Alternative à excel pour suivre ses tâches

Comment suivre vos tâches sans tableaux excel.

Depuis l'avènement de l’informatique en entreprise, nous utilisons de nombreux outils pour tous types de tâches.
La gestion de tâches et de projets nécessite d’avoir un outil complet permettant de suivre clairement l’avancement d’une demande et de comprendre le contexte.

Dès 1985, Microsoft a tiré son épingle du jeu grâce à excel avec la première version sur Macintosh.L’affichage par onglet et la navigation de cellule en cellule via les lignes et colonnes a été facile à prendre en main.Ce tableur multifonction était et est encore utilisé dans de nombreuses entreprises pour la gestion de projet notamment.

Nous allons voir dans cet article les avantages et les inconvénients à l'utilisation d’excel ainsi que les alternatives pour votre entreprise. Et oui, il existe maintenant des applications simples d’usages qui permettent de s’affranchir de notre tableur préféré. Petit spoiler, Urbest fait partie de ces solutions. Toutefois, rendons quand même hommage à ce qu’Excel permet de bien faire.

1 - Les avantages d’excel dans la gestion de projet

Facile à prendre en main et simple d’utilisation avec l’utilisation du tableau pour compiler des données et des codes couleurs, excel s’est vite imposé comme un outil incontournable.
Le format sous forme de grille est très puissant avec la capacité d’écrire n’importe où et d’ordonner ultérieurement les informations par blocs ou tableaux. Pas besoin de savoir coder, il suffit de remplir les cases et appliquer des formules.
Grâce à la possibilité de créer ou dupliquer plusieurs feuilles, vous avez la possibilité de gérer votre projet et vos tâches de façon indépendante et faire correspondre des données de plusieurs tableaux grâce à des formules.

L’utilisation de liste déroulante, pour les utilisateurs les plus avancés, permet de mettre différents choix possibles pour une tâche.Sur ordinateur, l’interface permet de cliquer rapidement sur chaque feuille afin de retrouver des données. Les filtres et options permettent de trier les informations de chaques cellules mais avec certaines limites.

2 - Les inconvénients

Malgré toutes ces fonctionnalités intéressantes, il existe des inconvénients à l’utilisation d’excel pour la gestion de vos tâches.

Premièrement : la mobilité. Utiliser excel sur un téléphone est extrêmement laborieux en termes de navigation et d’ergonomie pour entrer des informations rapidement. Ce qui en fait un outil inutilisable sur le terrain, contraignant les utilisateurs à revenir à leur poste de travail avec les informations en tête afin de mettre à jour les données sur Excel.

Deuxièmement : l’ajout de pièces-jointes ou de commentaires. Un tableur n’est pas vraiment fait pour stocker des pièces jointes (photos, PDFs etc.)de l’information. Il est possible d’ajouter des liens vers des photos ou des documents, mais l’expérience utilisateur s’en trouvera affectéene sera pas exceptionnelle. De même, vous pourrez mettre un voire deux commentaires mais cela deviendra vite très brouillon et incompréhensible si une tâche mérite les annotations et clarifications de plusieurs personnes.

Malgré des fonctionnalités de suivi des modifications sur certaines versions, il reste très difficile de savoir qui a fait quoi et qui a changé quoi. L’absence d’horodatage que l’on retrouve dans des applications fait défaut.

Troisièmement : les notifications personnalisées. Un tableur collaboratif prévoit seulement des rôles en accès edition/visualisation. Les informations du tableur ne sont pas partitionnées. Ce qui fait que les notifications s’appliquent à tout ! Si vous souhaitez seulement être informé sur la progression d’une tâche ou du travail d’une personne, c’est manqué : vous aurez tout ou rien. Comme les gens préfèrent ne pas être spammés,spammé, ils auront au final peu d'informations sur la progression de ce qui s’est passé sur une tâche.  

