¿Por qué implantar un GMAO?
Mejorar de la productividad
El GMAO es una solución de gestión asistida por ordenador, que utiliza un software diseñado para los departamentos de mantenimiento de una empresa con el fin de ayudarles en sus actividades.
El software de GMAO está diseñado por naturaleza para planificar y supervisar todas las operaciones de mantenimiento, llevar a cabo el mantenimiento correctivo (es decir, la resolución de problemas cuando se produce una avería), y para solicitudes técnicas o incluso administrativas o de gestión.
Al coordinar todas las operaciones de mantenimiento en un software de GMAO o en una plataforma de servicios, los intercambios de ida y vuelta entre equipos se reducen considerablemente. En el marco del mantenimiento preventivo, el GMAO permite evitar las piezas defectuosas y, en consecuencia, ralentizar toda la actividad. Pensemos en el ámbito de los equipos biomédicos para el sector hospitalario: como las máquinas suelen estar asistidas por ordenador, una avería a destiempo podría poner en peligro vidas humanas.
Otro ejemplo: en una planta de fabricación, una máquina parada repercute en toda la producción de la empresa, y los costes asociados a la pérdida pueden ser considerables. Por tanto, es fácil comprender la utilidad de una solución de GMAO para optimizar la eficacia de los equipos y las actividades.
Una transparencia de la información
La herramienta de gestión asistida por computadora o una plataforma de servicios permite rastrear y monitorear las solicitudes de intervención: un miembro del personal o usuario informa un problema que requiere intervención. Las solicitudes luego se asignan a un proveedor, quien informa sobre el avance en la resolución del problema.
Por definición, las características de un CMMS colaborativo ofrecen un intercambio de información entre los diferentes administradores de un edificio o empresa. El acceso a la información se realiza automáticamente y los datos siempre están accesibles las 24 horas del día. Los equipos de mantenimiento evitan duplicados y, por lo tanto, costos innecesarios. El personal de un edificio no informa diez veces el mismo problema: se garantiza la trazabilidad y el procesamiento de la información, tanto para los proveedores como para los administradores y usuarios.
Esta transparencia de la información proporciona comodidad a un servicio técnico pero también un verdadero ahorro de tiempo. Un estudio realizado hace unos años decía que un administrador pasaba el 30% de su tiempo buscando información o produciéndola... De inmediato vemos el potencial para acortar los plazos de acceso a la información. Un proveedor puede analizar y enriquecerse con los detalles compartidos por colegas sobre la solicitud de trabajo (chat en vivo, foto adjunta a la solicitud...) De esta manera, es más fácil determinar si el problema solo necesita un giro de tornillo o si es necesario pedir una pieza nueva de inmediato.
El aspecto del control también es importante y poder conocer el estado de una situación es una muestra de buena fe por parte de un proveedor hacia su cliente.
Una estructuración de los datos
Es muy probable que, si no cuenta con un software de CMMS para gestionar sus solicitudes de intervención, sus técnicos pierdan mucho tiempo recuperando, completando y entregando sus formularios de intervención en papel, escribiendo sus informes, obteniendo el libro de mantenimiento del equipo, accediendo a manuales de usuario, a planos, etc. La dispersión de la información es un obstáculo importante para el buen desarrollo de sus acciones.
Un CMMS centraliza la información de su empresa de manera simple y comprensible, ofreciendo herramientas para producir informes que respondan a las preguntas de los servicios de trabajo y mantenimiento. Entonces, una búsqueda que antes llevaba demasiado tiempo en las páginas de una enorme carpeta ahora se realiza en un abrir y cerrar de ojos.
Un buen CMMS o plataforma colaborativa limita la tendencia al desorden y enmarca las interacciones de los usuarios. Gracias a esto, su mantenimiento se vuelve coherente, preciso y analizable.
Fidelizar a sus equipos
Una gestión de tareas desorganizada y desestructurada añade una carga de trabajo adicional a sus equipos: comunicarse en vano, comprobar varias veces seguidas si la intervención se ha realizado, buscar la información que falta... todo ello subraya la importancia de la UX en una herramienta de GMAO para librar a los usuarios de preguntas no esenciales.
Como es lógico, unas buenas condiciones de trabajo son esenciales para retener a sus equipos. La ergonomía y la practicidad de un software que facilite su vida diaria pueden aumentar muy rápidamente el deseo de trabajar en su organización, del mismo modo que unos locales acogedores.
Evaluar y corregir
Si no puede medir su actividad, ¿cómo puede mejorarla? Esta es una pregunta a la que el software de GMAO ofrece una respuesta, una solución y un sistema sostenible. Cada vez más, los responsables de la toma de decisiones esperan disponer de "llamadas a la acción", es decir, de instrucciones procedentes del software que les sugieran seguir o no determinadas recomendaciones. En el futuro, probablemente podremos elegir entre los GMAO propuestos por algoritmos.
Entre sus múltiples funciones, el GMAO también actúa como herramienta de información y produce indicadores en un cuadro de mandos, especialmente reveladores de la actividad de los equipos de mantenimiento o producción: medición de la reactividad de los equipos de mantenimiento, número de intervenciones realizadas en un periodo de tiempo definido, costes de una intervención, etc.
La gestión asistida por ordenador también permite identificar los equipos y los contratos de mantenimiento que hay que renovar y cruzar esta información con las estadísticas sobre el coste de las intervenciones anteriores. Todos estos datos le proporcionan información en tiempo real para ayudarle a planificar las inversiones necesarias para el buen funcionamiento de su empresa, como un aumento necesario de la mano de obra, una nueva estrategia de gestión o nuevos equipos más modernos.
Esta solución de gestión de datos le da las claves para aplicar después mejoras continuas.
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