Comment Urbest aide à obtenir la norme FM ISO 41001

De nombreuses normes sont éditées afin de créer des cadres communs pour travailler. Depuis 2018, la norme ISO 41001 s’adresse aux facility management et à la gestion des bâtiments.

La norme ISO 41001 spécifie les exigences pour planifier, établir, mettre en œuvre, utiliser, surveiller, réviser, tenir à jour et fournir un système de facilities management (FM) documenté et intégré dans le contexte du management des activités opérationnelles d'un organisme et des risques associés.

Le périmètre d’'application de la norme dépend de facteurs tels que la mission globale et les politiques de l'organisme demandeur, la nature de ses activités, les produits et services ainsi que du lieu et des conditions de production.
Les normes ISO ne sont pas des lois et ne sont donc pas obligatoires.

Dans le Facility Management, la norme ISO 41001 permet à des entreprises de:

• Démontrer l’efficience et l’efficacité de leur facility management en rapport avec les exigences de l’organisme.
• Mettre en place une cohérence des exigences et des besoins de toutes les parties impliquées dans le processus de FM
• être durable dans un environnement hautement compétitif en apportant une plus-value à vos clients.
  

Pour les entreprises de Facility Management, le fait d'obtenir et d’afficher une norme ISO permet de se distinguer de la concurrence pour la conquête de nouveaux contrats de gestion.

Pour les Services internes de facility management, une méthodologie claire et partagée permettra d'améliorer la réactivité et la productivité du service, de clarifier les besoins et d'évaluer les méthodes d’analyse.

Parmi les prérogatives de la norme ISO 41001 figurent la planification des interventions, la collaboration entre les parties prenantes ou encore l’utilisation des données dans une démarche d’amélioration continue.

Nous allons nous intéresser dans un premier temps aux trois points suivants.

1 - La planification et la gestion des interventions

Avec son système de gestion de tâches, Urbest vous permet une gestion optimale des demandes et des interventions.

Toutes les demandes sont définies par une catégorie ainsi qu’un lieu dédié (bâtiment, bureaux, étages…)

Vous pouvez définir des tâches planifiées afin de ne pas manquer vos interventions récurrentes.

L’application permet également de créer des demandes instantanées en fonction des besoins, le calendrier présent sur le dashboard permet de planifier les interventions ainsi que définir une durée d’opération pour chacune d’elles.

Enfin il vous sera possible de définir une date d’échéance maximum pour chacune de vos demandes.

2 - La collaboration avec les prestataires

En plus de permettre une gestion optimale et efficace des interventions, le tableau de bord et le système de demande Urbest permettent une collaboration rapide et simplifiée entre les différents prestataires et vos équipes.

Chaque demande créée est liée à un demandeur qui connaitra la progression de sa requête. Ensuite, un ou plusieurs intervenants peuvent être affectés à une tâche. Selon les besoins, chaque utilisateur verra ce qui le concerne.

Le demandeur crée sa demande en remplissant les champs et notamment la description qui peut être accompagnée de photo, de vidéo, de document…

Il affecte ensuite le prestataire de son choix à sa demande qui reçoit celle-ci instantanément sur son smartphone ou par mail, améliorant ainsi la réactivité de l’entreprise. Une fois la demande acceptée, le prestataire a accès aux détails de la demande ainsi qu'à un fil de discussion qui lui permettra d'être en contact régulier avec le demandeur, de demander des détails si besoin ou encore d’ajouter ses propres informations et documents lors de la résolution de la demande.

3 - Les données d’intervention

Point important de la norme ISO 41001, la création et l’utilisation des données d’intervention afin de mettre en place un plan d’amélioration continu.

Les analytics Urbest sont précis et permettent aisément une analyse des résultats.

Ils se composent des détails suivants:

• Le nombre de demande réalisées par catégories
• Le temps de résolution moyen des demandes
• Le nombre de demande réalisé par mois/années
• L'évaluation par le demandeur de la réalisation
• Le temps passé par tâche
• La distinction entre tâche planifiée et demande corrective

Ces données sont générées automatiquement avec les interventions sur l’application. Elles vous permettront à coup sûr de mettre en place un plan d’amélioration pour fiabiliser vos processus, réduire vos défauts, améliorer votre prévention et au final mieux servir vos clients.
Ces données sont également utiles pour les entreprises souhaitant choisir des prestataires lors de renouvellement de contrat en ayant des données objectives sur la qualité de service.

Concernant les sociétés de prestation, les données vous permettront de mettre en avant vos résultats lors de ces mêmes renégociations.

Enfin ils vous aideront à obtenir la norme ISO 41001.

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