¿Qué es un software de G​​MAO?

Detrás del complicado término GMAO se esconden las palabras Gestión del Mantenimiento Asistida por Ordenador. Este término bastante vago, concebido inicialmente a principios de los años 80 con los inicios de las aplicaciones de gestión del mantenimiento, ha evolucionado desde entonces.

A la pregunta "¿Qué es un software de GMAO?", hay que entender que el término GMAO no está vinculado a una marca, sino a un concepto de software de mantenimiento o de software de servicios. Generalmente, se trata de servicios de mantenimiento, servicios técnicos.

Las acciones realizadas con un GMAO se encuentran en la industria, en el sector inmobiliario y en estructuras con un gran volumen de intervenciones que requieren la implantación de sistemas digitales.

El GMAO en el siglo XXI

El término gestión del mantenimiento informatizada se está quedando casi obsoleto hoy en día, ya que cada vez son más las personas que realizan su mantenimiento a través de un smartphone o una tableta. Los conceptos de aplicación o servicio en la nube serían más apropiados. Sin embargo, el término se sigue utilizando como referencia en la industria y entre los profesionales del mantenimiento.

Desde el 29 de junio de 2007 y la llegada del primer iPhone seguido de otros smartphones, los usuarios de las empresas de mantenimiento han entrado en un nuevo mundo: el mundo de la movilidad. Antes, todos los GMAO estaban diseñadas para funcionar en un ordenador. Antes de 2015, la herramienta de GMAO no integraba la movilidad en su funcionalidad, y mucho menos en su diseño. No fue hasta 10 años después cuando se introdujeron aplicaciones de gestión móvil que hacían el trabajo de un GMAO pero con una interfaz digital.

Soluciones de software de GMAO para la industria

La gestión de los equipos en la industria es fundamental porque un fallo en una línea de producción puede ser muy costoso e incluso afectar a vidas humanas. Por tanto, el seguimiento de las intervenciones de mantenimiento y servicio es una de las principales preocupaciones de un jefe de obra.

Concretamente, se trata de realizar un seguimiento de las tareas que deben llevarse a cabo y que están vinculadas a los equipos (máquinas, herramientas, equipos de producción). El interés es rastrear una intervención realizada en el GMAO, pero también tener una visibilidad sobre las acciones futuras. El mantenimiento preventivo comprueba el correcto funcionamiento de los equipos y, en principio, evita las averías. De hecho, las acciones de emergencia (mantenimiento correctivo) tienen un mayor impacto en la producción porque la interrupción es en principio imprevista y altera los calendarios.

Soluciones de software de GMAO para el sector inmobiliario

Del mismo modo que se supervisan los equipos en la industria, el sector inmobiliario también tiene una serie de tareas que supervisar. Por ejemplo: ascensores, salas de calderas, mantenimiento de la climatización, inspecciones eléctricas y reglamentarias. Además, hay intervenciones preventivas en el marco de un contrato. El seguimiento de los SLA (Service Level Agreements) indica la calidad esperada del servicio. Mediante el uso de indicadores, se facilita el seguimiento de los SLA en términos de capacidad de respuesta, frecuencia y satisfacción.

La actividad de seguridad también se beneficia de la vertiente móvil de las aplicaciones. Los procesos en seguridad requieren desplazarse y seguir puntos de control. Así, el personal técnico puede proporcionar información al personal de obras, que puede decidir sobre la planificación de tareas o incluso de un proyecto.

Del mismo modo que se lleva un registro del libro de revisiones de un coche, la gestión del mantenimiento asistida por ordenador es la solución que actúa como libro de registro digital de los trabajos realizados en el edificio. Para un propietario o una empresa, se trata de una cuestión importante porque, a la hora de vender un edificio, la capacidad de justificar intervenciones preventivas bien hechas influirá positivamente en el precio de venta. Por eso es tan importante la implantación de datos estructurados.

