Los objetivos de la digitalización

Al final de este curso sabré:

• La diferencia entre digitalización y digitalización.
• Los objetivos de la digitalización.
• Cómo se utiliza el mapeo de capacidades para definir una estrategia digital.
• Cómo se utiliza el modelo TIME para priorizar los desarrollos.
  

Digitalización y informatización

La informatización consiste en almacenar documentos o información, organizar procesos y desmaterializar datos en formato digital. Por ejemplo, escanear archivos en una fotocopiadora. Sin embargo, un documento accesible en un ordenador no basta para aprovechar plenamente su contenido.

El inconveniente de la digitalización es que no es fácil explotar los datos a posteriori.
La digitalización consiste en almacenar los datos y hacerlos fácilmente accesibles para leerlos, preparar acciones o realizar análisis. El objetivo de un plan de digitalización es, por tanto, hacer que los datos estén más estructurados, más organizados y sean fácilmente explotables.

Por ejemplo:

Si escaneas un documento sin reconocimiento de texto y lo guardas en una carpeta del ordenador, eso es digitalización.

Si escanea un documento con reconocimiento de texto y lo almacena en una base de datos con atributos (metadatos) como autor, fecha, nombre del edificio, ..., esto es más bien digitalización.

Evolución progresiva :

Partiendo de un modo de funcionamiento en papel u oral, las organizaciones suelen pasar primero por una fase de digitalización, antes de aprovechar plenamente las ventajas de la digitalización.

Ámbitos de digitalización

La digitalización en nuestra vida cotidiana se ha convertido en algo habitual, como la música en una lista de reproducción digital o la reserva de citas médicas.
En el sector inmobiliario, la digitalización también puede encontrarse en muchas áreas:

• Reservas de salas de reuniones.
• Seguimiento de las operaciones de mantenimiento.
• Gestión de accesos (tarjetas, seguridad).
• Control de la energía.
• Coordinación del sitio.
• Visitas virtuales.
• Procesos de marketing...
  

1 - Los objetivos de la digitalización

¿Cuál es el objetivo de la digitalización?

Detrás de cada plan de digitalización hay que hacer una profunda reflexión para responder a las preguntas adecuadas:

¿Por qué digitalizar?

¿Qué objetivos deben fijarse?

La respuesta suele ser vaga: "ser digital", "ser más eficiente", "prescindir del papel", "trabajar a distancia"... Sin embargo, es posible alcanzar muchos otros objetivos a través de la digitalización, siempre que los objetivos se identifiquen al inicio de un proyecto.
Las acciones y objetivos de su plan de digitalización pueden responder a una o varias de estas 5 grandes áreas de mejora:

1.1 - Eficiencia

El objetivo de las herramientas digitales es ahorrar tiempo, dinero y aumentar la productividad del equipo, por ejemplo, eliminando el flujo de documentos en papel, lo que permite a los empleados consultar información desde cualquier lugar en la nube, aprobar a distancia...

También es posible automatizar/eliminar tareas en los procesos internos y así reducir la carga de trabajo de los equipos.

1.2 - Reducción de riesgos

El objetivo es reducir los riesgos a través de las herramientas digitales.Por lo tanto, debes prestar atención a reducir los errores y su impacto potencial.

Por ejemplo introduciendo comprobaciones automáticas:

• Imposibilidad de pasar a la siguiente tarea si faltan datos; detección de datos anómalos, etc.
• Rellenando previamente los datos: una factura que incluye los datos (edificio, responsable, código presupuestario) del pedido al que se refiere.
• Estableciendo derechos de acceso: impedir que determinadas personas consulten o modifiquen determinados datos/documentos.
• Estableciendo flujos de validación: validación de acceso y firma electrónica, historial de modificaciones (¿Quién ha validado? ¿Cuándo? ¿Cómo?).
  

1.3 - Apoyo a la toma de decisiones

El objetivo es tomar mejores decisiones utilizando herramientas digitales.

Esto significa tomar las decisiones adecuadas.

Por ejemplo:

• Detectar oportunidades: observar que la media de ocupación de una sala de reuniones es de 4 personas, cuando su capacidad es de 20.
• Observar que algunos proveedores envían más de 100 facturas al año y que podría introducirse un contrato marco con facturación mensual; etc.
• Gestión de la carga de trabajo: mejor previsión de las necesidades futuras a partir de los datos del sistema (proyectos futuros, ciclo anual de tareas en el servicio personal, desgloses, actividades, ....).
• Previsibilidad presupuestaria: entradas y salidas financieras basadas en la planificación de proyectos, gastos hasta la fecha VS presupuesto, ...
  

1.4 - Orientación al cliente

El objetivo es conectar y colaborar mejor con los clientes, socios y miembros mediante el uso de herramientas digitales.

