Discussion avec David Ghanassia sur l'optimisation de la gestion immobilière.

Hugo Gervais : Comment savoir si l’on dépense trop sur certains postes d’exploitation ?

David Ghanassia : La meilleure méthode reste la comparaison : des benchmarks externes (voire internes si l’activité est exercée sur plusieurs sites gérés de façon décentralisée) permettent de vérifier si les dépenses restent en-deçà des moyennes habituellement constatées. L’exercice devra toutefois être mené  avec prudence et adapté en fonction de la spécificité des actifs étudiés : des particularités peuvent effectivement justifier que les dépenses sur tel ou tel poste soient supérieures aux moyennes du benchmark.

Hugo Gervais : Quels sont les gisements de valeurs les plus fréquents dans l’optimisation de la gestion immobilière ?

David Ghanassia : L’optimisation requiert tout d’abord une revue périodique des principaux contrats d’exploitation avec les prestataires concernés. La perspective d’une mise en concurrence est tout d’abord une pratique saine pour stimuler ses prestataires quant au bon rapport qualité/prix des prestations facturées.

Si la revue des prix est importante, la recherche du juste besoin l’est encore davantage : les besoins d’exploitation évoluent en effet au fil des ans et il est important d’évaluer les conséquences financières, particulièrement sur les activités à forte consommation en ressources humaines, comme le nettoyage ou la sécurité. Si l’évolution des besoins peut permettre d’identifier des gisements de valeur, il peut également générer des prestations additionnelles donc des coûts supplémentaires : on pense par exemple aux campagnes de désinfection réalisées par les équipes de nettoyage pendant la période Covid.

Dans le cadre de cette revue des prix, la mise en place de contrats cadres peut également être une stratégie payante en matière d’économies, si l’on a affaire à une activité exercée sur plusieurs sites.

Il est également intéressant de se focaliser sur les consommations énergétiques, poste sur lequel les dépenses ont explosé fin 2022. Si l’efficacité des leviers traditionnels (étude d’un calibrage optimal des puissances ou de l’adéquation des taxes payées avec les consommations) a été considérablement réduite avec l’envolée du prix des molécules, il est important, dans un contexte de volatilité des prix importante, de prévoir des possibilités de renégociation via des clauses de revoyure moyennant un engagement plus long auprès de son fournisseur et ainsi pouvoir bénéficier d’éventuelles baisses de prix. On notera également que si la consommation dépasse un certain seuil, le recours à une société de groupement d’achats pourra être envisagé afin de faire jouer un effet de masse.

Encore une fois, la détermination du juste besoin s’avère primordiale : est-il nécessaire, par exemple, dans le contexte actuel, de chauffer un restaurant inter-entreprises 24/24 alors que ce dernier n’est utilisé que quelques heures par jour ?

Hugo Gervais : Quelles domaines sont impactées par la digitalisation d’un parc immobilier ?

David Ghanassia : Même si le marché propose de nombreuses offres en la matière, le secteur de l’immobilier reste encore largement ouvert à la digitalisation.

Deux domaines font toutefois figure d’exception : la gestion électronique de documents qui a su s’imposer face à l’inflation des fonds documentaires des entreprises (notamment en matière immobilière) et la gestion des énergies poussée par les obligations imposées par les pouvoirs publics (décret tertiaire avec obligation de réduction des consommations énergétiques des bâtiments tertiaires de plus de 1.000 m² ou décret BACS qui impose l’installation de système d’automatisation et de contrôle de certains bâtiments tertiaires à partir de 2025) ainsi que par la volonté des entreprises de cultiver une image « earth friendly ».

Hugo Gervais : Quelles sont les fonctionnalités et les indicateurs attendus pour un outil d’exploitation ?

David Ghanassia : Il faut garder à l’esprit que les opérationnels restent davantage focalisés sur la réalisation des différentes opérations de maintenance de leurs bâtiments que sur la saisie de données qui pourraient être exploitées.

Le cœur des systèmes d’information de gestion immobilière reste aujourd’hui centré sur les aspects financiers et comptables. Les applications complémentaires dédiées à l’exploitation doivent donc être astucieusement interfacées afin de ne pas alourdir le travail des opérationnels et/ou générer des doubles saisies.

Il faut également noter que les besoins en reporting de la gestion immobilière sont croissants avec le temps (suivi des contrôles réglementaires, détail des sinistres, calcul des indicateurs de performance comme le respect des délais d’intervention, le nombre de défaillances ou le nombre de réclamations formulées par les utilisateurs finaux…). Les outils d’exploitation permettant la réalisation de reportings puissants et adaptables aux besoins de chaque entreprise disposent indéniablement d’un avantage concurrentiel décisif.