5 principes à appliquer pour une bonne gestion du changement

Dans cet article, nous passons en revue les cinq principes clés à adopter pour gérer efficacement et durablement le management et la conduite de changement.

1_ Définir le pourquoi du changement

En l’absence d'électrochoc extérieur, la tendance est généralement de faire comme d’habitude et de ne rien changer. Toutefois, le fait de ne rien faire finit par se faire sentir sous différentes formes :

• besoin de rattraper son retard sur un ou plusieurs concurrents,
• une baisse de chiffre d’affaires ou de rentabilité,
• besoin de se mettre en conformité avec de nouvelles obligations
  

Identifier la source du changement vous aidera à orienter votre plan d’action et les moyens qui sont nécessaires à sa mise en place. Posez-vous les questions suivantes :

• Quelle est la situation actuelle ?
• Quelle sera-t-elle dans 5 ans si aucun changement ne s’opère ?
• A quoi ressemblera mon organisation si les changements que je souhaite se réalisent ?
  

Puis, livrez une analyse et établissez un diagnostic : quelles sont les implications pour mon organisation, pour mes collaborateurs et pour moi-même ? Répondre à ces interrogations vous permettra ensuite d’établir un plan d’action et de prendre des mesures en réponse aux décisions prises, comme de prévoir une nouvelle formation pour vos équipes à la suite d’une digitalisation de vos processus.

2_ Concevoir un plan et adopter une méthodologie

Le management du changement peut facilement être négligé : un manque de méthodologie influence directement le succès et les résultats des projets.

Ainsi, il existe différentes étapes à définir en amont de votre plan :

• la phase de cadrage ;
• l'analyse des impacts ;
• la définition de la stratégie ;
• puis la mise en place et la gestion du suivi.
  

Il est par ailleurs pertinent de désigner une personne où une équipe à la tête de la gestion du changement. Cette personne et son équipe dédiée auront alors pour mission de sécuriser le déploiement du projet et seront les interlocuteurs privilégiés en cas d'inquiétude ou d'interrogation de la part des autres collaborateurs de l'entreprise. Vous vous assurerez ainsi l’adhésion de toutes les parties prenantes, en établissant une nouvelle feuille de route adaptée aux spécificités de l’entreprise ou du calendrier des employés.

Par ailleurs, plusieurs types de méthodes de gestion de projet s’offrent à vous dont certaines s’avèrent plus pertinentes aux yeux de votre organisation et vos objectifs. Considérez notamment la méthode agile : elle estime que planifier la totalité de votre projet dans les moindres détails avant de le développer est contre-productif. En effet, organiser tous les aspects de votre projet peut être une véritable perte de temps, postulant que bien souvent, rien ne se déroule comme prévu. Des aléas surviennent et vous forcent à revoir vos analyses et votre planning. La méthode agile recommande de se fixer des objectifs à court terme. Le projet est donc divisé en plusieurs sous-projets. Une fois les résultats atteints, vous passerez aux suivants jusqu'à l'accomplissement de l'objectif final et le succès total de l’opération.

3_ Anticiper les résistances / s’assurer du soutien des collaborateurs

Il faut penser à la gestion de la conduite du changement dès la réflexion stratégique du projet. Cela passe par une cartographie précise de tous les acteurs de l'entreprise, puis par l'étude de chaque sous-population et de leurs caractéristiques, afin de définir qui sera et à quel moment, vulnérable face au modification de l'organisation.

Jeffrey M.Hyatt a identifié dans sont livre A model for change in business, government and our community (2006) le concept des personnes « Movers and Shakers » au sein d’une organisation.  Les «Movers et Shakers» sont les employés les plus influents qui permettent de donner plus d’ampleur à un projet de changement.

4_ La communication

Toujours selon Jeffrey M.Hyatt, aucune population de l'organisation ne doit être oubliée. La communication autour du projet a toute sa place dans la gestion de la conduite du changement. Ainsi, pour toucher tous les acteurs de l'entreprise, il suggère de créer un réseau interne et de l'animer. Cela permet de rendre les mutations au sein de l’entreprise concrètes auprès de tous les collaborateurs.

Il convient donc d'exprimer la nouvelle vision de l’organisation et de clarifier des objectifs avant de mener le changement. Les équipes de direction doivent aussi susciter le désir auprès des équipes. Et pour cela, ils doivent leur communiquer directement les avantages du changement et faire le lien entre les objectifs du changement et la vision globale de l’entreprise. Pensez à partager des petites victoires et les résultats concluants de précédentes conduites de changement. La preuve par l’exemple est un bon moyen pour convaincre vos collaborateurs du bien fondé et de la pertinence de votre démarche.

5_ Ancrer le changement dans la culture de l’entreprise

Le changement ne peut être ponctuel. C’est un mal nécessaire avec lequel il faut vivre et plutôt même s’habituer pour :

• être au niveau voire en avance sur votre concurrence,
• avoir des interactions modernes et en phase avec vos utilisateurs/clients,
• accroître votre productivité en utilisant les dernières technologies disponibles.

Ainsi, le changement doit devenir une véritable culture au sein de votre organisation.

Le changement doit prendre place progressivement et être porté au niveau de la direction de l’entreprise. Son rôle est de transmettre une vision claire de la direction souhaitée et des objectifs. Les équipes dirigeantes doivent soutenir de manière visible ceux qui font le changement (managers, collaborateurs, équipe en charge de la mise en oeuvre)

Des décisions de changement unilatéral, sans explication ni consultation, ne suscitent que peu d’intérêt puisqu’elles ne découlent pas d’une réelle motivation des équipes. Dans un tel contexte, les personnes qui se voient imposer des changements peuvent perdre leurs moyens, s’absenter régulièrement, quitter l’entreprise, ou au contraire s’approprier le changement à leur manière. Imposer un changement est donc la meilleure façon de voir votre œuvre jetée aux oubliettes.

La conduite du changement doit donc devenir une nouvelle culture d’entreprise, c'est-à-dire intégrée au quotidien et non pas comme un projet unique avec une fin.