Por ejemplo:

• Ofrecer valor añadido a través de nuevas experiencias: registrar previamente a los visitantes en la recepción tras su presencia en una "perspectiva de solicitud de reunión"; permitir a los inquilinos consultar digitalmente las facturas de su condominio; permitir a los proveedores conocer su fecha de pago introduciendo su número de factura; etc.
• Responder mejor a las necesidades con la hiperpersonalización: ofrecer ventajas a los inquilinos/socios en función de su historial de actividad; facilitarles la vida ofreciéndoles herramientas eficaces de reserva/interacción (informar de un problema técnico, reservar una sala de reuniones, etc.).

Esto le permitirá destacar y crear una ventaja competitiva.

1.5 - Modelo de negocio

Se trata de desarrollar el modelo de negocio mediante el uso de herramientas digitales.

Por ejemplo:

• Redefinir el método de pago mediante suscripciones u ofertas en la nube de "pago por uso".
• Redefinición del método de pago mediante suscripciones u ofertas en la nube de "pago por uso".

Apertura de nuevos mercados

• Esto es posible gracias a un análisis en profundidad de las tendencias y/o del impacto, que a menudo requiere muchos datos recopilados mediante el uso de herramientas digitales.
• Este es el paso más radical en términos de innovación a través de la digitalización. Pero también es el que más le permitirá destacar.

¿Qué enfoque elegir?

El objetivo de tu organización no es cumplir todos estos objetivos a la vez.

Debe plantearse las preguntas adecuadas para definir objetivos sobre los temas que desea mejorar.Esta reflexión previa le permitirá estar satisfecho con su plan de digitalización y no arrepentirse de la compra de herramientas que no responden suficientemente a todas sus necesidades.

Ejemplo de facturación electrónica:

Muchas empresas se han pasado a la facturación electrónica en los últimos años. Pero detrás de este término genérico, a veces hay niveles de digitalización muy diferentes.
Una factura digital se almacenará en la nube. Por lo tanto, será más eficiente, ya que no tendrá que estar en la oficina para consultar impresiones y archivadores.
También puedes programar recordatorios automáticos, lo que te ayudará a reducir el riesgo de impago.

Las facturas clasificadas por edificio y por obra permiten identificar patrones recurrentes como, por ejemplo, las intervenciones que se producen a menudo en los locales. Esto es una ayuda para la toma de decisiones.A continuación, se puede negociar un contrato marco para este tipo de intervenciones.

En el caso de un promotor inmobiliario que realiza trabajos en los locales de un cliente y luego vuelve a facturarlos, puede poner la factura original a disposición de su cliente para aumentar su transparencia.

De este modo, cumplirá el objetivo de orientación al cliente.Demasiadas facturas por el mismo tipo de servicio pueden hacerle pensar en cambiar de estrategia. Por ejemplo, cambiar a un sistema de suscripción. En este caso, la digitalización de la factura cumplirá un objetivo adicional, desarrollar el modelo de negocio.

Ejemplo de supervisión del mantenimiento:

• Para ilustrar las preguntas que hay que hacerse para prepararse para la digitalización, he aquí un caso práctico sobre la supervisión del mantenimiento:

Eficacia:

¿En qué tareas podemos ahorrar tiempo?

Reducción de riesgos: ¿Cómo garantizar la integridad del tratamiento de las solicitudes? ¿Cómo reducir el número de descuidos?

Ayuda a la toma de decisiones: ¿Qué indicadores debo controlar (satisfacción, reactividad, volumen de intervenciones, número de informes, etc.)?

Orientación: ¿Cómo puedo acortar las interacciones y responder mejor a las necesidades de los clientes?

Modelo de negocio: ¿Puedo reducir mis inversiones en TI con un modelo de "pago por uso"? ¿Puede mejorarse mi oferta al cliente para que sea menos engorrosa o más flexible?

2. Fallos y dificultades frecuentes

Hemos visto juntos lo que la digitalización puede aportar a su empresa. Sin embargo, muchas empresas son reacias a embarcarse en planes de digitalización y temen no tener un retorno de la inversión suficiente.

Es esencial definir claramente estos objetivos de digitalización, ya que pueden surgir algunos obstáculos, por ejemplo

Copiar y pegar lo que se hace en otro sitio

Muchos directivos asumen que si un paquete de software funcionó en su anterior empresa o funciona en una de sus competidoras, pueden recurrir ellos mismos a la misma solución.

Por tanto, descuidarán la configuración del software en su organización.El software elegido no responderá a sus necesidades. Es importante saber que la estrategia de "copiar y pegar" no siempre funciona...

