Comment Urbest a transformé la gestion du Lycée LaSalle Pantin
Les revues annuelles avec les utilisateurs sont bien plus qu’une simple formalité : ce sont des moments privilégiés pour apprendre, s’améliorer et affiner notre compréhension de leurs besoins.
Aujourd’hui, plongez dans l’échange captivant que nous partage Théo, de l’équipe Urbest avec Williams F., le Directeur des Services du Lycée LaSalle Pantin.
Dès que je suis rentré dans le bureau, une énergie débordante et contagieuse m’a accueilli. Williams n’est pas seulement un directeur, c’est un passionné, un moteur du changement. Une rencontre qui promet d’être inspirante…
Une école en perpétuel mouvement
Bienvenue à LaSalle Pantin, un établissement de 9000 m² répartis sur 5 bâtiments accueillant plus de 1200 élèves, 70 professeurs, et une équipe technique et administrative. Dans les coulisses se trouve une équipe jeune et dynamique composée de 3 informaticiens, 2 alternants, 2 prestataires extérieurs en charge des infrastructures et une équipe de maintenance et de ménage. Enfin, le tout est orchestré grâce aux nombreux prestataires récurrents et innovants : maçons, plombiers, électriciens, informaticiens…
Williams me l’explique clairement : « En plus d’avoir une équipe jeune et dynamique, nous travaillons aussi avec des prestataires ingénieux, innovants et compétents. Il ne nous manquait plus qu’un outil pour structurer et gérer tout ça. »
Avant Urbest : une organisation un peu chaotique
Au début de l’entretien, Williams m’a confié qu’avant d’adopter Urbest, tout se faisait à l’ancienne : mails, messages, appels, discussions de couloir, notes éparpillées… et surtout, une charge mentale énorme pour lui et son équipe.
« Avant Urbest, c’était un peu le chaos en termes d’organisation. On recevait des demandes dans tous les sens, on perdait un temps fou à essayer de tout suivre, et on fonctionnait sans réelle visibilité. »
Il a ensuite enchaîné : « On avait l’impression d’être toujours dans l’urgence, de ne jamais vraiment maîtriser la situation. Il fallait se rappeler de tout, et ça en continu. C’était vraiment un casse-tête au quotidien. »
Résultat de tout ça ? Une organisation plutôt bancale, de nombreux oublis et un stress permanent au sein de l’équipe.
Le déclic Urbest
En quête d'une solution, Williams et son équipe ont donc exploré plusieurs pistes : documents Excel, rappels Apple, calendriers Outlook/Google Calendar, Freshdesk…
« Franchement, c’était pas assez adapté pour nos besoins. Trop rigide, trop compliqué, trop chronophage ou juste pas pratique pour notre quotidien. »
Puis, ils ont découvert Urbest :
- Un outil intuitif, utilisable sur PC et mobile.
- Un suivi clair et structuré des demandes.
- La possibilité d’ajouter des photos et commentaires.
« Dès qu’on a commencé à utiliser Urbest, on a directement compris que c’était ce qu’il nous fallait. »
Une implémentation fluide et rapide
Testé entre juin et juillet 2024, totalement adopté en septembre 2024 : le déploiement a été rapide et sans accroc.
« Honnêtement, tout s'est fait si rapidement et si simplement. Mes équipes et moi-même avons immédiatement adhéré à la solution. »
Et voilà comment Urbest est devenu un élément central de l’organisation et du projet de LaSalle Pantin.
L'effet Urbest au quotidien : Un outil qui a transformé l'organisation de LaSalle Pantin !
Aujourd'hui, Williams s’occupe de centraliser et disperser efficacement toutes les demandes vers ses équipes. Sur PC, il planifie les interventions et paramètre la solution. Sur mobile, les équipes créent des demandes instantanément et interviennent sur le terrain.
Les fonctionnalités préférées ?
- Le tableau de bord pour suivre, tracer et créer l’ensemble des demandes.
- Les indicateurs de performance pour mieux comprendre ce qui est fait et ce qu’il reste à faire.
- Mais surtout, l’ensemble du système ou “l’intégralité des fonctionnalités s’emboîtent et s’intègrent parfaitement entre elles”.
Et pour ajouter une touche ludique et pimenter l'utilisation, ils se sont même lancé un défi en interne :
« Qui résoudra le plus de demandes sur Urbest à la fin du mois ? »
Et c’est comme ça que le "Prix Urbest" est né 🏆
Un impact immédiat et tangible
Après 8 à 10 mois d’utilisation, Williams est catégorique et le verdict est sans appel :
- Un gain de temps colossal (« On sait tout de suite qui doit faire quoi. »)
- Une meilleure traçabilité (« Tout est centralisé, rien ne se perd. »)
- Une organisation et réactivité accrues (« Plus d’allers-retours inutiles, tout est carré. »)
- Communication améliorée (« Fini les oublis, fini le stress ! »)
« L’intégration d’Urbest a rapidement porté ses fruits, avec des améliorations notables en seulement quelques semaines d’utilisation. Nous avons rapidement constaté des progrès significatifs en termes de gain temps, de traçabilité améliorée, d’organisation optimisée, de réactivité accrue et de communication fluidifiée. »
L’envie d’aller encore plus loin avec Urbest !
Williams m’a déjà partagé des axes d’amélioration :
- Le suivi des équipements via des QR codes.
- L’implémentation de checklistes de rétroplanning pour la maintenance et l’informatique.
- La mise à disposition d’Urbest pour les demandes des professeurs.
- La création d’un PV de réception en PDF pour les travaux d’investissement.
Verdict : Urbest, une solution vraiment "game changer" !
A la fin de l’entretien, j’ai demandé à Williams s’il « devait donner un conseil à ses confrères, lequel serait-il ? »
Il m’a alors répondu : « L’application est au top, pas chère et vraiment bien conçue. Je recommande Urbest à 100% ! »
Et il va même plus loin : « Si Urbest cherche des ambassadeurs, sachez qu’on est partants ! »
La conclusion de Williams ?
« Ce qui est bien avec vous, c’est qu’on a l’impression que vous n’avez aucune limite pour la suite. Cela nous donne vraiment envie de continuer avec vous ».
« Que la simplicité reste votre maître-mot, comme il l’a toujours été. On ne pourra que vous encourager et continuer l’aventure avec vous.»
« Continuez à écouter vos utilisateurs, cela se ressent vraiment dans votre produit ».
Et vous, quand est-ce que vous testez ?
« Vous n’avez jamais entendu parler d’Urbest ? Je vous recommande alors fortement de faire votre demande démo sur leur site internet afin d’explorer tout son potentiel. » Williams F.