5 idées pour instaurer une culture du facility management collaborative

Le facility management contribue au bon fonctionnement de l’entreprise à plusieurs niveaux : il crée un cadre de travail adapté à la nature du métier, il veille au respect des normes d’hygiène et de sécurité, il optimise la gestion des ressources logistiques, humaines et financières des services.

Le facility management pense donc à l’innovation. La qualité de vie au travail, la prise en compte de la responsabilité environnementale sont ses nouvelles missions, au même titre que l’effort technologique. Ces trois fortes valeurs ajoutées redéfinissent les contours des prestations et guident des services de plus en plus qualitatifs. Hyper centré sur l’utilisateur, sur son bien-être, sa productivité, sa mobilité et son confort, le lieu du travail est aux croisements de ces critères, car ils impactent le développement de l’entreprise. C’est la raison pour laquelle le facility management est un poste à prioriser et que sa culture collaborative doit être durable au sein de l’entreprise.

1. Inclure vos utilisateurs

Les employés de votre entreprise sont les premiers concernés par les problématiques de facility management. L’émergence d’espace d’un nouveau genre à destination des employés répond à une volonté d’améliorer le bien-être au travail. De plus, ces installations et ces aménagements contribueront fortement à l’amélioration de la marque employeur, devenu aujourd’hui un argument de choix dans les processus de recrutement pour attirer les meilleurs profils.

Au-delà des clichés de tables de ping-pong, des salles de repos et des paniers de fruits, le facility management a pour objectif de simplifier le quotidien de vos équipes : problématiques de télétravail, d’aménagement de l’espace, d’automatisation des process … tant d’enjeux auxquels les employés sont confrontés. Qui mieux que les utilisateurs sauront ce qu’il manque à votre organisation?
Toutefois, une concertation en amont entre les responsables, managers et usagers des lieux n’a pas toujours lieu. Sur les problématiques de facility management, solliciter l’avis de ses collaborateurs est de première importance. Ce qu’il en ressort peut parfois surprendre et faire naître des idées auxquelles la hiérarchie n’aurait pas nécessairement pensé.

Rapprocher les problématiques liées aux espaces de bureaux, à l’espace urbain, ou aux services à rendre permet de recentrer nos réflexions autour de l’usager, de l’habitant, du salarié qui ne sont finalement qu’une seule et même personne. Vous ne pouvez répondre à ses besoins ou anticiper ses envies sans analyser finement son parcours quotidien et ce qui l’entoure. Ne pas analyser les pratiques et usages, c’est prendre le risque d’investir dans des projets architecturaux coûteux qui ne rempliront pas la mission pour laquelle ils ont été conçus.

2.Célébrer les nouvelles idées

De nombreuses personnes ont des idées pour faire progresser l'entreprise mais ne sont pas écoutées ou n'ont pas le temps nécessaire pour réaliser leurs projets. Célébrez les nouvelles idées et créez un environnement propice à la stimulation. Selon une étude Beeshake en 2019, 91% des collaborateurs se sentiraient plus motivés s’ils pouvaient proposer leurs idées à leur entreprise.

Pour trouver l’inspiration à l’innovation, vous pouvez utiliser par exemple un mur sur lequel chacun peut être libre d’ajouter un papier adhésif afin de suggérer ce à quoi il pourrait penser. Les murs d’informations peuvent être réellement performants pour que tout le monde puisse facilement exercer main dans la main.

Afin de simplifier les échanges et d’aider chaque employé à collaborer avec ses collègues pour innover, chacun doit pouvoir utiliser des zones de travail en groupe spécialement aménagées à cet effet. Les maîtres-mots, dans ces espaces stratégiques, sont le bien-être et la flexibilité, deux conditions indispensables pour entrer dans une démarche créative : dans une salle de réunion ou de travail en groupe, appuyez-vous sur des manœuvres favorisant l’émulation de nouvelles idées. Créez un contexte différent, qui mettra vos équipes et vos managers dans un autre état d’esprit, sortira de la routine et encouragera les nouvelles idées.

Note importante : les nouvelles idées doivent être encouragées et accueillies par les managers et les responsables hiérarchiques, pour leur donner une véritable crédibilité et un sens de la transformation auprès des employés.

