La evolución de la gestión inmobiliaria en la era digital

Con la tecnología evolucionando a un ritmo cada vez mayor, todos los sectores empresariales y los profesionales de las empresas se ven obligados a adaptarse. La administración de fincas no es una excepción.

A pesar de lo que su nombre pueda sugerir, la gestión inmobiliaria es ante todo una industria de personas y servicios. Aunque las nuevas tecnologías nos permiten recopilar puntos de datos y supervisar equipos e instalaciones con una precisión sin precedentes, el reto del administrador de fincas actual sigue siendo esencialmente el mismo: interpretar los datos y tomar las medidas oportunas de forma que aumente la satisfacción del cliente y añada valor al activo.

En este artículo analizaremos las evoluciones digitales que han influido en la forma de trabajar y las expectativas del administrador de fincas actual.

La descripción del puesto evoluciona

La función de un administrador de fincas requiere mucha comunicación. Esto se pone de manifiesto echando un vistazo rápido a la descripción del trabajo de un administrador de instalaciones estándar:

• Mantener relaciones positivas y productivas con los inquilinos.
• Apoyar a los administradores de edificios y colaborar con ellos.
• Colaborar con proveedores y contratistas.
• Negociar arrendamientos o contratos.
• Asistir a reuniones con la dirección.

Hoy en día, las aptitudes del administrador de fincas siguen siendo, en gran medida, interpersonales. Un administrador de fincas debe comunicarse regularmente con diversos agentes y es responsable de proporcionar la información correcta a la parte adecuada en el momento oportuno, si no inmediatamente.

Como el administrador de fincas suele ser el punto de contacto central para inquilinos, proveedores, personal de mantenimiento y partes interesadas, la comunicación es clave.

El administrador de fincas de hoy debe demostrar:

• Gran capacidad de comunicación oral y escrita.
• Capacidad para extraer información basada en datos a partir de informes de sistemas y comunicarla en términos empresariales y financieros a las distintas partes interesadas.
• Dominio del software de gestión inmobiliaria y aplicaciones relacionadas.
  

La comunicación bien organizada y oportuna es, por tanto, el objetivo de muchos servicios de software de gestión de instalaciones.

Actualmente no se puede esperar que el administrador de fincas alcance un alto nivel de organización y fluidez en el flujo de trabajo sin el uso de software de gestión inmobiliaria o CAFM (Computer-Aided Facility Management). Aunque algunos servicios de software de gestión inmobiliaria son extremadamente fáciles de usar, el administrador de fincas de hoy en día debe tener ciertos conocimientos tecnológicos, en parte para utilizar el CAFM obligatorio y, en general, para poder adaptarse a los avances tecnológicos que puedan implementarse en un futuro próximo.

La automatización sigue devorando tareas

Se acabaron las tareas repetitivas que antes ocupaban gran parte de la jornada laboral de los administradores de fincas. Ahora se automatizan gracias al software de gestión inmobiliaria.

• Cobro de alquileres.
• Renovaciones de contratos.
• Elaboración de informes.
• Actualización de datos del edificio.
  

Con estos avances en el software de gestión inmobiliaria, más automatización significa más tiempo ahorrado. Sin embargo, esto no significa que el gestor de proyectos esté ahora libre para ir al spa o al campo de golf.
Al disponer de más tiempo, el administrador de fincas puede centrarse más en el cliente y en encontrar formas de mejorar la eficiencia. También en este caso, la automatización a través del software de gestión inmobiliaria puede ayudar a recuperar tiempo en diversas tareas:

• Revisión e informes periódicos.
• Seguimiento con inquilinos y proveedores de servicios.
• Seguimiento de las solicitudes de mantenimiento.
• Seguimiento de trabajos.
• Gestión de reclamaciones de seguros.
• Solicitud de presupuestos.

Sin embargo, hay algunas tareas que, de momento, no pueden automatizarse:

• Trabajos de reparación.
• Supervisión del software de construcción.
• Interpretación humana de los informes.
• Definición de la estrategia y selección de los contratos adecuados.
• Construcción de relaciones comerciales e interpersonales.
  

De estos pocos ejemplos se desprende que la automatización no sustituye a las personas. La automatización alivia la carga de tareas repetitivas de las personas, lo que les permite centrarse en otros aspectos de su trabajo.

El ámbito de la administración de fincas sigue siendo, ante todo, un sector de servicios orientado a las personas. La automatización no sustituirá al administrador de fincas. Un software de gestión inmobiliaria eficaz liberará tiempo, aportará eficiencia y, en última instancia, proporcionará un mejor servicio al cliente.

Un cambio de expectativas

Previsibilidad

El papel de un administrador de fincas ha pasado de ser reactivo a ser mucho más predictivo y preventivo.Mientras que no hace mucho tiempo se consideraba que un buen administrador de fincas era un solucionador de problemas, hoy en día se espera que el administrador de fincas analice los datos y coordine la comunicación de forma que identifique un problema potencial y lo resuelva antes de que se produzca.

El aumento de la producción de datos, cuando se utiliza eficazmente, puede proporcionar al administrador de fincas información para "predecir" acontecimientos futuros, por ejemplo:

• Cuando un bien o su equipamiento puedan necesitar mantenimiento.
• Cuándo pueden marcharse uno o varios inquilinos.
• El efecto que una actualización programada podría tener en la satisfacción del cliente o en el valor añadido del activo.

