Comment organiser vos travaux de rénovation ?

Organiser des travaux pour une rénovation nécessite une organisation parfaite.De la préparation jusqu’au suivi du chantier et des prestataires, une organisation claire et un planning bien défini minimisent les risques de délais et de malfaçons.

1 - Préparer vos travaux  

A l’image d’une construction,  une rénovation nécessite des documents et autorisations administratives quelle que soit la nature de votre établissement (ERP ou non).

Vous devrez obtenir plusieurs autorisations afin de mener à bien vos travaux, il en existe plusieurs types :

• Les autorisations de votre commune vous autorisant à rénover le lieu. Elles vous permettront de prévenir la mairie de toutes les modifications liées à la rénovation que ce soit en intérieur ou en extérieur.
  
• Des documents plus spécifiques devront également être joints à un dossier de sécurité selon la nature des travaux envisagés.

Si la rénovation des lieux nécessite par exemple de détruire des fondations comprenant de l'amiante, vous devrez fournir un audit suivi d’un rapport et un plan de désamiantage le cas échéant.
Vous pouvez télécharger les différents documents à obtenir selon le type de rénovation que vous souhaitez effectuer sur le site du service public compétent.

2 - Préparer votre charge de travail et le planning

Le succès de votre rénovation va reposer sur l’organisation des travaux ainsi que le suivi des prestataires et des tâches en cours.Vous pouvez pour cette étape vous doter d’un outil collaboratif comme Urbest afin de référencer les prestataires, leur assigner des tâches et les suivres.

Vu d’un calendrier Urbest pour le suivi des tâches et prestataires.

Un calendrier de tâches et d’actions vous aidera à planifier les interventions et visites de contrôle des organisme le cas échéant.Il vous aidera également à avoir une visibilité accrue sur les tâches à venir, en cours et finalisées.
Un tri par prestataire ou par type de tâches est également possible afin de limiter les erreurs.

Sans une bonne organisation, le suivi de votre chantier pourra se révéler impossible et vous causer retard et même perte de chiffre d'affaires.

3 - Le suivi des relances et la revue de chantier collaborative

Au fur et à mesure de votre avancement dans votre chantier de rénovation, plusieurs points sont à suivre au quotidien :

• De nouvelles tâches et actions vont apparaître au fur et à mesure de l’avancement des travaux. Vous devrez vous montrer efficace afin de les créer et les affecter en temps réel aux bons prestataires.
  
• Une fois vos tâches créées, vous pouvez les insérer dans votre dashboard afin de gérer les priorités. Dans de nombreux cas l’avancement des travaux peut être bloqué par une tâche assez simple et pouvant être traité rapidement.

Un tableau vous permettra d'éviter ce genre de déconvenue et retarder votre rénovation.

• Organiser des réunions de chantier et les rendre efficaces grâce à un suivi de tâches revue digitalement et de façon personnalisée.

La aussi, le format digital d’une application sera plus efficace et évocateur qu'un simple pdf envoyé à tous les prestataires lors d’une revue de chantier.

4 - Suivre les réclamations et les finitions en fin de chantier

Comme dans chaque chantier de rénovation, un nombre important de petites tâches et réclamations vont devoir être traitées à la fin des travaux.

Pour chaque finition, vous devrez être en mesure de traiter rapidement toutes ces demandes afin de ne pas empiéter sur la qualité de service.

Dans un tel cas, vous pouvez également vous doter d’un outil de suivi de tâches et des traitements de réclamation collaborative.
Si vous avez des utilisateurs (locataires, clients, occupants), vous serez en mesure de créer des réclamations pour eux-même qui seront instantanément envoyés à votre gestionnaire de chantier.
Les demandeurs pourront suivre en temps réel l’avancement de leurs demandes, ce qui vous permettra d'améliorer la satisfaction du service.

Au final un chantier de rénovation peut s'avérer compliqué à mettre en œuvre, néanmoins bien préparé et en se dotant des bon outils, vous serez en mesure d'être efficace et de limiter les risques de pertes de temps et d’argent.