Elegir herramientas no adecuadas

Muchos responsables de la toma de decisiones no piensan en la integración de una solución en su ecosistema existente. Por lo tanto, deben considerar y comprender que las nuevas herramientas pueden intercambiar/compartir datos con otro software existente.En ese caso, el software funcionará en modo autónomo, lo que provocará conflictos técnicos y una mala transmisión de datos que será menos utilizable.

Tratar al proveedor como un ejecutor

Muchas organizaciones tratan a su proveedor de software como un ejecutor o incluso como un enemigo al que hay que enmarcar con complejas especificaciones.Para digitalizar la empresa con éxito, hay que pensar en el proveedor como un socio.

Pedir demasiados cambios en la herramienta

El mercado del software cuenta con muchas soluciones, pero es poco probable que una sola satisfaga el 100% de las necesidades.Por lo tanto, es aconsejable ser abierto a la hora de definir sus necesidades estudiando las posibilidades de varios competidores. Esto evitará situaciones en las que se quede atascado con una función que nadie más puede o quiere ofrecer.

Por tanto, es aconsejable ser flexible al tiempo que se presta atención a la orientación del producto que sigue su proveedor para los próximos meses.

3 - El "mapa de capacidades" como apoyo a la estrategia digital

Como hemos visto en el capítulo anterior, elegir e implantar una herramienta es un ejercicio difícil. Por lo tanto, debe :

• Responder a las necesidades de la empresa,
• Integrarse e interactuar con las herramientas ya existentes en la empresa,
• Estar configurada en función de sus necesidades específicas evitando distorsionar su funcionamiento básico,
• Implementarse de acuerdo con el editor de la solución.

El mapa de capacidades le permite comprender mejor estos retos. En efecto, le permitirá :

• Visualizar cómo puede integrarse una herramienta con su software actual.
• Definir las funcionalidades deseadas.
• Comunicarse con las distintas partes interesadas en torno a una visión clara y pragmática.

El mapa de capacidades ayuda a facilitar estos debates.

Por ejemplo, al abordar un proyecto de mantenimiento, deben plantearse varias preguntas :

• ¿Cómo y dónde gestiono mis usuarios?
• ¿Cómo y dónde gestiono mis edificios?
• ¿Cómo y dónde gestiono mis facturas?
• ¿Qué voy a hacer con el software?
• ¿Qué es importante para mí?

3.1 Definiciones :

Capacidades

Las capacidades de una empresa incluyen todas sus competencias, tareas y habilidades necesarias para su objetivo empresarial. Por ejemplo, una empresa debe "gestionar su tesorería", "generar órdenes de compra' ', "contratar personal". Son capacidades típicas de cualquier empresa.En el sector inmobiliario, una empresa también puede tener capacidades como: "coordinar un local", "mantener los equipos", "gestionar las solicitudes de intervención", "generar una petición de alquiler", "realizar una liquidación de cargas", etc.

Todas estas capacidades son :

• Únicas.
• Independientes entre sí.
• Pueden desglosarse en subcapacidades más específicas.

Mapa de capacidades :

• Se trata de una representación de todas las capacidades de una empresa.
• Pueden agruparse por herramienta/software, mencionando al responsable de la capacidad, su nivel de madurez (satisfactorio o no), etc.

También se pueden indicar las capacidades actuales y futuras (por ejemplo, si se está considerando una nueva actividad).

3.2 Utilidad:

Muy a menudo, la dificultad de la digitalización radica en que:

O bien se quieren gestionar tareas en herramientas que no están diseñadas para ello. En este caso, la herramienta se retuerce y se modifica para adaptarla a nuestras necesidades.O bien gestionamos la misma tarea con herramientas diferentes. Entonces acabamos con datos no consolidados (para el mismo tipo de datos) y con falta de exhaustividad, omisiones o duplicaciones.

El "mapa de capacidades" permite construir una visión común de la arquitectura digital de forma sencilla y pragmática.

Síntomas de una falta de mapa de capacidades
Varios síntomas son indicativos de una falta de reflexión sobre las capacidades que hay que satisfacer:

• La presencia de una herramienta autónoma y cerrada que funciona por su cuenta y no se integra en un ecosistema existente.
• Dos herramientas que hacen lo mismo en dos lugares diferentes y están en conflicto (datos diferentes)
• Los datos no están consolidados entre el software empresarial y el software contable. A menudo, la herramienta contable es la autoritaria en lugar de la herramienta operativa.
  

He aquí un ejemplo de una situación en la que ya no se sabe quién hace qué: una suite de Microsoft dynamics que se tiene desde hace 20 años y que ya no se atreve a reconfigurar (caja negra).

Al dividir un paquete de software enorme en varias partes, es posible devolver el control a los empleados. Empezar ladrillo a ladrillo permite mantener un fuerte control al entender qué hace cada departamento y quién es responsable de ello.

3.2 - Cómo realizar el mapa de capacidades

Para realizar su mapa de capacidades, necesita identificar las capacidades, basándose en :

→ Su organización.

