Collectivité Public - Urbest pour la gestion de la collectivité

Les collectivité locales comme les départements et les communes ont un champ de compétences étendu sur des domaines tels que le logement, l’éducation, l’action social, l’emploi...

On retrouve dans ses domaines de compétence pour les communes :

• La gestion de l’urbanisme avec :

- La participation au financement des logements

- La définition des priorités en matière d’habitat

- La mise en place du programme local de l’habitat

- La mise en place du plan départemental de l’habitat

• La gestion des logements sociaux :

- La participation aux commissions d’attribution des logements locatifs sociaux

- La mise en place d’une autorité de rattachement des offices publics de l’habitat,

• La gestion de l’environnement :

- La réalisation d’inventaires locaux du patrimoine naturel

- La collecte et le traitement des ordures ménagères.

- La collecte et traitement des déchets des ménages assurée par les communes ou les EPCI, éventuellement en liaison avec les départements et les régions.

-La gestion des crèches et écoles élémentaires

- L’implantation, la construction et la gestion des écoles maternelles et élémentaires ainsi que la gestion du personnel.

- Le financement des dépenses de fonctionnement liées à la scolarisation d’enfants dans des écoles privées ou publiques d’autres communes

- La construction, reconstruction, extension, grosses réparations et équipement des locaux destinés au logement des étudiants

Pour ce qui est des départements, les domaines de compétence incluent notamment :

• Les actions sociales : enfance, personnes handicapées, personnes âgées, revenu de solidarité active
• La prise en charge des enfants et jeunes en difficulté (participation aux actions tels que :

- Les aide sociale à l'enfance et aux familles ;

- Les aides aux personnes âgées ;

- Les aides sociales à l'hébergement en foyer ;

- Les prestations de compensation du handicap (PCH) ;

- L'allocation personnalisée d'autonomie pour les personnes âgées à domicile (APA) ;

- Le revenu de solidarité active (RSA).

- L’insertion sociale et professionnelle des titulaires du RSA ; la responsabilité dans la mise en œuvre du contrat unique d’insertion dans le secteur marchand et non marchand.

• La gestion des infrastructures (ports, aérodromes, routes départementales)
  
• La gestion des collèges et des bâtiments en particulier

-La construction et le fonctionnement des collèges.

-Le transfert des biens immobiliers des collèges appartenant à l’État

-Le recrutement et la gestion des personnels techniciens, ouvriers et de service exerçant leurs missions dans les collèges

-La construction et entretien d'équipements sportifs dans les collèges.

-La participation financière versée aux communes mettant à disposition des équipements sportifs communaux pour les collégiens (conventions).

• Le soutien aux actions des communes
  

Quels sont les objectifs d’une collectivité locale ?

Les objectifs d’une collectivité locale sont variés et mis en application par un directeur général des services qui peut être assisté de DG adjoints.
Les objectifs d'un directeur général de collectivité publique peuvent varier en fonction de la taille et de la complexité de la collectivité, mais en général, ils incluent la gestion efficace des finances et des ressources humaines, la mise en place de politiques et de programmes pour atteindre les objectifs de la collectivité, la communication efficace avec les élus et les citoyens, la mise en place de stratégies pour résoudre les problèmes et les défis de la collectivité, et la gestion des relations avec les autres partenaires gouvernementaux et non gouvernementaux.

En plus des tâches de gestion générale mentionnées précédemment, un directeur général de collectivité publique peut avoir des responsabilités spécifiques en fonction des besoins de sa collectivité. Il peut par exemple:

• Développer et mettre en oeuvre la stratégie numérique
• Piloter la stratégie bâtimentaire et de la maîtrise d’ouvrage
• Ou encore mobiliser les moyens logistiques de la collectivité.

En somme, le directeur général assurera la gestion des ressources et la mise en place des politiques et projets décidées par les élus.

Afin d’apporter le meilleur service possible à leurs administrés, les collectivités doivent donc mettre en place des modes de gestion efficaces pour être réactif sur le suivi des demandes qui peuvent provenir des administrés ou des services eux-mêmes.

Voici différentes solutions à mettre en place pour les gestionnaires de services.

1 - La gestion et la maintenance des bâtiments départementaux et communaux.

Les crèches, les écoles, les collèges ou encore les gymnases et Ehpad publics sont catégorisés comme Établissements Recevant du Public. Ces ERP des collectivités ont besoin d’un suivi régulier pour leur maintien en état de fonctionnement.
Les intervenants internes ou externes étant nombreux, un suivi rigoureux des demandes et des interventions doit être mis en place pour que les gestionnaires puissent suivre sans oublis l’ensemble des tâches d’un service.
Le point de départ en digitalisation est souvent variable. Des emails ou des solutions peu ergonomiques sont encore utilisés ce qui limite les gains de réactivité et la capacité à interagir facilement entre plusieurs personnes.

Aujourd’hui, il est possible de collaborer plus simplement autour de tâche à suivre à la manière d’un groupe Whatsapp/Telegram tout en configurant les outils à sa manière de travailler.

Une application collaborative comme Urbest permet aux communes et départements d'être rigoureux sur les demandes et le suivi des opérations de maintenance, d’entretiens et de service. Avec Urbest, les usagers sur le terrain peuvent instantanément effectuer leurs demandes d’interventions aux gestionnaires à partir d’un menu de catégories et y ajouter des photos. La demande parvient directement au gestionnaire ou aux prestataires en charge de la maintenance.

