Organiser votre Maintenance

Comment suivre vos tâches et interventions maintenance en ligne ?

Depuis longtemps l’organisation du travail est une priorité dans les entreprises et plus particulièrement pour les entreprises de maintenance.

Les reportings et la remontée d’informations aux gestionnaires immobiliers ont toujours été une priorité.Selon la méthode 6 Sigma, une bonne organisation a un impact direct sur le renouvellement du chiffre d'affaires, jusqu’à 10% de coût en moins pour les plus efficaces et au final une meilleure productivité pour les techniciens d’une entreprise.

Au fil du temps, de nombreux modes de fonctionnement se sont succédé afin d’organiser les tâches et les interventions des techniciens de maintenance.Votre priorité sera donc de mettre en place des processus pour vous améliorer afin d’atteindre vos objectifs efficacement et sans perte de temps.

Cet article aborde les avantages et les inconvénients des fichiers excel, des gmao, des rappels dans les agendas Google, les cahiers sans oublier les nouveaux outils collaboratifs qui façonnent un nouveau mode de travail en ligne.

1 - Les méthodes historiques

Bien avant l'arrivée du digital en entreprise, les problèmes d’organisation étaient déjà une préoccupation pour les chefs d’entreprises.

La qualité de service rendu aux clients a toujours été une priorité afin de pérenniser et optimiser l'activité.De tout temps, il a fallu suivre ses tâches afin de mesurer l’efficacité des interventions faites, les analyser pour ensuite définir des plans d’actions avec les clients ou donneurs d’ordre.

Les cahiers étaient et sont encore utilisés par de nombreux gestionnaires afin de garder une trace des tâches et interventions des techniciens de maintenance.   Dans le cas d’un plan de maintenance préventive, la programmation de tâches se fait aussi sur des agenda papier ou des tableaux afin de lister les interventions et les programmer dans le temps.Le reporting de l’intervention peut aussi être fait sur des fichiers aux format papier ou excel par les techniciens.

Malheureusement le format papier a ses limites et est abandonné au fil du temps par les entreprises, en effet la communication est difficile avec ce format, le papier étant assez personnel il est difficile de transmettre de l'information par ce biais.

Dans le cas d’interventions de maintenance critique, la sécurité des données est plus difficile à assurer et le papier ne permet pas d’avoir des rappels intelligents au bon moment.

Les reportings des techniciens sur papier sont dans certains cas également difficiles à comprendre, en effet chacun possède sa propre façon d’exprimer des informations et cela représente une charge de travail supplémentaire de trier les retours d’interventions de plusieurs techniciens.

Enfin, les analyses de données sont assez compliquées dans le cas où il faut compiler plusieurs cahiers et agendas différents sur un seul format.

2 - L’arrivé du digital

Dès l'arrivée du digital et la démocratisation de l’utilisation de l’ordinateur dans les entreprises, de nouveaux outils et logiciels sont apparus afin de gérer les interventions et les reportings pour les techniciens de maintenance.

L’outil numéro un qui nous vient en tête quand on parle d’organisation sur ordinateur est bien évidemment le tableau excel.

Fonctionnant comme un prolongement du cahier, il a séduit de nombreuses entreprises pour sa facilité d’utilisation et la possibilité de compiler les données facilement afin d’en faire des reportings.Parfois couplé à un autre outil comme google agenda afin de programmer les interventions, il a permis de gérer les interventions des entreprises.

Malheureusement la difficulté de l’utiliser en mobilité pour les techniciens qui ont toujours utilisé le format papier pour les rapport d’interventions a démontré les limites de cet outil.La difficulté de transmettre les informations en temps réel met en lumière les limites du tableau excel.

Afin de combler certaines de ces lacunes, plusieurs développeurs de logiciel ont développé les GMAO spécialisés dans la maintenance.La gestion, la planification ainsi que la gestion des équipements ont été largement améliorés par le logiciel gmao spécialisé dans la maintenance.Le planning d'une équipe est également mieux planifié grâce à un logiciel gmao.

Cependant le problème de l’accès aux données en mobilité via les formats mobiles n’a pas été résolu par les GMAO ce qui continue de créer des problèmes d’optimisation de la communication au sein des équipes.

Très peu de Gmao sont disponibles sur format mobile et encore moins en mode collaboratif de partage d’information. Les équipes souvent à l'extérieur sont obligées de rentrer au bureau afin de faire leur reporting d’opérations (= perte de temps).

De plus ces logiciels étant assez lourds, l’entreprise doit assurer la formation des utilisateurs qui peut être assez coûteuses, longues et ajouter un coût supplémentaire à un outil assez coûteux.

3 - La plateforme collaborative en ligne

Avec un objectif d’ergonomie et de simplicité pour les métiers de la maintenance et des services, des nouvelles start-ups comme Urbest ont développé des outils collaboratifs afin de combler toutes les lacunes de ses prédécesseurs.Le digital étant bien ancré dans les mœurs et le modèle “application mobile” privilégié dans notre vie quotidienne, il a fallu trouver des solutions afin de l’adapter au monde du travail.

Une application comme Urbest pour la gestion des interventions et la planification des plans de maintenance disponible sur ordinateur, tablette et mobile permet de structurer la charge de travail des équipes de terrain.

Cette évolution considérable permet de communiquer plus facilement et en temps réel avec ses techniciens en ligne. L’aspect collaboratif, c’est à dire le partage d’information contextualisé pour que chacun voit que ce qui est nécessaire fait gagner énormément de temps sur la préparation ou le suivi de tâches.

Le collaboratif et la mobilité permettent de franchir un cap vers des reporting précis et chiffrés, des interventions planifiées partagées, des actions de maintenance préventive avec notifications au bon moment ou encore des contrôles réglementaires grâce aux checklist intuitives. Le futur de la gestion de projet et de la maintenance est déjà passé à l’ère du collaboratif.Un outil comme Urbest étant plug and play il sera très facile à mettre en place dans votre organisation et a un coût beaucoup faible qu’une GMAO.

La facilité d’utilisation vous économisera également des coûts de formation pour vos équipes terrain.Vos objectifs seront également atteints plus rapidement.

Enfin nous avons pu voir dans cet article une rétrospective des outils et processus pour gérer et organiser votre maintenance, chaque époque ayant eu son outil de prédilection avec ses qualités et ses défauts.

Durant toutes ses périodes de nombreuses entreprises n’ont pas réussi à survivre en ayant adopté trop tard les nouveaux modes de fonctionnement.
L’organisation du travail impacte directement la santé financière de votre structure et sa capacité à payer de bons salaires, il sera dans votre intérêt de vous adapter plus rapidement que la concurrence.

Une question sur l'article ou un besoin de renseignement ? Contacter hugo@urbest.io

Télécharger gratuitement les 10 indispensables pour réussir votre plan de maintenance ici