→ Sus procesos (tareas).

→ Sus herramientas (funcionalidades).

→ Su organigrama (funciones).

→ Su experiencia (tareas anteriores).

También tendrás que enumerar tus retos actuales y fijar tus objetivos en función de ellos.

Para ser pragmático, no pienses en retos pasados ni en retos a 4 o 5 años vista, sino en los próximos 18-24 meses.

Una vez que haya enumerado todas las capacidades, puede trazar un mapa de las mismas. De manera que :

• Asocie cada capacidad a una única solución.
• Compruebe la coherencia global.
• Asegurarse de que el software dispone de los datos necesarios.
• Garantizar la sincronización de los datos.
  

No dude en comentar periódicamente su mapa y su evolución con sus equipos internos y socios externos. De hecho, es una herramienta de comunicación ideal para alinear a las partes y aclarar las zonas grises.

4 - El modelo TIME como apoyo para definir mis prioridades en la digitalización

Gracias al mapa de capacidades, ahora tiene una visión general de todos sus programas informáticos y del alcance que abarca cada uno de ellos.

A menudo, varias mejoras son posibles y varias aplicaciones deben evolucionar.

¿Qué software ya no es útil? ¿Qué software debe evolucionar? ¿Por dónde empezar? ¿Cómo clasificar estas aplicaciones?

El modelo TIME le ayuda a definir su estrategia para cada herramienta. Este modelo sirve para priorizar los proyectos informáticos en función de la criticidad del software para la empresa.
El modelo TIME le permite clasificar el software en 4 categorías (Tolerar, Invertir, Migrar, Eliminar) y le ayuda así en la toma de decisiones para saber dónde invertir y dónde retirarse.

Exploremos cada categoría en detalle:

Cuadrante 1: Tolerar

- Aplicación de alta calidad pero de poco valor.

Debido a su alta calidad, se necesita poco tiempo o dinero para dar soporte a este caso de uso concreto y aporta cierto valor.

Como el valor es alto, el software se utiliza y es barato mantenerlo en funcionamiento.

=> Esta herramienta debe tolerarse. No debería aumentar su nivel de inversión, pero al mismo tiempo tampoco debería malgastar recursos para destruirla.

El software cumple su función, eso es suficiente.

Cuadrante 2: Eliminar

- Software de baja calidad y escaso valor.

Los síntomas de una herramienta de baja calidad pueden ser: i) el software se estropea con frecuencia ii) se tarda mucho tiempo en arreglarlo iii) es posible que sólo una persona sepa utilizarlo iv) se tarda mucho en arreglar la herramienta.

Los síntomas de un software de baja calidad pueden ser que nadie lo utilice, o sólo una persona, un día al mes.

=> Esta herramienta debe eliminarse. No son "rentables", cuestan demasiado dinero en comparación con sus beneficios operativos.

La fase de eliminación o sustitución es inherente al ciclo de vida del software. Ayuda a simplificar la arquitectura informática global. Sin embargo, a menudo se evita o pospone esta fase.

Cuadrante 3: Invertir

- Software de alta calidad con gran valor añadido.

Aquí tenemos lo mejor de ambos mundos. La herramienta es estable, no requiere mucho soporte y está bien diseñada.

El proveedor es fiable y el lenguaje de programación también. Lo mejor de todo es que su empresa lo utiliza ampliamente por todos sus empleados o clientes.

El software ayuda a completar tareas para aumentar el rendimiento, mejorar la eficiencia del equipo, mejorar la calidad de los datos o mejorar los procesos empresariales. Existe un valor atribuible y reconocible.

=> Éstas son las herramientas en las que merece la pena invertir más para conseguir aún mejores rendimientos o reducir aún más los costes.

Cuadrante 4: Migrar

- Software de baja calidad con alto valor añadido.

La migración es un poco más difícil de identificar porque tiene más matices.

La empresa utiliza la herramienta y puede explicar su valor, pero el software tiene problemas. Los problemas pueden estar relacionados con un alto coste de soporte, falta de conocimientos, dificultad para mantenerlo tras la marcha del desarrollador (en el caso de software desarrollado internamente), o una variedad de factores diferentes que lo convierten en una herramienta cara de mantener.

Por lo tanto, en lugar de seguir gastando más dinero, debería plantearse migrar este software.

A diferencia del cuadrante 3 "inversión", que consiste en tomar una herramienta actual y mejorarla o añadirle algo, el cuadrante 4 "migración" consiste en recuperar valor en otro software.

⇒ Identificar una tecnología similar de la que se pueda obtener el 80% o más de la funcionalidad y avanzar hacia ella.
Establece una ruta de migración a una tecnología más similar (o compatible) a la que ya tienes en tu entorno de trabajo.

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