Discussion avec Louis de Veron sur le travail hybride

Qu’appelle-t-on travail hybride et quelles en sont les spécificités ?

Louis de Veron : Le travail hybride regroupe deux aspects, la gestion du télétravail ainsi que la gestion de la venue des employés aux bureaux appelés flex office. Depuis le covid, nous avons eu l'émergence d’un nouveau paradigme : le télétravail. Aujourd’hui, il n’y a plus un lieu unique, mais des lieux multiples afin d'exercer son activité professionnelle.

La nature du bureau en tant que tel est en train de changer tout en étant essentielle pour la culture de l’entreprise, il se transforme en un lieu de rencontre et d’interaction entre les salariés. Nous ne venons plus au bureau pour traiter des emails, mais dans le but de rencontrer nos collaborateurs.

Les spécificités résident dans le positionnement que les entreprises vont avoir entre ces deux axes. La politique d’hybridation est composée par la gestion du télétravail et la gestion de l’occupation de l’espace.

Les spécificités diffèrent selon la culture de l’entreprise, certaines seront assez libérées dans la gestion du télétravail en laissant le choix du jour où l’on vient à la discrétion des employés, tandis que certaines encadreront la démarche avec des obligations de passage fixe.

Les mêmes spécificités se retrouvent dans la gestion du flex office avec des entreprises encadrant les zones alors que certaines laissent le choix aux employés de se positionner ou ils le souhaitent.

D'après mon expérience, le bénéfice de l’hybridation passe par le fait d'être agile, ce qui signifie permettre aux collaborateurs de s’organiser de manière souple.
Trop de contraintes peuvent supprimer les bénéfices du fonctionnement hybride, à titre d’exemple des jours fixes de présence aux bureaux peuvent empêcher à certains employés ayant besoin d'échanger de partager des moments.

Les entreprises qui ont démarré par un flex office de manière sauvage, ce qui a eu pour effet de freiner la productivité.
Des employés de services différents positionnés aux mêmes endroits ne peuvent pas s'échanger et ne profitent pas de l’apport collaboratif.Les entreprises commencent peu à peu à organiser le flex office avec des zones dédiées par service tout en laissant le choix des bureaux libres.

Est-ce qu’il y a un match entre Flex-office et bureau normal à plein temps ?

Louis : Non, car les sociétés les plus conservatrices continuent le télétravail et sont vouées à passer en flex office par la suite.

Le flex office est un mouvement de fonds et devient la norme, le prix du m² étant élevé dans les grandes agglomérations, il permet de faire des économies et d'aménager les espaces de l'entreprise. Le réaménagement est fait pour favoriser la collaboration et l'échange entre les collaborateurs durant leur présence aux bureaux.

Quel est le portrait robot d’une entreprise qui se met à un modèle hybride ? Comment sait-on si le flex-office est fait pour nous ?

Louis: Une entreprise qui accorde du télétravail sera en mesure à terme de passer à un modèle hybride.

Si elle accepte de donner de la flexibilité à ses collaborateurs, elle acceptera le flex office surtout s’il y a un enjeu financier. (prix de l’immobilier)
L’hybride redéfinit la façon de manager, il ne va pas de pair avec le micro management. Les entreprises adoptant le modèle hybride changent leur mode de management.

Le télétravail devient un acquis social et l'entreprise n’en proposant pas devient moins attractive sur le marché de l’emploi.

L’hybridation a besoin d'être encadrée pour la productivité afin de maintenir une ambiance collaborative, ne pas empiéter sur l'intelligence collective et garder un sentiment d’appartenance au sein de l'entreprise.

La présence d’un employé au cours de la semaine a un impact sur le reste de l'équipe et permet de maintenir une certaine cohésion de groupe et de la transmission d’informations.

Le télétravail est différent des jours de congés, car le choix du jour de présence dépend des collaborateurs à la différence du jour de congés plus personnel qui est défini de manière personnelle.

Comment le modèle hybride participe-t-il au bien-être en entreprise ?

Louis : La confiance apportée par le modèle hybride participe aux bien-être en entreprise, la suppression du micro management accentue la confiance et responsabilise les employés.

Les collaborateurs en confiance se sentent plus redevables et se donnent à fond pour l’entreprise.
Les entreprises comprennent peu à peu que les employés non-productifs en télétravail, n’étaient pas productifs en présentiel.

La qualité de vie des employés est largement améliorée et la vie personnelle est beaucoup plus compatible avec le modèle hybride.

Le gain de temps et la fatigue accumulée par les transports ne viennent pas interférer sur l’efficacité des employés.
Le travail à domicile dans certains domaines peut être un booster de créativité et les collaborateurs sont souvent plus productifs.

Quels moyens techniques et humains faut-il mettre en place pour un modèle hybride ?

Les moyens humains

Louis : La réflexion doit être globale au niveau de l’entreprise et de ses dirigeants car le changement du mode de fonctionnement affecte toute l'entreprise et notamment :

• Le lien entre les collaborateurs
• Le travail personnel de chacun
• Le lien manager/managé
• La nature du bureau
  

L’hybride est un changement de paradigme qui oblige l’entreprise à tout repenser.
Il doit y avoir une réflexion interne avec tous les acteurs de l’entreprise (RH, direction générale, représentant du personnel, manager de proximité…) afin de choisir le niveau de contrainte et d’évaluer la maturité de l’entreprise avant de choisir son modèle hybride.

Il faut également mettre en place un suivi et une récolte des données comme le taux d’occupation des bureaux afin d'améliorer les process, tous les 6 ou 8 mois. Le fonctionnement hybride met du temps à être mis en place afin d'être de qualité et va évoluer au fur et à mesure de la récolte des données.

Les moyens techniques

Louis : il est nécessaire de posséder des logiciels afin de passer et de suivre son modèle hybride au même titre que les logiciels de congés.

La nouvelle solution doit être connectée à l'environnement de l'entreprise notamment grâce aux IOT qui permettent de récolter des données bâtiments comme le taux d’occupation ou le nombre d'employés présents en temps réel dans les bureaux.

C’est le moment de vous faire plaisir : quels sont les bénéfices du modèle proposé par Hubtobee ?

Louis : Hubtobee s’adapte à toutes les cultures d’entreprise et permet d’accompagner les entreprises conservatrices aussi bien que les entreprises ouvertes vers un modèle hybride.
Nous permettons aux organisations de monter en maturité sur le flex office et la gestion du télétravail.

Le véritable point fort d’Hubtobee est son orientation très RH. Pour nous, une bonne gestion du flex office passe par une bonne gestion du télétravail en amont.

Dès lors que les collaborateurs sont organisés entre eux, que les managers sur le terrain ont un outil capable d'organiser leur équipe et de planifier les réunions et que les DRH possèdent des données fiables sur l’organisation, l’entreprise va pouvoir mettre en œuvre une amélioration continue.
Elle sera en mesure de mieux gérer et contrôler des indicateurs tels que le taux d'occupation des différents espaces, le taux de présence (combien de jours par semaine et quels jours), le taux des rencontres entre les membres des équipes (est-qu'ils se voient?), l'utilisation des services et les prestations au bureau (électricité, imprimantes etc). Ces ratios permettent alors de mettre en place un flex office intelligent, avec notamment la gestion des services tels que le parking, les repas…

Hubtobee peut accompagner tout type d’entreprises, que ce soit des PME de 200 personnes jusqu'à des grands groupes de plus de 7 000 employés.