Université / Lycée - Gestion des services et de la maintenance
Les universités ainsi que les lycées sont considérées comme des établissements recevant du public ERP.
Il y a des normes de sécurité et de maintien en état liées à ce statut particulier.
En effet pour ce type d’établissement, les installations doivent être maintenues en état à longueur d’année pour le bien être et la sécurité des étudiants.Dans les lycées ainsi que les universités, des équipes dédiées composées de gestionnaires et d’agents de maintenance ou d’entretien ont la tâche de suivre les services quotidiens de leur établissement.
Cet article vous aidera à bien gérer les services et la maintenance au sein de votre établissement.
Comment récolter les demandes de votre établissement ?
La récolte des demandes de service ou de maintenance constitue la première étape d’un plan de maintenance efficace pour un établissement scolaire.Le plus souvent, les équipes utilisent un fichier excel partagé voire des bons papiers ou des SMS. Cela fonctionne partiellement et permet de collecter des tâches mais avec des limites rapides pour bien communiquer et éviter les oublis. Plus l’établissement est grand et avec de nombreux interlocuteurs, plus les process excel/email/SMS seront difficiles à suivre pour l’équipe de maintenance.
Une application collaborative comme Urbest permet de régler les problèmes de récolte d’information rapidement et simplement.Des QR Codes installés dans les salles de classe ou les bureaux administratifs permettent de rediriger les utilisateurs vers l’application. Par la suite, les gestionnaires et responsables d’équipes sont informés rapidement des besoins de maintenance dans les salles de classe ou les infrastructures de l’établissement.
Pour des lycées avec internat par exemple, l’application peut être mise à disposition des surveillants voire des élèves afin de transmettre des demandes de maintenance ou de service aux gestionnaires de l’établissement.
Si vous êtes frileux à l’idée d’ouvrir les demandes à toutes les personnes de votre établissement, vous pouvez vous concentrer d’abord sur vos demandeurs habituels: accueil, surveillant, sécurité, personnel administratif.
Le suivi des demandes
Le suivi des demandes à une importance capitale pour un traitement efficace car en moyenne, un centre d’appel reçoit un appel sur deux lié à une relance pour savoir ce qu’il advient d’une demande existante. Dans ce contexte, on comprend l’intérêt de bien suivre la progression et d’informer en temps réel les personnes qui demandent un service pour éviter des appels ou relances pas forcément très agréables.
Le tableau de l’application permet à tous les demandeurs de suivre l’avancement de leurs demandes lorsque les intervenants changent le statut au fur et à mesure qu’ils travaillent sur des tâches.
Les personnes en charge peuvent renseigner dans le menu de la demande plusieurs état d'avancement tel que :
- Accepté
- En Cours
- En attente
- Terminé
Chaque demande comporte un fil de discussion afin que la personne chargée de la maintenance puisse demander si besoin plus d’informations (photos, vidéos…) lui permettant de se préparer de façon optimale à traiter le problème.
Un calendrier lié au tableau de bord permet aux intervenants de planifier les interventions et donc d'anticiper l'indisponibilité d’une salle de classe, d’informer l’accueil de la visite d’un prestataire ou de préparer des travaux pour les vacances d’été.
Les rapports d’interventions
Bien souvent, il est nécessaire de faire de la spéléologie dans sa boite email pour retrouver ce qui a été fait plusieurs mois auparavant. Heureusement, chaque tâche réalisée via l’application est consultable par l’équipe dirigeante d'un établissement afin de connaître le volume de tâches faites par type et par site. Pour les actions des prestataires, il est même possible de suivre les temps de réponses et de résolutions de toutes les demandes.L’analyse et la compréhension des interventions passées permet ensuite de mettre en place des plans d’amélioration continue ainsi que des programmes de travaux lorsque l’on détecte des besoins correctifs qui se répètent.
L’application Urbest génère automatiquement des rapports sous formes d’indicateurs grâce aux interventions réalisées.
Ces rapports permettent de visualiser plusieurs données parmi lesquelles :
- Le temps de résolution moyen
- Le nombre de demandes par catégorie
- Le nombre de demandes par période
- L’évaluation des demandes résolues
Ces données peuvent être exportées au format excel pour permettre aux directeurs d’établissement de faire un rapport annuel ou des analyses spécifiques.
La gestion des contrôles réglementaires
Tous les ERP doivent se soumettre à des contrôles réglementaires périodiques pour la sécurité de leurs occupants.
La check list pré-remplie des contrôles réglementaires disponible dans l’application Urbest permet aux gestionnaires d’être confiant sur le traitement complet de toutes leurs obligations. L’application peut aussi lister les vérifications à effectuer au sein d’un établissement avec possibilité d’avoir des rappels et renouvellement de tâches pour ce qui est récurrent.
Grâce à cette aide mémoire digitale, l’établissement s'assure de rester en conformité avec la législation et de protéger juridiquement le chef d’établissement en cas de contrôle de l’administration
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