7 Signes montrant que vous avez besoin d’aide pour votre gestion d’immeuble
Les gestionnaires d’immeubles font face à de multiple défis et problèmes au quotidien. Voici les 7 challenges les plus courant.
Combien s’appliquent à vous?
“Je suis en croissance mais avec de mauvais process. Mes tâches quotidiennes me prennent de plus en plus de temps.”
Solution possible: Peut-être qu’il est temps de se poser et de réfléchir en profondeur sur ce qui prend du temps, ce qui doit absolument être fait pour définir de nouveaux process simplifiés. Cela consiste à s’imposer une heure par jour de reflexion pendant une ou deux semaines pour arriver à un résultat qui fera gagner du temps.
“Je ne sais pas si les locataires sont satisfaits.”
Solutions possibles: Plusieurs façon d’y remédier. Premièrement, vous pouvez demander directement. La touche humaine sera appréciée. Deuxièmement, il est possible d’utiliser des systèmes de notation de service. Attention à ne pas spammer les utilisateurs ;) Enfin, vous pouvez avoir un mode de communication ouvert en récoltant les remarques ou suggestions afin de ne pas seulement communiquer pour résoudre les problèmes des locataires.
“Mes employés partent les uns après les autres à cause des conditions de travail.”
Solution possible: Si les employés partent, c’est un problème. Et c’est surement quelque chose que vous pouvez changer. Malgré le fait que ce soit peu agréable, demander franchement les raisons du départ permettra de réfléchir à l’amélioration des conditions de travail. En identifiant la cause, vous pourrez adapter votre grille de salaire, condition de travail ou un autre motif causant les départs.
“Les locataires se plaignent plusieurs fois de la même chose.”
Solution possible: Faites attention aux signaux faibles comme les secondes relance pour des demandes. Généralement, ce sera le manque de réactivité qui fera revenir les mêmes besoins encore et encore. Un bon suivi de la tâche et une approche proactive permettra de prendre les devant et d’éviter les critiques multiples. Pour aller plus loin, vous pouvez avec des outils d’analyses voir statistiquement ce qui revient le plus souvent et anticiper pour les trimestres à venir.
“J’applique le principe “pas de nouvelles, bonnes nouvelles”
Solution possible: Même si cette technique semble séduisante en première approche, elle ne manquera pas de vous revenir comme un boomerang dès que la situation se dégradera. Envoyer des petits messages utiles chaque mois ou trimestre. Cela montrera que vous pensez aux occupants de l’immeuble et pouvez vous rendre disponible en cas de besoin. La reconduction de contrat est plus importante lorsqu’aucun conflit ou point bloquant est présent au moment de renouveler un bail.
“Je suis hyper occupé et je n’ai jamais le temps de penser à ma stratégie.”
Solution Possible: Il faut se faire violence et se bloquer du temps pour réfléchir calmement, sans interruption, sans téléphone. C’est tout un art de distinguer ce qui est important de ce qui est urgent. Le général Eisenhower l’a résumé dans le tableau qui porte son nom.
“La recherche de données me prend la plupart de mon temps”
Solution Possible: Décomposer les recherches en plusieurs sous parties plus facile à gérer. Il existe désormais de nombreux outil collaboratif ou d’accès aux données qui permettent de simplifier la multitude d’information au quotidien. Comme un chercheur d’or au bord de la rivière, il faut que vous ayez les bons outils pour arriver rapidement à vos pépites.
Heureusement, il existe des remèdes pour regagner de la liberté face à ces problèmes du quotidien qui vous tire vers le bas et causent du stress. Une combinaison de process efficaces combiné à une communication active vous redonnera la maîtrise sur ce qui se passe au quotidien.
Cela commence par structurer la charge de travail auquelle vous faites face. Pour ça, vous pouvez mettre en place un helpdesk digital et gagner du temps immédiatement. Une fois que vous commencez à gagner du temps, vous pouvez être davantage pro-actif en communiquant plus souvent avec vos locataires. Vous pourrez ensuite anticiper leurs besoins et identifier les nouveaux services que vous pourrez leurs proposer à travers des analyses d’usage.
Pour en savoir plus sur la technologie pour surmonter ces défis, vous pouvez consulter www.urbest.io selon le type d’immeuble qui vous concerne.
Hugo Gervais