Software de gestión de servicios generales
Gestionar sus solicitudes de servicios e intervenciones
Los servicios o recursos generales se refieren a todos los servicios necesarios para el buen funcionamiento de su empresa.También conocidos como Office Management, estos servicios, a menudo considerados de "apoyo", son esenciales para el buen funcionamiento de las organizaciones.
En España, cerca de la mitad de los servicios generales se externalizan.
Estos servicios son variados y a menudo dependen del tamaño de la empresa; suelen incluir mantenimiento, calefacción, gestión de suministros, gestión del correo, mantenimiento de locales y zonas verdes.
Para poder controlar y gestionar todos estos servicios necesitarás un software colaborativo o un GMAO profesional.
1 - ¿Cómo controlar a sus proveedores de servicios y sus solicitudes?
Tanto si sus servicios son internos como externalizados, el seguimiento de los proveedores de servicios y las solicitudes resultará importante para garantizar una calidad óptima del servicio en términos de capacidad de respuesta y satisfacción.Un software de gestión de servicios generales como Urbest le permitirá conseguirlo.
En primer lugar, gracias a un cuadro de mandos detallado que se convierte en su interfaz de dirección y evita cualquier laguna en el sistema.Una presentación visual de fácil lectura le permitirá seguir todas las solicitudes en curso en su organización, así como la categoría o el proveedor de servicios de que se trate.
Podrá ver rápidamente qué solicitudes se están tramitando, cuáles se han finalizado o cuáles están pendientes.
Un software SaaS como Urbest también permite a los usuarios crear una solicitud rápidamente desde un PC o una applicacion móvil (disponible en IOS y Android).
La reactividad de sus equipos también mejorará gracias a los sistemas de notificación push y al acceso desde un smartphone.
Urbest también dispone de un calendario para programar las fechas de procesamiento de todas las tareas. Este calendario también le permite ver las intervenciones periódicas de los proveedores de servicios o los controles anuales que deben realizarse.
Esto le dará una visibilidad adicional durante varias semanas y le ayudará en su planificación.
2 - ¿Cómo elaborar informes eficaces?
El análisis de datos (entender cuando, donde y porque aparece) es muy importante en el sector de los servicios.También es útil para preparar un presupuesto, ya que permite saber qué se hace en un año y cuánto cuesta.
En un proceso de mejora continua, el análisis de datos puede detectar intervenciones frecuentes, problemas que tardan demasiado en resolverse y, en las situaciones más difíciles, identificar a los proveedores de servicios que no hacen su trabajo. Sus procesos pueden mejorarse con el tiempo recopilando datos sobre los tiempos de procesamiento, la satisfacción de las personas que llaman y el análisis de las tareas por naturaleza.
Saber más sobre lo que se gasta y en qué sitios facilitará la justificación de sus necesidades financieras para futuros servicios.
La pestaña de análisis le permite :
- Ver el número de solicitudes creadas y el número resuelto por categoría.
- Ver el número de solicitudes por periodo de creación.
- El periodo medio de resolución de las tareas.
- La evaluación de las solicitudes de sus clientes, si procede.
Estos datos técnicos, que pueden exportarse en Excel, son esenciales para controlar el progreso de sus acciones semanal o mensualmente.
3 - ¿Cómo gestionar sus obligaciones reglamentarias?
Las obligaciones reglamentarias y los controles son esenciales para su establecimiento.Hay muchos puntos de controles que son necesarios, sobre todo para un ERP.
La listado de tareas de Urbest le permite enumerar todos sus controles reglamentarios.A continuación, puede compartir el uso de la lista de comprobación con sus proveedores de servicios y recuperar los informes en un espacio propio que no cambiará si cambia de proveedor de servicios.
Urbest también ofrece modelos predefinidos para cada establecimiento.
Regístrese aquí para obtener su plantilla de control normativo personalizada.
En conclusión, la gestión de los servicios generales puede verse facilitada en gran medida por el uso de una aplicación colaborativa.
El software SaaS, como Urbest, ha sustituido a la GMAO y le permite ser más flexible y reactivo con datos basados en sus instalaciones y fácilmente compartibles.
Regístrese aquí para probar gratuitamente la plataforma URBEST.