Comment introduire le digital dans le résidentiel

Le secteur résidentiel a besoin d'efficacité mais doit franchir plusieurs obstacles comme les émotions des propriétaires, un mécanisme de rémunération mal adapté et des textes de lois n'incitant pas à une vue de long terme sur la gestion technique.

Les copropriétés sont en retard par rapport aux autres secteurs immobiliers.

Lorsque l’on passe en revue les avancées technologiques dans l’immobilier selon la nature des actifs, les secteurs comme l’industrie, l’hôtellerie ou l’immobilier de bureaux sont généralement les plus en pointe sur l’optimisation des équipements, leurs disponibilités et la qualité de services rendus.

Une des raison à cela est la criticité des services (sur une chaîne de montage ou un hôtel 5 étoiles) qui requiert une gestion parfaite des services et des installations. Dans une copropriété, il est rarissime de voir un règlement intérieur qui indique clairement le niveau de service attendu ou de connaître d'après les contrats les pénalités de retard que peut avoir un prestataire pour des pannes qui trainent.

Une autre raison raison est lié à la gestion en masse pour des gros investisseurs immobiliers alors qu'une assemblée de copropriétaires aura une multitude de décideurs pour des sommes en jeu nettement plus faible que pour un grand propriétaire immobilier. A ce titre, si l’on compare le logement social et les copropriétés, le marché des bailleurs sociaux est nettement plus avancé pour le suivi du patrimoine. La gestion en masse et la capacité d’avoir un décideur unique facilite le déploiement de nouvelles solutions, le déploiement du numérique à grande échelle et la planification avec des plans de travaux à long terme.

A cela s'ajoute que la rémunération standard d'un syndic est de l'ordre de 150€ par an par logement. Pour un gestionnaire qui coûte 50€ de l'heure tout compris, cela veut dire que pour 2h travaillées par an pour un logement, le syndic peut encore espérer faire un profit et qu'à 3h par an pour un co-propriétaire, le syndic commence à perdre de l'argent. Sachant cela, il n'est pas étonnant que certaines prestations soient facturées en plus pour essayer de compenser le manque à gagner.

La loi n'encourage pas non plus à innover et se projeter à long terme pour investir (digitalement ou en travaux). Les textes de lois donnent comme devoir aux syndics “de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien et, en cas d'urgence, de faire procéder de sa propre initiative à l'exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de celui-ci”(Loi 65-557 du 10-7-1965 art. 18). Dans ce contexte, on comprend que l’amélioration d’un bien résidentiel ne sera pas la priorité d’un syndic puisque celui-ci est responsable de sa sauvegarde. Aucune règle n’incite à la digitalisation pour l’amélioration de l’expérience d’habitat ou à la valorisation patrimoniale en proposant des plans d'investissement pour réduire les consommations, embellir les espaces ou imaginer des projets d'extensions.

Que faire dans ce cas pour améliorer concrètement la gestion de copropriété, fiabiliser la gestion technique et réduire les charges ?

L’introduction d’un système collaboratif de gestion est un premier pas qui permet d’empiler une série d’améliorations techniques et de nouveaux services.

L’exemple de la plateforme collaborative Urbest :

Urbest contribue à améliorer 3 piliers de la vie d'une co-propriété :

1. Fiabiliser le suivi des demandes de services entre le conseil syndical, le syndic et les entreprises. Il est même possible d'ouvrir l'appli aux occupants (locataires ou co-propriétaires)
2. Structurer les plans de travaux : à l'aide de tâches planifiées, Urbest permet de savoir ce qui est prévu d'être fait sur un immeuble en termes de passage de prestataires et de travaux. Le petit bonus : la capacité d'avoir le coût de chaque tâche et donc d'avoir un budget prévisionnel partagé entre copropriétaire et le syndic.
3. Garder un historique à l'échelle de l'immeuble. Combien de fois des propriétaires ont été en difficulté pour retrouver ce qui avait été fait par une entreprise une ou plusieurs années auparavant? Désormais, les conseils syndicaux peuvent conserver leur historique de la même façon qu'ils ont le carnet d'entretien de leur voiture.

Concrètement, à partir du site web ou de l’application mobile, Urbest permet de collecter des besoins ponctuels ou réguliers pour formaliser ces interventions et en assurer le suivi avec des prestataires réguliers. La plateforme permet de gérer les devis, la progression d’une intervention et de conserver des archives numériques a posteriori. Il n'est pas rare que des immeubles n’aient plus de plans ou ne savent pas quand les dernières maintenances de canalisations ont été faites. Le suivi digital vise à combler ces manques d’informations afin d’être serein pour traiter la maintenance future.

Pas à pas, cette mise au digital permet de structurer l’information et emmène les copropriétaires vers la fiabilité et la traçabilité. Généralement, l’application est supervisée par le conseil syndical et le syndic pour suivre l’ensemble des interventions et services. Certains syndic peuvent fournir une traçabilité partielle des interventions mais il est préférable d’avoir une application indépendante pour ne pas être tributaire d’un syndic ou d’un autre.

Cette digitalisation des services à de nombreux avantages, tant pour le gestionnaire, le propriétaire que pour l’habitant. Tout d’abord, le fait de lister et d’avoir une visibilité sur la charge de travail d’un immeuble est un premier pas pour gérer méthodiquement ce qui doit être fait. Les données factuelles évitent les ambiguïtés entre copropriétaires qui sont source de conflits.

Deuxièmement, une collaboration plus fluide avec les prestataires d’un immeuble permet de s’assurer de la qualité du travail fait et de sa fréquence régulière. En l’absence d’interventions régulières, le risque est de repousser une montagne de travaux et l’ardoise financière qui va avec.

Troisièmement, les tâches collaboratives permettent de renforcer les services entre ceux qui en ont besoin (les résidents) et ceux qui peuvent les résoudre (intervenants/prestataires). Contrairement à des réseaux sociaux de quartier qui permettent de se partager un appareil à raclette, le suivi collaboratif sera moins festif mais aura le mérite de faire avancer des tâches dans l’intérêt de l’immeuble, de ses résidents et des propriétaires.

Enfin, les objets connectés qui arrivent sur les nouveaux projets ou les rénovations sont générateurs d’interventions. Sous forme d’alerte ou de suggestions, ils peuvent envoyer des signaux pour demander des contrôles.

En résumé :

• + de communication
• + de Réactivité
• + de satisfaction
• + d’information fiable

A quel moment se lancer dans un suivi collaboratif digitalisé?

Potentiellement à tout moment et de préférence quand les évènements sont calmes pour ne pas être dans l’urgence.

Les projets à venir de rénovation sont une bonne occasion de structurer des échanges ou lors de la renégociation de contrat avec un chauffagiste pour fixer le mode collaboratif à venir.

Au final, une assemblée de copropriétaires gagnera à passer au collaboratif pour réduire à court terme les charges et assainir les relations internes avec des échanges d’informations factuelles. A moyen terme, la visibilité des coûts futurs rassurera les potentiels acheteurs à la revente vis-à-vis des charges à venir.
Hugo GERVAIS fondateur de www.urbest.io

Télécharger gratuitement notre guide avec 5 idées pour instaurer une culture du facility management collaborative ici