Centre Commercial / Retail Park - Maintenance courante et gestion des prestataires : Comment assurer un suivi efficace au quotidien ?
Centre Commercial / Retail Park - Maintenance courante et gestion des prestataires : Comment assurer un suivi efficace au quotidien ?
Les centres commerciaux sont les ERP (établissement recevant du public) avec un des taux de passages les plus élevés, de ce fait il y a énormément de maintenance à effectuer.
De par leur statut d’ERP, de nombreuses règles sécuritaires s'appliquent à ces établissements et les équipes chargées de la maintenance et la sécurité doivent pouvoir intervenir efficacement dans son enceinte.
Un centre commercial ou retail park bien entretenu c’est l’assurance d’une expérience client qualitative et donc d’un client fidélisé. La bonne gestion aura donc un impact sur le développement, l'attrait et la rentabilité du centre commercial.
Nous allons étudier dans cet article les différentes façons d’assurer un suivi efficace au quotidien pour votre centre commercial.
La gestion quotidienne du site
Comme nous l'avons vu précédemment, la gestion quotidienne d’un centre commercial nécessite énormément de maintenance dont certaines opérations doivent répondre à des normes sécuritaires importantes dû à sa qualité d’ERP. La gestion quotidienne devra donc être impeccable afin de répondre aux normes sécuritaires de ce type d’établissement.
Une application collaborative comme Urbest aide les directeurs de centre et directeurs technique dans leur quotidien en assurant le pilotage de l'ensemble des interventions. Suivre, tracer, partager, relancer, tout est à portée de main avec l’application urbest.
Grâce à son ergonomie, la prise en main de l’application est très rapide : environ 30 minutes de formation suffisent pour être opérationnel quel que soit le niveau préalable de digitalisation de l’utilisateur. Sa disponibilité sur mobile permet aux équipes terrain de gagner en réactivité:
- Notification instantanée,
- Création et résolution de tâches en mobilité,
- Partage de l’information en temps réel (avancement, rapport d’intervention etc.).
De plus, urbest libère la communication entre vos prestataires et apporte de la collaboration au cœur de vos échanges. En effet, urbest permet d’effacer les silos qui pouvaient exister entre vos différents prestataires en leur proposant un seul et unique canal de communication. Ainsi l’information circule efficacement entre tous et toujours sous la supervision du directeur technique.
Par exemple, les tâches peuvent être créées par les agents de sécurité lors de leurs visites périodiques et sont transmises directement aux agents de maintenance le tout supervisé par la direction qui est en mesure de suivre l’avancement de la tâche grâce au dashboard de l’application.
L’ensemble des informations nécessaires à la résolution d’une demande sont soumises lors de son dépôt:
- Lieu (bâtiment, étage et zone de la demande)
- Catégories (le menu généralement utilisé est : maintenance, sécurité, propreté)
- Description
- Photos / Videos / Documents
Des commentaires peuvent être ajoutés au fil de l’eau si besoin.
Les agents recevant une demande précise seront en mesure de la résoudre plus facilement et plus efficacement qu’une demande par téléphone ou par email.
Enfin dernier point de taille, l’utilisation d’urbest par votre site (centre commercial ou retail park) vous permet d'être propriétaire de toutes vos données liées à la maintenance et à l'entretien de votre site.
Contrairement à la situation habituelle où les données sont stockées et archivées par vos prestataires externes (main courante, gamme de maintenance etc.) urbest vous permet d’être maître de vos données. Ainsi, vous êtes propriétaire de vos données et assurez leur continuité au fil du temps, peu importe le changement de prestataire.
Une vue “indicateur” permet le pilotage de vos données: l’affichage des données analytiques dans urbest vous permet de mettre en place des plans d’action et éventuellement de prévoir des travaux le cas échéant.
Les données Urbest contiennent :
- Le nombre de tâches réalisé
- Le taux de résolution
- Le temps de réalisation de chaque demande
Audit qualité : Suivi des tours de terrain
Afin de respecter les normes sécuritaires des ERP ou pour satisfaire les normes de qualité internes des entreprises de gestion, des audits et contrôles périodiques doivent être effectués afin de s’assurer que toutes les installations soient en conformité avec la législation ou que l’état du site est en accord avec la charte qualité interne.
Pour ce faire, Urbest fournit des check-lists pour faciliter la réalisation de vos contrôles. L'avantage des check-list Urbest réside dans leur simplicité d’utilisation.
Un fois la première version créée, l’ensemble des point de vérification sont rangés dans des section rendant la réalisation des tournée extrêmement simple:
- Si le point de contrôle est ok, je clic sur la case verte,
- Si j’ai une observation je clic sur la case orange et ajoute une photo et/ou un commentaire,
- Si je vois une non conformité, je clic sur la case rouge et ajoute une photo et/ou un commentaire.
A la fin de la tournée, je peux notifier l’ensemble des prestataire, créer les demande nécessaire pour un traitement ultérieur ou bien exporter mon rapport de tournée en PDF.
Au final les check-list vous permettent de conserver une trace de toutes les interventions et des contrôles réglementaires effectués.Ces archives peuvent être utilisées en cas de contrôle des autorités et être conservées par le centre commercial.
Ci-dessous une vidéo de l’utilisation d’Urbest par Advantail par Usine Center au nord de Paris.
Pour demander une démo de l’application et bénéficier d’un mois gratuit c’est ici