3.Accompagner les équipes

Si les changements sont nombreux et fréquents pour l’organisation et les équipes, ils nécessitent un apprentissage continu, qui peut se révéler lourd pour les salariés. Ils doivent donc être continuellement accompagnés sur ces problématiques : le manager est doté d’une responsabilité à cet égard, pour lisser les changements intérieurs et éviter qu’ils ne provoquent une saturation des salariés par manque de compréhension ou par fatalisme.

Dans l’accompagnement de ses équipes, le manager sera amené à favoriser l’expression des émotions de ses collaborateurs, à les comprendre puis les canaliser. Le rôle est de donner un sens au changement, afin d’inclure les salariés dans cette démarche et transformer une décision hiérarchique en véritable force collaborative car souvent, ces changements peuvent être réalisés sans concertation, de manière brutale. Les équipes concernées par le changement ne doivent pas le subir mais être acteurs de la transformation en cours.

Au-delà des mots, les actes doivent compléter l’accompagnement : l’humain est naturellement résistant au changement et a peur de l’inconnu. L’entreprise doit proposer des formations et des sessions d’apprentissage pour inclure les collaborateurs dans la conduite du changement. Par exemple, les logiciels de facility management (type GMAO ou plateforme collaborative de services) méritent une prise en main collective pour garantir leur utilisation. Personne ne souhaite utiliser un logiciel qu’il ne comprend pas et même si une interface est simple, il est nécessaire de clarifier pourquoi on change les choses (recherche de simplicité, d’efficacité…).

4.Favoriser les échanges entre équipes similaires

57 % des employés pointent un manque de partage des connaissances au sein de leur entreprise en raison de l'absence d'outils appropriés. Disposer d'outils collaboratifs est donc indispensable pour un grand nombre d'entreprises et de secteurs d'activité. Quel que soit l’outil, Google Drive, Teams, ou une plateforme collaborative comme Urbest pour un suivi et une gestion globale de la maintenance, cet outil doit mettre en relation vos équipes et favoriser leur collaboration sur les problématiques de facility management.

Instaurez également des groupes de discussion : des collaborateurs réunis régulièrement pour évoquer des problèmes rencontrés peuvent faire surgir des solutions, dans une ambiance collaborative et enrichissante. Pour une réelle efficacité, ce groupe de discussion doit être rassemblé régulièrement (de manière hebdomadaire ou mensuelle) et être composé de profils hétérogènes (services et niveaux hiérarchiques divers), idéalement représentatifs de l’ensemble de l’entreprise. Partagez les idées qui ressortiront de ces groupes de discussion, afin d’en faire bénéficier l’ensemble des équipes et des responsables. Créez des groupes d’échanges comme des boucles WhatsApp ou des espaces dédiés pour partager des bonnes pratiques entre équipes similaires ! Le partage de connaissances et de compétences est une clé essentielle pour développer une culture de la collaboration et de la transformation.

5.Communiquer sur les réussites

La conduite du changement nécessite des compétences en termes de communication tel que l’explication du changement, la capacité à co-construire en associant les collaborateurs, la capacité à rassurer sur le suivi des transformations ou d’en identifier les freins.

Les collaborateurs ont besoin de solides points de repère. Ils doivent être informés de ce qui se passe, aussi bien en interne qu'en externe des services. Un bon moral permet de faire front dans les moments difficiles et de gérer de potentiels obstacles au changement, sans que le quotidien de vos collaborateurs ne soit altéré par des transformations brutales, trop peu annoncées et auxquelles l’on ne donnerait aucun sens : rodez votre communication interne avec structure et rigueur. Prouvez à vos collaborateurs que le changement dans les entreprises a du bon, d’autant plus lorsqu’ils sont impliqués dans le processus.

En résumé, votre capacité à créer un contexte de communication favorise les échanges créatifs. S’ouvrir à d’autres acteurs au-delà de son entreprise est un moyen de gagner en capacité de collaboration et pourra vous inspirer pour de nouveaux services. Enfin, des outils du quotidien comme whatsapp ou des google doc peuvent vous servir d’exemple pour montrer à vos collègues qu’ils sont déjà dans le collaboratif.

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