¿Por qué muchas herramientas frente a una megaherramienta?

" Menos piezas móviles significa que hay menos que puedan romperse. "
El mundo está cambiando y la digitalización de todas las herramientas y procesos sigue afectando a todos los ámbitos empresariales. Cada vez más empresas de software desarrollan aplicaciones profesionales para los usuarios.

1 - ¿Hay interés en disponer de una megaherramienta?

Muchas empresas de software profesional han asumido el reto de crear un software (que puede ser personalizable) que intenta reunir un gran número de funcionalidades que se espera o se cree que serán utilizadas por un grupo de personas. En efecto, la perspectiva de poder encontrar en una única plataforma todas las funcionalidades útiles utilizadas por los empleados (correo, videoconferencia, contabilidad, gestión de bases de datos...) puede parecer muy atractiva para muchos.

Sin embargo, a menudo vemos que, una vez entregado el producto, la reacción de los usuarios es poco satisfactoria, debido a una mala implementación o, simplemente, a la torpeza de las interfaces para todas esas funcionalidades. En este sentido, hoy en día vemos que los antiguos y pesados GMAO multifuncionales están siendo sustituidos paso a paso por herramientas especializadas o "plug and play". Siguiendo este pensamiento, el mundo actual y el continuo proceso de modernización han demostrado que es mejor dominar a la perfección un campo que quedarse en la superficie de muchos.

Además, las grandes herramientas tienen una serie de defectos que son muy difíciles de superar para las empresas de software. Por ejemplo, todas las grandes herramientas requieren mucha más formación para los usuarios finales, mientras que al final muy pocos usuarios utilizan realmente todas las funciones de esas plataformas. La pérdida de tiempo y dinero para la empresa que adquiere un servicio de este tipo es, por tanto, significativa y acaba empujando a las empresas a pensar de otra manera a la hora de elegir un GMAO, por ejemplo.

Además, los hábitos de consumo de los usuarios en su vida privada también han frenado este tipo de prácticas. En su vida personal, y gracias a la llegada de los smartphones, los usuarios se han acostumbrado a utilizar diferentes apps para diferentes tareas.

Veremos en la segunda parte cuáles son los beneficios de esta multitud de herramientas especializadas.

2 -  Las ventajas de disponer de muchas herramientas especializadas

Las ventajas de contar con herramientas especializadas son sencillas. Por ejemplo, un GMAO está pensado y diseñado para los equipos y usuarios de las instalaciones. Es fácil de usar y accesible, proporciona valor en tiempo real con un mínimo de complicaciones, al tiempo que mejora la seguridad de sus datos.

Esto es lo que pretende solucionar urbest.io: crear una forma sencilla de gestionar los problemas y las solicitudes. Pero, ¿por qué elegir varias herramientas especializadas en lugar de una sola? Vamos a ver a continuación algunas razones que nos parecen relevantes:

• La gente utiliza el correo electrónico para enviar algunos documentos, comunicarse sobre algunas cosas en general o solicitar información.
• Pero la gente no usa el correo electrónico para hacer videoconferencias, para eso usa zoom o google meets. Y zoom/meets sólo hace eso: videoconferencias.
  
• La gente usa WhatsApp o Viber para intercambiar mensajes rápidos, fotos y vídeos con sus amigos, colegas y familiares. No usan el correo electrónico ni la aplicación de videoconferencia para eso.
  

La misma lógica puede aplicarse a las herramientas de seguimiento del trabajo en las instalaciones. Como empresa, puedes elegir una herramienta que gestione de forma holística todos los trabajos/órdenes de trabajo y haga un seguimiento en tiempo real de todas las actualizaciones y notifique a las personas adecuadas en el lugar adecuado y, a continuación, otras herramientas para videoconferencias, otra para facturación y pagos, etcétera. En la gestión de instalaciones, por ejemplo, una plataforma como Urbest está sustituyendo gradualmente a los antiguos GMAO. Este tipo de plataforma especializada se distingue de los antiguos competidores por su modernidad y porque responde a las normas actuales y a las expectativas de los usuarios: es fácil de usar, se ejecuta nada más sacarla de la caja sin necesidad de formación y está disponible en web y móvil.

Así pues, se podría decir que hoy en día, una plataforma/herramienta v2.0 debe ser:

• Sencilla, para reducir el tiempo de formación.
• Segura, porque la protección de datos es cada vez más prioritaria.
• Sólida y especializada en un campo concreto.
  

Sin embargo, para triunfar en un mundo competitivo, las nuevas plataformas también deben ser lo suficientemente flexibles como para trabajar juntas en un ecosistema e integrarse fácilmente con las ya existentes. Esto se debe a que se espera que las herramientas especializadas y centradas puedan utilizarse en diversas integraciones/combinaciones para agilizar más servicios.

Las empresas de software son conscientes de ello y ofrecen IPA (Interfaz de Programación de Aplicaciones) fácilmente disponibles para poder integrarse fácilmente con otras aplicaciones. Este es también el caso de Urbest, que integra Stripe en la plataforma para gestionar pagos y facturas. Aquí tenemos dos herramientas, cada una especializada en su campo, pero ambas trabajan juntas y se integran a la perfección para mayor comodidad de los clientes.

En conclusión, el futuro de varios campos de actividad y, en particular, el del mantenimiento y la gestión de instalaciones, que se encuentran en pleno proceso de modernización, depende del uso de plataformas colaborativas “plug-and-play”. Gracias a estas herramientas, las empresas podrán dar plena satisfacción a sus clientes, seguir las tareas de sus empleados y lograr una mayor eficacia en la gestión de sus operaciones.

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