Aunque un buen administrador de fincas debe saber actuar bajo presión -aún se producen accidentes e imprevistos-, lo que se espera del administrador de fincas de hoy es que disponga de las herramientas necesarias y que utilice los datos recopilados para eliminar los problemas antes de que surjan.

Rendición de cuentas

La eficacia del software de gestión inmobiliaria es un arma de doble filo.Le ayuda agilizando su comunicación y organizando y coordinando la información, lo que le hace más productivo, reduce las ineficiencias y añade valor a los activos que gestiona.

Sin embargo, la precisión de los datos recopilados a disposición del administrador de fincas se traduce en mayores expectativas tanto de las partes interesadas como de los clientes.La gestión inmobiliaria sigue siendo un sector de servicios, y las exigencias de las partes interesadas y los clientes de hoy en día son significativamente mayores que las de generaciones anteriores.

En lo que respecta al software de gestión inmobiliaria, parafraseando a Stan Lee: "Un gran poder conlleva una gran responsabilidad". Y el software de gestión inmobiliaria actual tiene la responsabilidad de crear un mecanismo de comunicación sin fallos, sin riesgo de conflictos y, al mismo tiempo, ¡sin dejar de ser colaborativo!

Para ayudarle a afrontar estos retos, los buenos servicios de gestión inmobiliaria dominarán y combinarán distintas soluciones para ofrecer un servicio personalizado a los clientes.

El software más adecuado para afrontar los retos cambiantes

Software todo en uno integrado

Los avances tecnológicos son cada vez más especializados y cada equipo específico parece depender de una herramienta tecnológica concreta. Esto podría significar que el administrador de fincas actual debe organizar una serie de datos procedentes de diversas herramientas y, a continuación, comunicar y tomar medidas a partir de la información extrapolada.

Mantener tantos platos girando sería casi imposible sin la ayuda de un software de gestión inmobiliaria. Sin embargo, es importante que el GMAO que decida utilizar no se convierta en una herramienta más a tener en cuenta.
Un exceso de herramientas significa más pasos en un proceso, lo que significa más oportunidades de errores y falta de comunicación.
Para hacer frente a los retos actuales, encuentre un sistema de software de gestión inmobiliaria que simplifique sus tareas diarias y sea fácil de usar para todos.

Más escalabilidad y personalización

Esta rápida evolución y el avance de la tecnología significan que sus herramientas tienen que ser capaces de adaptarse, no sólo a las especificidades de su situación, sino a cualquier cambio, como nuevos servicios que poner en marcha después de una crisis.Los mejores servicios de software de gestión inmobiliaria del mercado hacen hincapié en el carácter personalizable y la facilidad de uso de su producto.

A la hora de elegir el CAFM adecuado para sus necesidades, la pregunta que debe hacerse no es: ¿qué puede hacer por mí? Sino más bien, ¿qué puedo hacer que haga por mí?
Sus necesidades seguramente cambiarán y necesitará un servicio de software de gestión inmobiliaria que esté diseñado para cambiar con usted.

Valor añadido del futuro administrador de fincas

Transformación de datos brutos en información procesable

Cada vez son más las herramientas tecnológicas que se incorporan a la gestión inmobiliaria. A medida que aumenta su presencia, también lo hace la necesidad de un gestor competente que pueda interpretar los puntos de datos y traducirlos en acciones que aumenten la satisfacción del cliente y añadan valor.Gracias a sus excelentes dotes de comunicación e interpersonales, el gestor inmobiliario es capaz de tomar los datos recopilados y ponerlos al servicio del cliente y de las partes interesadas. Nada indica que el aumento de la tecnología vaya a reducir el papel del administrador de fincas.

Experiencia mejorada: servicio centrado en el cliente

Los datos recopilados sobre el rendimiento de los equipos de una instalación, sobre la integridad estructural de la misma, sobre las fluctuaciones estacionales de la actividad y sobre las demandas cambiantes del cliente (por nombrar sólo algunas) deben permitir al administrador de la propiedad:

• Anticiparse a las necesidades.
• Mantener un rendimiento óptimo del activo.
• Evitar costosos tiempos de inactividad.
• Minimizar las molestias.

No existe ninguna IA, ni actual ni en el horizonte, que pueda interpretar los datos con una clara mentalidad de servicio al cliente. Por tanto, un buen activo necesita un buen gestor inmobiliario que ponga todos los avances de la tecnología al servicio del cliente.

Resumen

Para estar a la altura de las exigencias siempre cambiantes y las expectativas cada vez mayores de un administrador de fincas, utilizar un software de gestión inmobiliaria eficaz ya no es un lujo; ahora es indispensable.

Entre la variedad de opciones disponibles en el mercado, querrá que su software de gestión inmobiliaria sea flexible para que pueda cambiar y evolucionar con usted. La platforma colaborativa eficaz le permite explotar sus excelentes habilidades comunicativas e interpersonales. El software de gestión inmobiliaria no sustituye en absoluto a estas habilidades ni compensa su carencia.

Y, sobre todo, a pesar del aumento de las herramientas tecnológicas implantadas en el sector de la gestión inmobiliaria, la comunicación y las medidas preventivas siguen siendo clave. Necesitará un software de gestión inmobiliaria que le facilite la comunicación y estructure los datos. Con una mejor visión, es posible anticiparse a los problemas, a los deseos y, por tanto, deleitar a su cliente.
Si todavía no utiliza un software de gestión inmobiliaria de esta forma, o si no está satisfecho con el que utiliza actualmente, ¿por qué no explora hoy mismo sus opciones con una demostración gratuita?

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