Exemple de rapport pour le facility management

Pourquoi communiquer sur des chiffres ?

Dans le domaine du service et notamment du facility management, la relation avec le client a une importance capitale afin d’assurer la survie d’une entreprise de services.Communiquer des chiffres avec un client, c’est garder avec ce client une relation de confiance et la possibilité de mettre en avant vos résultats sans ambiguïté.

En effet, les gestionnaires immobiliers et les propriétaires apprécient d'avoir une vue hebdomadaire ou mensuelle sur un bon nombre de données parmi lesquelles :

• Le nombre de demandes des locataires par catégorie.
• Le temps de réponse et le temps de résolution
• Le nombre de travaux planifiés effectués
• Le nombre de travaux de conformité effectués et les travaux en suspens qui peuvent être en retard.
• Les devis d'achat, qui doivent être approuvés ou qui sont en cours.
• La consommation des énergies et fluides : électricité, gaz, eau.
• Le suivi du plan d'action s’il existe
  

Situation habituelle : Pas de chiffres ou plusieurs rapports éparpillés

Maintenant, faisons un point sur les pratiques courantes dans le facility management.Dans beaucoup d'entreprises de services, les rapports d’activité sont inexistants, ce problème de manque de données ne permet pas aux entreprises de mettre en place des plans d’actions ni d'amélioration de leurs services.

À long terme, cela peut être très coûteux pour une entreprise de ne posséder aucune donnée chiffrée car il manquera des archives et surtout l’entreprise passera à côté d’amélioration continue et de la possibilité d’identifier des mauvaises tendances avant que des problèmes s'aggravent.
Deuxième cas de figure, les rapports existent mais ils sont éparpillés entre les différents prestataires. Malheureusement il est souvent difficile de les récupérer et de les compiler afin d’en faire des rapport exploitables pour l’entreprise. Ou alors, c’est un boulot de fourmi que personnes n’aime faire et qui prend beaucoup de temps.

Comment avoir un seul rapport ?

Pour créer un rapport global possédant toutes les données techniques et de services, le gestionnaire des opérations doit impulser une démarche collaborative pour que les rapports de différents métiers se ressemblent et puissent converger sur un seul endroit.

Un gestionnaire doit donc faire en sorte de posséder toutes les données de fonctionnement de tous les prestataires.
SI vous commandez différentes prestations de services, il est important d’intégrer dans un cahier des charges l’obligation d’utiliser une application collaborative. Cela élimine automatiquement les multiples portails et évitera de se connecter à 10 outils différents.
Si vous voulez mettre en place un rapport unique, une application collaborative permet de fournir un rapport digital global et multi-métiers.
Une application comme Urbest pourra vous aider à mettre en place ce rapport digital en plus de centraliser toutes les demandes faites à vos prestataires.

Dans le dashboard de l’application, vous trouverez :

• Les tâches en cours, en attente, bloqués ou finalisés
• Les prestataires affecté à ces demandes
• Un calendrier pour pouvoir programmer des interventions

Un onglet d’indicateur permet de visualiser en un clin d'œil toutes les données dont vous avez besoin.Vous pouvez également exporter ce rapport aux formats excel si vous souhaitez le partager avec des prestataires ou même utiliser les APIs pour enrichir vos propres rapports si vous êtes un peu geek.

Exemple de rapport

Nous allons maintenant nous intéresser à ce que doit contenir un bon rapport pour le Facility Management.
Tout d’abord il va vous falloir mettre en place une récurrence dans la production des rapports, par exemple, à chaque fin de trimestre ou avant le 10 du mois suivant
Afin d’optimiser vos opérations et celles de vos prestataires, le prestataire aura généralement dans son rapport :

• Des statistiques visiteurs : nombre d’appels, nombre de services,
• L’analyse des incidents,
• Des statistiques de demande d’interventions,
• Le bilan des actions de communication réalisées,
• Le taux de satisfaction,
• Les faits marquants des mois écoulés,
• Un prévisionnel d’activité avec le plan d’actions.

En plus de ces bilans mensuel avec vos prestataires, un bilan annuel d’activité détaille les points suivants :

• Un bilan d’activité quantitatif et qualitatif,
• Les faits marquants de l’année écoulée,
• Une analyse des indicateurs de performance et de qualité,
• Le bilan du plan d’action et de communication,
• Un plan d’actions pour l’année à venir.

Comment bien démarrer :

Avant de se lancer dans des rapports, il faut produire des données. Pour cela, le meilleur moyen est de se doter d’application qui permettent de suivre l’actictivé, la satisfaction, les temps de traitement, etc.
Pour préparer des plans d’actions, vous pouvez aussi utiliser des checklists qui permettent de transformer des points de contrôle défectueux en tâche à faire. En faisant une analyse d’origine des tâches, vous comprendrez mieux d’où viennent vos défauts et vous pourrez améliorer en permanence votre travail et le service rendu.

Pour démarrer gratuitement et obtenir votre reporting automatisé, vous pouvez demander votre démo ici.

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