Pourquoi la gestion technique des bâtiments doit-elle devenir collaborative?

Intro

La gestion technique des bâtiments implique un nombre important de données et d’acteurs (professionnels ou particuliers). Le métier évolue aussi bien dans l'architecture que dans l’énergie ou pour les entreprises techniques. C’est pourquoi il est important de bien réfléchir à sa stratégie de maintenance et à la future méthode de gestion avant sa mise en place.

Les démarches collaboratives se sont développées ces dernières années avec de nouvelles applications, la standardisation d’échange de données, le développement de building operating system et l’amélioration de GTB.

Qu’est ce que la GTB ?

La gestion technique des bâtiments (GTB ou BMS en anglais pour “Building Management System") est un système informatique permettant de superviser l'ensemble des équipements et des services d'un bâtiment. Elle constitue le système d’information du bâtiment et est souvent utilisé dans le secteur de l’immobilier d’entreprise pour les surfaces de plus de 3000 m².

Ses missions principales sont:

• La surveillance des installations techniques c'est-à-dire assurer le bon fonctionnement, la sécurité et la disponibilité des installations. Pour ce faire, on utilisera des informations fournies par la GTB, à savoir des alarmes, des données graphiques, l’historique des interventions ou des tâches etc.
• La supervision : l’enjeu ici est d’assurer le confort des occupants en optimisant les coûts d’exploitation. Pour ce faire, on pourra utiliser des mesures, des comptages (relevé de compteur, taux d'occupation), ou encore programmation des équipements.
• Le suivi (principalement énergétique) : mesurer en détail les consommations du bâtiment et mettre en place un plan de suivi (mesure de l’efficacité énergétique, bilan, pistes d’améliorations...). Il pourra être mis en regard de l’objectif du client.

Quels sont les principaux équipements suivis?

C’est au choix de chaque entreprise, suivant sont projet et ses objectifs, de mettre en place le suivi des équipements qui lui importe. Des études préliminaires peuvent être nécessaires pour définir les équipements à suivre. On privilégiera les équipements impliqués dans la sécurité du bâtiment, puis les équipements énergivores, et enfin les équipements de confort.

On distingue différents type d'équipement:

• les équipements de sûreté (contrôles d’accès, alarmes, etc.)ƒ
• les ascenseurs
• les équipements liés au confort des occupants (chauffage/ventilation, éclairage, stores, eau chaude sanitaire etc.)
• les équipements informatiques, la bureautique et les réseaux.

Quelles sont les informations disponibles?

Suivant le niveau d’analyse voulu et le système de GTB choisi, les informations recueillies et traitées peuvent être différentes.

Les missions principales sont la gestion énergétique et la gestion de la performance mais pas seulement. En effet, l’ensemble des informations disponibles peuvent être centralisées pour permettre une meilleure gestion du bâtiment par le chef de la maintenance, à savoir le taux d'occupation, les informations de disponibilité des équipements (ascenseur, portique, portes automatiques), ainsi que les demandes de service ou d’interventions remontées par des usagers.

Des études approfondies, annuelles ou semestrielles permettent, en s’appuyant sur les rapports produits, de définir des plans d’action personnalisés.

Quels sont les utilisateurs et quelles informations échangent-ils?

Le nombre de collaborateurs à impliquer pour une gestion collaborative peut être important. Détaillons l’utilisation de chacun de ces membres.