Características del software de GMAO

En la gestión de centros industriales o inmobiliarios, hay algunos temas recurrentes:

• Seguimiento de equipos y recursos.
• Trazabilidad de los proyectos con sellado de tiempo.
• Un portal de solicitudes de los usuarios para gestionar las solicitudes correctivas.
• Un cuadro de mando de datos sintéticos.
• Opcionalmente, la función "gestión de existencias y piezas de recambio" puede ser necesaria, sobre todo en la industria. Con el desarrollo de cadenas de suministro eficientes capaces de realizar entregas en uno o dos días, el uso de existencias o talleres para muchos equipos empieza a ser un problema.
  

Las nuevas funciones que llevan esto un paso más allá son los planes de acción que sugieren medidas a tomar basándose en datos anteriores. Algunas empresas llaman a esto inteligencia artificial o predictiva. En términos sencillos, se trata de identificar patrones de acciones que se producen con frecuencia, comprender el origen de estos patrones y ver si hay acciones que puedan eliminar la necesidad de una intervención correctiva.

El análisis de datos también permite espaciar en el tiempo ciertas intervenciones que se planifican con demasiada frecuencia y que, a la larga, cuestan mucho dinero debido al exceso de calidad.

Ventajas de un GMAO

A partir de ahora, un equipo de mantenimiento puede seguir sus intervenciones desde cualquier lugar. Los datos están estructurados en la herramienta de GMAO, la gestión de las solicitudes de intervención está trazada y los usuarios saben qué ocurre con su intervención cuando solicitan servicios.

Una empresa puede mejorar sus procesos, calibrar mejor sus recursos y facilitar el trabajo del personal técnico. La respuesta es mejor y debería reducir el tiempo dedicado a buscar en lugar de rebuscar en un buzón de correo electrónico. En última instancia, la planificación también reduce el estrés al anticipar un nuevo proyecto y evitar hacer las cosas en el último minuto.

Software de GMAO gratuito

La tentación del software gratuito es a menudo fuerte. Para un uso limitado, puede servir. Cuando se está en un contexto profesional o con varios usuarios, aparecen nuevas limitaciones.

Hay que tener en cuenta los costes de formación o de especificación. Los programas informáticos gratuitos de gestión del mantenimiento suelen tener limitaciones en cuanto a funcionalidad y pueden requerir una parametrización específica. El tiempo de formación en un sistema gratuito puede ser más caro en términos de tiempo invertido que un bueno GMAO con una ergonomía sencilla y un aprendizaje rápido.

La mayoría de los programas de GMAO ofrecen una versión de prueba gratuita. Lo mejor es probar al menos dos o tres (como para un coche o una casa) y ver con cuál se ahorra más tiempo.

Por último, el tratamiento de los datos personales y las intervenciones realizadas pueden ser confidenciales. Un cliente probablemente querrá garantías sobre el tratamiento de estos datos. Y como dice la frase mágica "si es gratis, tú eres el producto", es muy probable que tus datos alimenten un circuito de marketing.

GMAO y ERP

Para las organizaciones lo suficientemente grandes como para implantar sistemas ERP como SAP o Salesforce, puede ser necesario vincular las intervenciones en la herramienta de GMAO con la facturación. En este caso, bastará con establecer un vínculo entre un ticket de servicio y una orden de servicio.

GMAO, CAFM o CMMS

Estos términos significan lo mismo, los dos primeros son ingleses y significan Computerised Maintenance Management System o Computer Aided Facility Management.

¿Cómo utilizar el software de GMAO?

La implantación de un GMAO no ergonómica puede plantear muchas preguntas. El acceso a los usuarios, dónde hacer clic, cómo crear nuevas intervenciones, cómo añadir equipos. Afortunadamente, los nuevos programas informáticos que desempolvan los GMAO, como Urbest, permiten eliminar este tipo de interrogantes. Las intervenciones son claras de procesar.

No hay demasiados botones ni opciones, lo que evita perderse en una interfaz. Al fin y al cabo, la regla básica en diseño es eliminar los signos de interrogación que pueda tener un usuario.

Por ejemplo, CBRE y ENGIE utilizan Urbest en el sitio web de Eqwater.

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