Coworking : Comment gérer ses demandes ?
Les coworkings peuvent connaitre des changements d’employés régulièrement. Les occupants étant des locataires / clients, la qualité de service attendue est élevée.
Les coworkings peuvent connaitre des changements d’employés régulièrement. Les occupants étant des locataires / clients, la qualité de service attendue est élevée.
Les gestionnaires de coworking doivent être efficaces dans le recueil, la gestion et le traitement des demandes clients car une insatisfaction répétée peut conduire à une fuite d’un locataire.
Garantir la satisfaction des membres d’un coworking est donc synonyme de loyer régulier et de réussite de l'entreprise.
Un gestionnaire de coworking aura plusieurs types de demandes à gérer :
- Les demandes locataires
- Les demandes et tâches planifiées
- Les demandes liées à un plan d’action
Afin de pouvoir traiter efficacement toutes ces demandes, un logiciel de gestion collaborative comme Urbest permettra à un gestionnaire de synchroniser locataires, prestataires et équipes internes.
Nous allons voir comment traiter les demandes avec Urbest dans cet article.
1 - Les demandes locataires
Les demandes locataires représentent les demandes qui vont être faites au jour le jour par les occupants du coworking.
La première étape pour un gestionnaire sera de recueillir ces demandes directement auprès des occupants. Un logiciel collaboratif comme Urbest permet aux occupants de transmettre leur besoin directement et instantanément aux gestionnaires selon un menu de services convenu à l’avance.
Grâce à un QR Code placé à des endroits stratégiques (machine à café, imprimante, local vélo…), les locataires peuvent effectuer une demande en moins de 30 secondes.
L’application permet au gestionnaire d’être instantanément informé via une notification push ou par un email. Les prestataires sont rapidement affectés à une tâche à faire et le triangle d’utilisateurs “gestionnaire, prestataire, locataire” peuvent échanger rapidement dans un fil de discussion.
Ce système permet au gestionnaire de coworking d'être réactif, d’éviter les doubles saisies et d'accélérer le traitement des demandes ce qui au final améliore la qualité de service pour les occupants.
En moyenne 1 à 2 heures sont économisées par jour grâce à l’utilisation de l’application Urbest pour les entreprises de service et pour les gestionnaires.
2 - Les demandes et tâches planifiées
Les demandes et tâches planifiées représentent toutes les interventions prévues à des intervalles réguliers pour des questions d’entretien ou de suivi réglementaire (extincteur, porte coupe feu, indicateur sortie de secours…).
Il peut s’agir d'entretien effectué chaque semaine ou encore de changement de code d’accès mensuel.
Une des fonctionnalités de l’application Urbest consiste à planifier des tâches en avance et d’y associer une récurrence.
La fonctionnalité tâches planifiées vous permet d'être sûr de ne pas oublier de créer la tâche à l’instant T. Cela vous décharge l’esprit et permet aussi de partager l’information avec les bonnes personnes si jamais vous êtes absent, en arrêt maladie ou tout simplement si vous avez un successeur à former.
Les tâches planifiées sont aussi très utiles pour les contrôles réglementaires liés aux contrôles obligatoires pour les Établissements Recevant du Public (ERP).
En effet, la législation impose des contrôles à intervalle régulier qui sont directement programmables via les tâches programmées Urbest. Enfin, le suivi des contrats d’entretien est possible via les tâches programmés, que ce soit les dates d'échéances ou les travaux programmées liées à ces mêmes contrats. Les prestataires peuvent même être pré-affecté et pré-notifié des interventions à venir.
3 - Les demandes liées à un plan d’action
Autres fonctionnalités intéressantes et liées aux deux précédentes, les check-lists de l’application Urbest.
Elles permettent de lister des contrôles réglementaires des ERP, des routines d’inspections à réaliser régulièrement ou encore des habilitations à obtenir ou faire passer. Tous les contrôles périodiques du coworking peuvent être réalisés simplement avec des check-lists. Autre avantage, lorsqu’un point de contrôle présente une anomalie, vous êtes en mesure de créer directement une demande de services et de l'affecter à la bonne personne en charge.
Avec cette approche d’inspection et de prévention, vous pouvez mieux controler les problèmes qui surviennent et moins vivre dans l’urgence.
Conclusion
Pour avoir un coworking rentable et qui fonctionne bien, vous devez anticiper votre charge de travail en préparant des tâches planifiées et certaines vérifications pour éviter de vivre dans l’urgence des dépannages.
Pour le reste des demandes qui viendront de vos locataires, un système collaboratif permettra de bien les informer de ce qui se passe et de les faire patienter même si des travaux trainent. Les locataires apprécieront votre transparence et cela montrera que vous faites tout ce qu’il faut pour que ça aille le plus vite possible.
Urbest à déjà fait ses preuves dans la gestion collaborative des demandes en étant déployé sur plus de 5.5m de m² et vous permettra de garder une qualité de service optimale.
Voici l'étude de cas de l’utilisation d’Urbest par CBRE et ENGIE sur le site Eqwater
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