Comment choisir son logiciel de GMAO ?

Le suivi des demandes et des interventions planifiées sont les préoccupations majeures d'un facility manager. Pour éviter de perdre trop de temps dans l'administratif des relances et du suivi des prestataires, il convient de bien s'équiper et au préalable de se poser les bonnes questions.

Un choix judicieux d’un logiciel de gestion de la maintenance pour vos équipements et votre organisation interne, représente ainsi un enjeu conséquent pour l’entreprise, quelque soit l’industrie ou l’activité considérée. Comment y répondre? Quelle solution? Quelle GMAO ou quelle plateforme collaborative de services ?

Le panel de solution est variée : ITSM, GMAO, Service collaboratif, ticketing... il est donc primordial de bien choisir son logiciel selon votre projet. Voici quelques indispensables pour prendre la meilleure décision.

Qu'est-ce qu’une GMAO ?

Le terme GMAO veut dire Gestion Maintenance Assistée par Ordinateur. C'est très vague et peut désigner quasiment ce que l'on veut dès lors que c'est un outil de productivité. Ce n'est donc pas l'idéal et il faut réussir à identifier les différences entre des vieux logiciels avec une mauvaise ergonomie des nouveaux venus généralement dans le Cloud avec une expérience utilisateur qui permet d'éviter d'avoir à lire des manuels.

Si l’une des premières fonctions d’une GMAO est d’apporter un suivi des interventions et des équipements, un logiciel de service collaboratif peut aussi être utile pour la vérification des services faits, la récupération du coût par tâche ou du temps passé. On se rapproche alors des outils de ITSM qui sont basé sur les Service Levels Agreement avec des calcul de délai pour appliquer des pénalités.

Les logiciels collaboratifs de services ou de GMAO peuvent couvrir des domaines variés tels que :

• La gestion d’équipements avec leur inventaire, leurs caractéristiques, leurs dates d’acquisition, …
• La gestion des maintenances de différents types (maintenance préventive, maintenance corrective, maintenance prédictive) avec la création de documents, de fiches d'intervention ou d’ordre de travaux.
• La gestion des stocks des magasins (quantités minimum acceptables, seuils de passation de commande, valorisation de vos stocks)
• La gestion des personnels et des plannings : temps passé, pointage
• La gestion et le suivi des coûts des interventions

Une meilleure organisation, une optimisation des temps pour une meilleure rentabilité, tels peuvent être les objectifs que l’entreprise doit viser lorsqu’elle met en place un solution logicielle. En ayant une vision globale et centralisée des flux et des données de l’entreprise, chaque professionnel et technicien de l'entreprise peut se gagner du temps sur des actions administratives et répétitives.

Identifier vos objectifs

La technologie des logiciels de maintenance assistée par ordinateur évolue aussi rapidement que nos smartphones : l’évolution de l’informatique propose des solutions qui vont du monoposte au réseau Intranet (ou Extranet) en passant par le réseau cloud pour un partage de l’information et des données plus facile. Il est donc possible de trouver un logiciel couvrant pratiquement tous les types de besoins, selon les problématiques envisagées de votre entreprise.

Une première analyse de votre entreprise s’impose, afin de choisir l’outil adapté à vos habitudes, vos techniciens et votre structure hiérarchique. Quelles sont les questions à se poser pour mettre en place un logiciel collaboratif de suivi de tâches ?

• Une recherche de l’amélioration de la productivité améliorée ?
• Une meilleure maîtrise des coûts ?
• Un partage des connaissances et des données?
• Une meilleure communication interne ?
• Une transparence des informations avec des tiers?
• Une amélioration de la satisfaction client ?
• Une recherche d’agilité et de rapidité à la mise en place ?

Une plateforme ou une GMAO pourra vous aider à atteindre tout ou partie de ces objectifs.

Dans votre organisation, vous pouvez identifier si vos pratiques entre collègues sont déjà collaboratives avec une information partagée ou bien si certaines personnes détiennent délibérément (ou pas) plus d'informations que d’autres collègues. Ce niveau de partage de l’information n’est pas anodin car les GMAO collaboratives ou en silos conviendront selon votre mode organisationnel.

Un logiciel permet de gérer des interactions entre des personnes et des équipements, il est essentiel de bien connaître son propre mode de fonctionnement interne avant d’investiguer les capacités d’une plateforme collaborative ou d’une GMAO.

Par exemple, si vous êtes dans un site très sécurisé, il pourra être opportun d’être en circuit fermé ou très contrôlé. Dans un contexte de service clients ou de collaboration avec des partenaires ou sous traitants, il est plus intéressant d’opter pour le collaboratif et d’avoir des interactions fluides entre personnes quel que soit leur organisation d’appartenance.

Parfois, dans une optique de transformation, vous pourrez faire le choix d’une solution qui bouscule vos pratiques habituelles pour aller vers davantage de digital ou de collaboratif. Dans ce cas, il convient d’avoir un responsable de projet qui chapeaute cette transformation car des réticences au changement apparaîtront. Plusieurs techniques existent pour maitriser sa transformation.

