Qu’est-ce qu’un logiciel de GMAO?

Derrière l’expression compliquée GMAO se cache les mots Gestion Maintenance Assistée par Ordinateur. Ce terme assez vague initialement conçu dans le début des années 1980 avec les débuts d’usages pour la gestion de maintenance a depuis évolué.

A la question, “c’est quoi le logiciel de GMAO?”, il faut comprendre que le terme GMAO n’est pas lié à une marque mais à un concept de logiciel de maintenance ou à un logiciel de service. Généralement, les services concernées sont de la maintenance, des services techniques.

Les actions faite avec une GMAO se retrouvent dans l’industrie, dans l’immobilier et dans les structures ayant un volume d’interventions élevés qui nécessitent la mise en place de système numérique.

La GMAO au 21eme siècle

Le terme gestion maintenance par ordinateur devient presque obsolète aujourd’hui sachant que des intervenants réalisent de plus en plus leurs maintenance par smartphone ou tablette. Les concepts d’application ou de service dans le Cloud serait plus approprié. Néanmoins, le terme fait encore office de référence dans l’industrie et chez les professionnels de la maintenance.

Depuis le 29 juin 2007 et l’arrivée du premier iPhone suivi d’autres smartphones, les utilisateurs d’entreprises de maintenance sont passées dans un nouveau monde : celui de la mobilité. Auparavant, toutes les GMAO étaient conçues pour fonctionner sur un ordinateur. Avant 2015, l’outil GMAO n'intégrait pas la mobilité dans ses fonctionnalités et encore moins dans sa conception. Il a fallu attendre 10 ans pour voir la mise en place d’application mobile de gestion faisant le travail d’une GMAO mais avec une interface digitale.

Les solutions de logiciel GMAO pour l’industrie

La gestion d’équipements dans l’industrie est critique puisqu’une défaillance sur une chaîne de production peut coûter très cher voire même impacter des vies humaines. Le suivi des interventions de maintenance et du service est donc une préoccupation majeure d’un gestionnaire de site.

Concrètement, cela consiste à suivre des tâches à effectuer qui sont liées à des équipements (machines, outil, appareil de production). L’intérêt est de tracer une intervention faites dans la GMAO mais aussi d’avoir une visibilité sur les actions futures. La maintenance préventive contrôle le bon fonctionnement des équipements et évite en principe les pannes. En effet, les actions dans l’urgence (maintenance corrective) impacte plus fortement la production car l’interruption est par principe imprévu et bouscule les emplois du temps.

Les solutions de logiciel GMAO immobilier

De la même façon que l’on suit des équipements dans l’industrie, le secteur immobilier a lui aussi un certain nombre de tâches à suivre. Par exemple : les ascenseurs, les chaufferies, l’entretien CVC, les contrôles électriques et réglementaires. A cela s’ajoutent les interventions préventives dans le cadre de contrat. Le suivi des SLA (Service Level Agreement en anglais) indique la qualité de service attendu. En bénéficiant d’indicateurs, le suivi des SLA est facilité en terme de réactivité, de fréquence et de satisfaction.

L’activité de sécurité bénéficie aussi du côté mobile des applications. Les processus dans la sécurité nécessite de se déplacer et suivre des points de contrôle. Le personnel technique peut donc remonter des informations et donner un retour au personnel travaux qui pourra décider de la planification de tâches ou même d’un projet.

De la même façon que l’on suit un carnet d’entretien d’une voiture, la gestion maintenance assistée par ordinateur est la solution qui fait office de carnet numérique sur les travaux faits dans l’immeuble. Pour un propriétaire immobilier ou une entreprise, c’est un enjeu important car lors d’une vente d’immeuble, la capacité à justifier d’interventions préventives bien effectuées influencera le prix de vente positivement. C’est pourquoi la mise en place de données structurées est aussi importante.