Toutes les demandes et leur état d’avancement sont sur un tableau de bord collaboratif. Dans des situations complexes avec une multitude de parties prenantes : maître d'œuvre, maître d’ouvrage, responsable commercial, intervenant de terrain, correspondant gestionnaire de site… Il devient nécessaire de remettre la tâche à faire au centre des préoccupations et de partager les informations selon les besoins de chacun.

Pour aller plus loin, il est possible de synchroniser ses tâches à faire à la manière d’un Doctolib. Un calendrier permet de programmer les interventions dans chaque lieu et de savoir qui fait quoi et où. La gestion des documents, photos sont gérés directement dans la demande qui possède également un fil de discussion qui trace l’ensemble des changements.

Enfin, la disponibilité sur mobile et tablette permet d’augmenter la productivité et la réactivité des équipes.

2 - La gestion du suivi et de l’accompagnement social.

Les départements et les communes encadrent des actions sociales et de réinsertion. Un des enjeux est l’analyse des politiques publiques pour mesurer et comprendre l’impact des mesures d’accompagnement faites pour en tirer des bilans et plans d’actions.

Par exemple, le suivi digital de missions de service civique ou d’actions ponctuelles sont possibles avec une application reposant sur des tâches. Pour de l’insertion, il est possible de documenter le nombre d’heures faites pour ensuite être rémunéré sur la base du temps passé.

Concernant l’enfance, beaucoup d’actions avec une multitude d’acteurs sont à suivre pour coordonner et synchroniser des personnes : personnel de l’éducation national, psychologue, accompagnateur, maison de l’enfance,etc. Autant de personnes qu’il convient de synchroniser pour que l’accompagnement d’un enfant soit le plus fluide possible et idéalement le plus court possible afin de pouvoir retourner dans sa famille quand la situation s’améliore.Dans ce contexte, le digital permet de mieux partager de l’information avec des accès limités et en respectant les contraintes de secret. Là encore, la démarche consiste à mettre le benéficiaire du service public au centre.

3 - La gestion des intervention communales

Les employés des communes sont confrontés à de nombreuses interventions pour la voirie, les espaces verts, les bâtiments, les démarches administratives…

Le suivi de tâche catégorisé par services et avec leurs élus de référence permet de gagner en efficacité de traitement. Une demande arrive plus vite aux bonnes personnes, une réponse ou une action à faire peut être décidé plus rapidement et ensuite des intervenants de terrain peuvent plus rapidement comprendre ce qu’il y a faire et indiquer ce qu’ils font.

Par exemple, le suivi des postes de contrôle vidéo tend à se mutualiser entre plusieurs villes pour être plus rapide à réagir et mutualiser les coûts. C’est une approche collaborative appliquée à la vidéo surveillance. Avec des vérifications vidéos de décharges sauvages géolocalisées, il devient possible d’affecter directement des interventions à des agents sur le terrain de façon fluide.

Ce genre d’innovation collaborative peut se décliner pour beaucoup de services, en particulier la maintenance et les services où les équipes peuvent être mutualisées. Par exemple, pour des petites communes, il devient possible de pouvoir prêter main forte à des collègues d’une autre commune ayant une surcharge de travail à condition d’avoir une application collaborative qui harmonise le traitement des tâches. En partageant la visibilité du “reste à faire”, la planification de la charge de travail devient beaucoup plus facile avec une attribution plus équitable des tâches. Ce principe de vase communiquant permet d’avoir une disponibilité locale et réactive des équipes contrairement à des prestataires externes qui nécessitent des devis et des surcoûts.

Le pré-requis est de doter les agents d’un smartphone puis de télécharger une application comme Urbest qui permet d'informer en temps réel de la progression des services. La réactivité des agents communaux en sera grandement améliorée et la satisfaction de leurs administrés augmentera grâce à des temps de traitement plus courts et une meilleure compréhension de ce qui se passe.

4 - Le suivi des temps de traitement

Concernant la relation entre les habitants et leur commune ou département, le suivi des demandes et les temps de traitement sont souvent un point de tension. Certains élus se fixeront des objectifs de réponses à 14 jours ou encore le concept du “dites le nous une fois” de façon à ce que l’expérience pour les habitants ne soit pas trop désagréable.

Avec ce type d’objectifs, l’utilisation d’Urbest permet de centraliser et suivre les temps de traitement de toutes les demandes. Si des demandes trainent ou approchent du délai fatidique de 14 jours, des rappels automatique viendront notifier les bonnes personnes un peu avant pour relancer automatiquement les actions à suivre et tenir les délais.

Cette démarche permet de s’affranchir des emails et courrier de retour. Même si certains habitants conservent leurs approches à l’ancienne type courrier papier, la collectivité pourra créer une tâche collaborative pour suivre la suite du process de façon digitale. Les gains de temps sont énormes à tous les échelons et des tâches qui auparavant prenaient plusieurs semaines peuvent désormais se faire en quelques demi-journées.

Pour aller plus loin, les données structurées permettent de dégager des axes d’amélioration continue en identifiant les raisons de délais anormaux ou les demandes prenant généralement un temps long.

Pour aller plus loin et avoir une analyse de vos process, vous pouvez demander un entretien gratuit de 30 minutes ici.