En définitive, une plateforme collaborative ou une GMAO peut vous permettre de transformer votre organisation à travers de nouvelles pratiques. Une telle démarche doit se faire sous l’impulsion de la direction, en coordination avec les équipes opérationnelles : cette introspection est essentielle, afin d’imaginer le meilleur modèle de GMAO et d’éventuellement adapter la culture de votre organisation à ces nouveautés.

Les essentiels d’une GMAO

• Fonctionnelle : un outil qui doit être fonctionnel pour vous, vos équipements et vos équipes, ne le sera sans doute pas pour une autre organisation. Il est important de connaître vos indispensables pour identifier la solution et rendre son utilisation pertinente.
• Intégrable : le logiciel GMAO doit pouvoir s’intégrer à votre système informatique actuel, ainsi qu’à la culture de votre entreprise. Plutôt un logiciel sur vos postes d’ordinateur pour un contrôle interne, une plateforme sur les smartphones pour plus de flexibilité? Assurez-vous d’avoir les ressources nécessaires pour intégrer la GMAO ou alors de prendre une plateforme suffisamment simple pour éviter les coûts de déploiement.
• Accessible : par nature, la GMAO doit offrir la possibilité aux utilisateurs d'enrichir une base d’informations et de données partagée, accessible depuis n'importe où pour répondre rapidement et efficacement aux demandes d’intervention.
• Ergonomique : chaque utilisateur, quel que soit ses compétences et son domaine d’activité, doit pouvoir s’approprier l’outil. Si une solution n’emporte pas l’adhésion de ses utilisateurs, quel est l’intérêt du logiciel ? L’ergonomie est clé pour obtenir un taux d’adoption élevé. Choisir la solution avec le plus de fonctionnalités ne suffit pas. Sans ergonomie, vous y laisserez des plumes ou atteindrez un taux magique de 10% d’utilisation... Votre investissement n’aura dès lors servi à rien, et cette solution n’en sera plus une.

Définir le planning

Pour optimiser l’implémentation et les premiers usages de ce nouveau logiciel dans votre entreprise, une méthodologie de déploiement s'impose au sein du service technique, des opérations et des parties prenantes.

1. Dans un premier temps, rédigez un cahier des charges simple qui décrira le job à remplir par le logiciel. Plusieurs fonctionnalités peuvent permettre d’arriver à un objectif. Par exemple, pour prendre des notes, cela est possible avec un cahier, un email, un dictaphone. D’où l’intérêt d’exprimer clairement vos objectifs : une GMAO, pour quoi faire ? pour qui ? comment, pour quel type d’utilisation ? pour quel résultat attendu ? Ce cahier des charges guidera votre réflexion vers une plateforme adaptée.
2. Ensuite, c’est la phase d’initialisation et de paramétrage : référencement du patrimoine et des équipements, inscription des utilisateurs et éventuellement référencement des services à mettre à disposition.
3. Puis, une phase de déploiement de la GMAO ou de la plateforme collaborative : la communication auprès des utilisateurs a une importance conséquente sur la suite des évènements. Elle doit susciter un intérêt auprès des équipes de votre entreprise, techniques ou non, puisqu’un nouveau logiciel affecte leurs habitudes et leur zone de confort. Si vous optez pour le collaboratif, votre capacité à partager une nouvelle solution dans l’intérêt de vos clients ou partenaires peut motiver à utiliser une nouvelle solution.

Études de cas : des résultats concrets grâce à la GMAO

Un exemple frappant d’implémentation réussie de GMAO est celui des établissements scolaires utilisant la solution Urbest pour simplifier la gestion de leurs campus. Grâce à une centralisation efficace des demandes, les responsables du patrimoine ont pu mieux coordonner les agents techniques et les prestataires, réduisant les délais d’intervention. Les équipes gagnent en visibilité sur les priorités, tandis que les utilisateurs finaux bénéficient d’une réactivité accrue. Ces résultats illustrent parfaitement comment une GMAO peut transformer la gestion quotidienne en apportant une organisation claire, une communication fluide et contribuant à l’amélioration globale des services offerts.

Comparatif des solutions disponibles sur le marché

Certaines GMAO, comme celles destinées aux grandes industries, privilégient des fonctionnalités complexes, tandis que des outils plus généralistes comme Urbest mettent l’accent sur la flexibilité et l’intuitivité. Urbest se distingue par sa capacité à centraliser les demandes de support tout en facilitant la collaboration entre les parties prenantes, à un coût abordable. D’autres critères tels que l’ergonomie, l’intégration avec des outils tiers, et le coût par utilisateur peuvent également être décisifs. Se reporter à la page tarification.

Innovations technologiques : l’avenir de la GMAO

Les dernières innovations, telles que l’intégration de l’Internet des Objets (IoT) et l’intelligence artificielle (IA), transforment profondément les GMAO modernes. Ces technologies permettent de surveiller en temps réel les équipements et de prédire les pannes avant qu’elles ne surviennent, réduisant ainsi les temps d’arrêt et les coûts de maintenance. Urbest intègre ces avancées pour offrir une gestion proactive, permettant aux équipes de maintenance de prioriser les interventions et d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Ces fonctionnalités de pointe positionnent les GMAO comme des outils essentiels pour répondre aux exigences croissantes en matière de performance et de durabilité.

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Mis à jour le 4 décembre 2024