Fonctionnalités logiciel GMAO

Dans la gestion de sites industriels ou immobiliers, on retrouve quelques thèmes récurrent :

• Le suivi d’équipement et de ressources
• La traçabilité de projet avec horodatage
• Un portail de demandes utilisateurs pour gérer les demandes correctives
• Un tableau de bord de données synthétiques

En option, la fonction “gestion des stocks et des pièces détachées” peut être nécessaire, en particulier dans l’industrie. Avec le développement de chaîne logistique performante capable de livrer dans la journée ou en moins de deux jours, l’utilisation d’inventaire ou de magasins pour de nombreux équipements commencent à se poser.

Les fonctionnalités nouvelles qui permettent d’aller plus loin sont les plans d’actions qui suggèrent des interventions à effectuer sur la base des données passées. Certaines entreprises appelleront cela de l'intelligence artificielle ou du prédictif. De manière simple, cela consiste à identifier les schémas d’actions qui reviennent souvent, d’en comprendre l’origine et de voir si certaines actions pourraient éliminer la création d’intervention corrective. L’analyse des données permet aussi d’espacer dans le temps certaines interventions qui sont planifiées trop fréquemment et qui au final coûte cher pour cause de sur-qualité.

Avantage d’une GMAO

Désormais, une équipe de maintenance peut suivre ses interventions n’importe où. Les données sont structurées dans l’outil de GMAO, la gestion des demandes d’interventions est tracée et les utilisateurs savent ce qu’il arrive de leur intervention quand ils demandent des services.

Une entreprise peut améliorer ses processus, mieux calibrer ses ressources et faciliter le travail du personnel technique. Le retour d’informations est meilleur et doit normalement réduire le temps de recherche au lieu de fouiller une boite email. Au final, la planification permet aussi de réduire le stress en anticipant un nouveau projet et évitant de faire les choses à la dernière minute.

Logiciel GMAO gratuit

La tentation du gratuit est souvent forte. Pour un usage limité, cela peut faire l’affaire. Lorsque l’on est dans un cadre professionnel ou avec plusieurs utilisateurs, de nouvelles contraintes apparaissent.

Les coûts de formation ou de spécification sont à prendre en compte. Les logiciels de gestion maintenance assistée par ordinateur gratuit ont souvent des limites en fonctionnalités et peuvent nécessiter des paramétrages spécifiques. Le temps à se former sur un système gratuit peut coûter plus cher en temps passé qu’une bonne GMAO avec une ergonomie simple et une prise en main rapide.

La plupart des logiciels de GMAO offrent une version de test gratuite. Le mieux est d’en tester au moins deux ou trois (comme pour une voiture ou une maison) et de voir celle qui fera gagner le plus de temps.

Enfin le traitement des données personnelles et des interventions faites peuvent être confidentielles. Un client souhaiterait probablement obtenir des garanties sur le traitement de ces données. Et comme le dit la phrase magique “si c’est gratuit, c’est vous le produit”, il est fort probable que vos données alimente un circuit de marketing.

GMAO et ERP

Pour des organisations suffisamment importantes pour mettre en place des ERP comme SAP ou Salesforce, il peut être demandé de relier les interventions de l’outil GMAO à la facturation. Dans ce cas, un lien entre un ticket d’intervention et un ordre de service fera l’affaire.

CMMS, CAFM ou GMAO

Ces termes désignent la même chose, les deux premiers sont anglais et désignent Computerised Maintenance Management System ou Computer Aided Facility Management.

Comment utiliser le logiciel GMAO ?

La mise en place d’une GMAO peu ergonomique peut soulever beaucoup de questions. L’accès aux utilisateurs, où cliquer, comment créer de nouvelles interventions, comment rajouter des équipements. Heureusement, les nouveaux logiciels qui viennent dépoussiérer les GMAO comme Urbest permettent d’éliminer ce genre de questions. Les interventions sont claire à traiter. Il n’y a pas trop de boutons et de choix possibles ce qui évite de se perdre dans une interface. Après tout, la règle de base en design est d’éliminer les points d'interrogations qu’un utilisateur peut se poser.

Pour aller plus loin :
Pourquoi mettre en place une GMAO ?
ERP ou GMAO ?
Comment choisir sa GMAO ?
De quoi doit être composé un bon outil GMAO ?
L’importance de l’UX dans un système GMAO ?