Comment gérer son temps

Les différentes méthodes pour gérer son temps

La gestion du temps a une importance capitale dans la vie quotidienne ou professionnelle.
Dans le domaine du facility management, savoir gérer son temps permet d’accomplir plus d’interventions, de générer plus de chiffre d'affaires ou encore de libérer du temps pour se former ou préparer de nouveaux services.

Il existe plusieurs méthodes pour apprendre à gérer son temps, nous allons vous les présenter dans cet article.

1 - La To-do List

La plus connue des méthodes pour gérer son temps est sûrement la to-do list (liste de choses à faire en bon français).

Cette méthode permet de lister toutes les tâches à réaliser.
Afin d’aller plus loin avec cette to-do list vous pouvez également placer ces tâches dans un calendrier, cela vous permettra de:

• Programme un moment pour faire cette tâche
• Fixer une date d'échéance à votre action
• Définir une durée de réalisation

Même si les To-do list ont longtemps été réalisés sur papier ou post-its, nous avons maintenant des logiciels permettant de faire des listes de tâches avec des rappels intelligents et un partage d’information avec des personnes qui méritent d’être informées.
Par exemple, l’application Urbest vous permet de créer des tâches et de les suivre selon plusieurs critères, comme le type de tâches (administrative, maintenance, logistique…).Vous pouvez également ajouter dans la vue d’une tâche une photo, une description ou tout autre documents vous permettant de finaliser votre travail.
Une fois créée, vous pouvez positionner vos tâches dans le calendrier et changer le statut de progression.

2 - La technique Pomodoro

En complément de la to-do list, la technique pomodoro peut vous aider à rester concentrée et finaliser plus rapidement une tâche.
Mise au point par Francesco Cirillo dans les années 80, elle consiste à rester 25 minutes concentrer sur une seule et même action avant de faire une courte pause.
Après votre courte pause, repartez sur une nouvelle session de 25 minutes.

Après 4 sessions de 25 minutes, prenez une pause un peu plus longue afin de vous concentrer sur la suite.
Cette technique sera efficace si vous avez d’habitude du mal à vous concentrer ou si vous vous laissez facilement distraire par des éléments extérieurs.

Couplez a la to-do list en planifiant des tâches de 25 minutes, elle devrait vous donner des résultats rapidement et durablement.

3 - La matrice Eisenhower

La matrice Eisenhower à été inventée par Dwight David Eisenhower le 34ème président des Etats-unis.Cette technique vous aidera a coup sûr à améliorer votre productivité.
Afin de réaliser cette matrice vous allez devoir dessiner 4 quadrants comme ceux-ci.

Quadrant 1 : les tâches importantes et urgentes,

Quadrant 2 : les tâches importantes, mais non urgentes,

Quadrant 3 : les tâches non importantes, mais urgentes,

Quadrant 4 : Les tâches non importantes et non urgentes.

Tout l’enjeu est d’identifier ce qui est vraiment important de ce qui ne l’est pas. Ce n’est pas parce que quelqu’un vous dit qu’une chose est urgente qu’elle est importante…

4 - La méthode Getting Things Done

La méthode Getting Things Done ou méthode GTD a été inventée en 2001 par David Allen un consultant spécialiste de la productivité.

Voici les étapes de la méthode GTD :

Étape 1 : Collecter et établir une liste de tâches à réaliser.

A cette étape, ne cherchez pas encore à classer ou prioriser vos tâches.

Étape 2 : Traiter les taches.

Pour ce faire posez vous deux questions:

• Dois-je faire une action concernant cette tâche ?
• La tâche est-elle prioritaire ?

Si la réponse est non  → Supprimez ou mettez cette tâche en pause.

Si oui :

• La tâche prend moins de deux minutes → réalisez la tout de suite.
• La tâche prend plus de temps → étape suivante - La planification.

Etape 3 : Planifiez
Pour ce faire, vous pouvez utiliser la matrice Eisenhower ci-dessus.

Étape 4 : Suivre et traiter vos tâches.
Pour suivre et traiter les tâches vous pouvez utiliser la technique pomodoro ainsi que le tableau de bord Urbest cité précédemment.

En conclusion, une meilleure gestion réside dans le fait de trouver une organisation qui vous correspond et la mettre en place.

Choisissez la technique qui vous correspond le mieux afin d'être à l’aise et améliorer votre productivité.

Inscrivez-vous ici pour profiter d’un essai gratuit de votre to-do list Urbest.