Comment devenir Office Manager ?

L’Office Manager occupe un poste polyvalent dans l’organisation.Il est chargé de soulager son supérieur hiérarchique de certaines responsabilités telles que la gestion des services généraux ou la gestion administrative de personnel/prestataires.

Le métier d’Office Manager est proche du poste d’assistant de direction avec des missions et des responsabilités plus larges. L’Office Manager est parfois qualifié de « super assistant ».Au quotidien, il est responsable du bon fonctionnement d’un bureau, de sa coordination et de sa supervision.

Les missions de l’Office Manager sont nombreuses, parmi lesquelles on pourrait citer :

Le suivi administratif des différents services et des prestataires
Le Traitement du courrier
Réceptionner les appels téléphoniques
Organiser l’agenda de la structure
Préparer les commandes de fournitures de bureau
Gérer le budget et suivre des appels d’offres

Cet article illustre comment faire pour devenir Office Manager, les diplômes à obtenir et les qualités nécessaires à la fonction.

1 - Les Diplômes

Il existe plusieurs formations pour répondre aux offres d’emploi afin de devenir Office Manager.

Le BTS support à l’action managériale
Le BTS Gestion de la PME
Les Licences en Management
Les Masters en Management

Une évolution de carrière depuis d’autres fonctions peuvent également permettre de devenir Office Manager en ayant occupé des postes :

en ressources humaines
aux achats
dans l’hotellerie
en services techniques ou multiservices
d’assistant(e) de direction

Une assistante de direction n’aura aucun mal à accéder à la fonction rapidement, une secrétaire avec des qualités managériale pourra également postuler.

2 - Les pré-requis

Le sens de l’organisation: Les nombreuses tâches à accomplir et leur diversités requiert un sens de l’organisation infaillible. Le métier est très varié en suivi de service et nécessite une bonne coordination.

L’office manager pourra se servir d'un outil digital comme Urbest afin de pouvoir suivre toutes ses tâche et demandes, et s’assurer de leur bon déroulement.

L’autonomie: En tant que support opérationnel, l’Office Manager est directement rattaché à la direction générale de son entreprise. Il devra être autonome dans ses tâches et prendre des initiatives pour organiser les services et engager des dépenses jusqu’à un certain niveau négocié avec ses supérieurs.

La Communication: L’Office Manager sera en contact direct avec tous les employés de l’entreprise qui sont en quelque sorte ces clients. L’Office Manager doit aussi savoir communiquer efficacement avec ses intervenants ou prestataires.

Pour ce faire, il aura une communication impeccable afin de devenir le chef d’orchestre des services généraux de son site.
Il pourra également utiliser une plateforme comme Urbest afin de gérer la communication entre toutes les parties.

La Polyvalence, le dynamisme et la réactivité: Toutes ces qualités seront indispensables pour le métier d’ Office Manager.

Il devra gérer plusieurs projets et équipes simultanément ainsi que le budget dédié aux opérations du site. Il sera un véritable couteau suisse pour la gestion de l’entreprise.

La plupart des interventions devant être traitées rapidement afin de ne pas mettre en difficulté les autres utilisateurs du site, il devra être le plus réactif possible dans la gestion des tâches.

3 - Comment se préparer

Il est toujours difficile de se préparer pour un premier emploi après l'obtention de votre diplôme.D’autant plus quand le métier d’Office Manager avec ses nombreuses responsabilités est rarement ouvert aux débutants.
Afin de vous assurer d'être efficace dès votre arrivée sur le marché de l’emploi, plusieurs solutions s’offrent à vous. Par exemple, le fait de faire des stages ou une alternance pendant vos études vous permettra de posséder une expérience terrain intéressante.

Vous pouvez également postuler à un poste d’assistant de direction ou assistant Office Manager dans une grande entreprise, cela vous permettra de rentrer progressivement dans le vif du sujet afin de posséder toutes les compétences requises pour monter en compétences dans la même entreprise ou ailleurs.

4 - Se différencier des autres candidats

Les entreprises étant de plus en plus en recherche d’organisation et de suivi des process, il y a de plus en plus de demandes sur le marché du travail pour des postes d’office manager.
Il y a également énormément de concurrence que ce soit interne avec des reconversion d’assistant de direction ou externe avec les jeunes diplômés.

Il est toujours difficile pour un débutant de sortir du lot par rapport aux autres candidats, nous allons vous donner quelques pistes afin d’améliorer votre profil candidat auprès des recruteurs.

Toutes les qualités, compétences et expérience de vie devraient être utilisées pour convaincre votre interlocuteur que vous êtes la bonne personne pour le poste.Si vous êtes jeune avec peu d’expérience, vous pouvez toujours mettre en avant votre aisance digitale et votre flexibilité.

Des expériences de vie comme par exemple le fait de faire des sports collectifs peut vous permettre de vous différencier d’un autre candidat afin de montrer à votre futur employeur que vous allez pouvoir gérer la communication entre tout le personnel de l’entreprise.

Certaines entreprises comme Urbest proposent également d’aider les jeunes diplômés en fournissant une version freemium de leur solution afin d'arriver à l'entretien d’embauche avec une plus value et un exemple de plan de travail déjà établie pour votre futur poste d’Office Manager.

En conclusion, le métier d’Office Manager est très intéressant et demande énormément de compétences diverses et variées.Au niveau des perspectives d'évolution, l’office Manager peut par la suite prétendre à des postes de secrétaire général, de responsable administratif et financier ou de responsable des services généraux s’il possède la formation ou a fait les études adéquates.
Vous y développerez énormément de compétences qui vous seront également utiles si vous décidez de changer de voie ou dans votre vie de tous les jours.

Une question sur l'article ou un besoin de renseignement ? Contacter hugo@urbest.io

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