Quatrièmement : Le déploiement. Il s’avère très simple dans la mise en place d’une feuille de suivi basique mais très complexe si vous souhaitez gérer les droits par onglet, utiliser plusieurs feuilles/onglets voir des macro pour refléter votre organisation quotidienne et prendre en compte les demandes ponctuelles ou planifiées sur l’ensemble de vos services.
En résumé, Excel a le mérite de lister des tâches facilement mais atteint rapidement ses limites en termes de suivi de la progression, surtout si des actions nécessitent des clarifications et interactions entre plusieurs personnes.

3 - La gestion de tâches collaboratives

Avec la démocratisation de l’utilisation du smartphone en entreprise, des start-ups ont conçu des logiciels mobile friendly (ce qui signifie que l’expérience utilisateur est aussi agréable sur ordinateur que sur mobile) qui s'avèrent beaucoup plus efficaces que leurs prédécesseurs comme excel pour la gestion de projet.
C’est le cas d’Urbest, une plateforme collaborative de suivi de services qui simplifie le suivi de tâches et la collaboration entre équipes.

Reprenons les défauts ou limites d’Excel : la difficulté à annoter et documenter au fur et à mesure, le manque de mobilité et la limite des notifications pour être informé au bon moment.

Le manque d’ergonomie : aujourd’hui, il n’est plus concevable d’avoir des applications incompréhensibles, complexes, avec une forte barrière à l’entrée pour les utilisateurs. Qui lit encore un manuel d’utilisation ?La fluidité et la facilité d’usage deviennent des facteurs différenciant dans l’adoption (ou pas) de solutions digitales. Les listes de fonctionnalités à rallonge font certes plaisir aux équipes achats ou d’ingénierie mais au final, pour les outils collaboratifs, c’est la facilité et la fluidité d’usage d’une fonctionnalité qui décidera si elle est utilisée ou non.

A ce titre, la capacité à créer facilement des tâches, à bien les contextualiser, à permettre de les annoter et de les compléter d’informations est un point crucial.

La mobilité comme gain de productivité. Depuis 2007 et l’arrivée de l’iPhone, les applications ont commencé à fleurir. Dans un premier temps pour le grand public puis à partir de 2015 en Europe, des applications professionnelles sont apparues dans les entreprises et se démocratisent vers 2020 avec la généralisation des smartphones au travail. Le point fort du smartphone est la mobilité. Cette capacité à rendre productif des moments qui étaient auparavant “perdu” : temps de transport, temps d’attente, temps de déplacement à pied... Ces moments peuvent désormais permettre de faire deux choses en même temps. De plus, les applications en mobilité font office de mini ordinateur sur écran et permettent de produire des informations, notifier, communiquer sans avoir à retourner à un bureau.
La notification comme un assistant. Les notifications offrent un beau potentiel en tant qu’assistant numérique pour être plus productif. Les premières notifications auxquelles nous avons été habitués sont les emails. Toutefois, de nouvelles notifications plus raffinées selon des règles de décisions à définir permettent d’être notifié au bon moment pour enclencher une action. C’est le cas par exemple si une tâche arrive à son échéance et qu’un rappel arrive un ou deux jours avant. C’est le cas si l’on est notifié quand une tâche progresse. C’est le cas si un travailleur peut choisir d'être notifié sur ses horaires de travail de 9h à 17h du lundi au vendredi.

4 - Passer d’Excel au suivi de tâches collaboratif

En résumé, Excel dispose d’une facilité d’usage pour le grand public pour remplir des cases mais se heurte à un plafond de verre triple : l’absence de mobilité, la difficulté à produire de l’information et a y accéder de manière collaborative et les notifications limitées.

Le suivi de tâche collaboratif y remédie en apportant de la mobilité avec un usage ergonomique et n'importe où. La capacité à contextualiser une tâche, à la faire vivre en l’alimentant de nouvelles informations contribue à résoudre des problèmes plus rapidement et du premier coup. Enfin, les notifications personnalisées et contextualisées offrent de nouvelles perspectives de gain de temps et de libération du temps de cerveau pour se délester de rappels ou tâches de relances.

Une question sur l'article ou un besoin de renseignement ? Contacter hugo@urbest.io

Inscrivez-vous ici pour recevoir nos derniers conseils.