el programa adecuado para una estrategia de Mantenimiento Predictivo exitosa son, por ejemplo:

• ¿En qué medida es fácil de usar el programa de gestión de instalaciones?
• ¿En qué medida es flexible el programa de gestión de instalaciones?
  

Si el programa de gestión de instalaciones que está utilizando es demasiado complejo o demasiado rígido en su diseño e implementación, entonces obtener cualquier función práctica de los puntos de datos recogidos en una estrategia de Mantenimiento Predictivo será casi imposible.

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Una estrategia integral de mantenimiento de edificios

Aunque el Mantenimiento Preventivo, el Mantenimiento Reactivo y el Mantenimiento Predictivo tienen cada uno sus ventajas y desventajas, para optimizar el valor de su activo y reducir costes, tiempos de inactividad e inconvenientes lo más eficaz será una combinación de los tres métodos.

Definir y aplicar la estrategia de mantenimiento adecuada para su empresa, es decir, la relación más eficaz y eficiente de los tres métodos anteriores, le exigirá recopilar, analizar y compartir los datos pertinentes de forma organizada y coherente. Así pues, el primer paso, y quizá el más importante, es seleccionar el programa de gestión de instalaciones que mejor se adapte a su empresa y a sus necesidades.

Si todavía no utiliza un programa de gestión de instalaciones, o si el que utiliza actualmente no cumple sus expectativas, la buena noticia es que existe un programa de gestión de instalaciones potente y fácil de usar que puede ayudarle a lo largo de su crecimiento; ¡y puede probarlo gratis!