1. Les utilisateurs simples : Ce sont les demandeurs, ceux qui déposent des demandes lorsqu'ils remarquent un problème ou ont besoin d’un service. Ce peut être des utilisateurs de passage, des employés, des hôtesses d'accueil ou assistant de direction, des office manager etc. Comme ce ne sont pas des professionnels de la maintenance, le système de dépôt des demandes doit être le plus simple possible. On évitera donc les formulaires complexes remplis de termes techniques et privilégiera un accès smartphone et une prise de photo directe.
2. L’équipe technique : Elle peut être composée d’un ingénieur de maintenance, d’un ou plusieurs responsable technique (chef d’équipe) et d’une équipe d'opérateurs. Ils utilisent la GTB dans leur travail quotidien afin de gérer l’ensemble de leurs tâches. Le responsable analyse la demande, suivant les cas il pourra échanger avec le demandeur pour demander des précisions. Ensuite il traite l’incident en l’affectant à une personne de son équipe suivant le corps d’état nécessaire ou le lieu de l’incident.
3. Les prestataires externes : Des prestataires externes peuvent être amenés à fournir des services pour le compte des clients. Généralement ils interviennent sur la base de contrats de maintenance, dédiée à un type d’intervention (CVC, ascenseur etc.) ou dans le cadre d’audit organisé par un bureau de contrôle. Leur travail consiste à intervenir ponctuellement, sur la demande du responsable technique ou suite à l'alerte émise par un équipement. Ils ont besoin d’information précise pour intervenir, c’est pourquoi leur donner accès à la GTB facilite les interventions.
4. Les managers : Directeur immobilier, directeur technique ou directeur patrimoine, propriétaires, ou Asset Manager ont besoin d’informations globales. Ils demandent des rapports réguliers et utilisent des tableaux de synthèse qui croisent des centaines de données afin de prendre les actions nécessaires à la bonne gestion du bâtiment. Un outil suffisamment performant pourra leur donner satisfaction sans développement ou intégration particulière.

Voir l’article : A qui s'adressent les outils de GMAO

Tous ces acteurs ont chacun leurs besoins, leurs objectifs, qui nécessitent un accès à l’information spécifique suivant leur métier. Une plateforme collaborative permet de centraliser toutes les données tout en offrant une segmentation satisfaisante pour donner à chacun l’information qui lui est nécessaire. A ce titre, le développement du collaboratif pour mieux produire et stocker les informations techniques devient un enjeu de fiabilité et de productivité.

C’est pourquoi il est important de s’assurer que l’outil choisi soit collaboratif: tout le monde doit avoir accès à l’information qui le concerne. Ainsi vous pourrez vous épargner la gestion des relances associées aux dépôts des demandes et superviser l’ensemble des données, demandes, services et réclamations.

Afin que tous les utilisateurs potentiels prennent en main l’outil il faudra s’assurer que la solution choisie propose une expérience utilisateur satisfaisante, ait un accès mobile et soit suffisamment simple d’utilisation pour convenir à tous les publics (sans formation).

Les point clés d’un outil collaboratif:

• Notifications disponibles pour informer les usagers,
• Pas de formation pour la prise en main,
• Gestion des droit utilisateurs,
• Accès web et mobile
• Segmentation de l’information suivant les métiers

Et le BIM ?

Le BIM (pour “Building information modeling” en anglais) est un ensemble de données partagées relatives aux bâtiments. Elle est généralement définie et mise en place par le chef de projet et permet la collaboration entre différents métiers (architecte, ingénieurs d’études, acteurs du BTP etc.) pendant la phase de conception et de construction (chantier / travaux) et jusqu'à la livraison.

Bien que le BIM soit principalement utilisé aujourd'hui lors des phases de conception et de construction, le BIM Gestion Exploitation Maintenance (ou BIM-GEM ) est de plus en plus populaire pour le suivi de l’exploitation et des travaux de maintenance. Il permet de mettre en production la maquette et l’ensemble des données produites lors de la conception. Ainsi les agents de maintenance sont équipés d’un outil complet et à jour de leur installation.

De plus en plus, les adeptes du BIM mettent en avant une méthodologie et une approche collaborative. Que l’on ait franchi le pas ou non, on constate que les fonctionnement collaboratif comme google doc ou des documents partagés sont de plus en plus répandus.

En effet l’utilisation collaborative et la centralisation des données confère une grande efficacité et permet donc de réduire les coups et les délais de projets de maintenance ou dans le cadre d’un chantier de rénovation.

Conclusion

L’avenir sera collaboratif ou ne sera pas! Les exigences client en matière de réactivité et de traçabilité n’ont jamais été aussi fortes de nos jours et les outils collaboratifs sont les plus à même de répondre à cette demande. En effet, impliquer les fournisseurs de services, les acteurs du btp ainsi que l’ensemble de vos usagers au sein d’une plateforme collaborative vous rendra capable de segmenter l’information et vous simplifiera votre quotidien.
Voir Comment préparer sa transformation digitale.

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