Gmao classique ou logiciel collaboratif Saas ?

En France,une des questions qui se pose très souvent en entreprise concerne le choix de logiciels professionnels, de CRM, d’ERP ou de Field Service.

Depuis l'adoption massive d’internet dans les entreprises, les logiciels de GMAO se multiplient. Qu’elles soient développées seulement pour l’entreprise, adaptée et installée ou encore en temps qu’outil Saas, toutes les entreprises, en particulier dans le secteur de la maintenance et des interventions se dote de solutions GMAO pour la gestion.

Avec la transformation numérique, la dématérialisation des process et des documents oblige les entreprises à se mettre à jour avec des logiciels performants.

Nous allons voir dans cet article quels sont les avantages pour votre entreprise d'équiper vos techniciens d’un logiciel saas avec un abonnement plutôt que de faire le choix de développer un outil spécialement pour la gestion de votre entreprise à l’image des anciennes GMAO. En effet, les temps de paramétrages complexes et longs sont coûteux comme des développements internes.

1 - Les GMAO Classique

Arrivés il y a une trentaine d'années au début de la transformation numérique, les gmao classiques pour la gestion de la maintenance et des services terrain disparaissent de plus en plus du parc informatique des entreprises.

Si le fait de développer un logiciel de gmao personnalisé à 100% pour votre entreprise peut vous paraître intéressant notamment aux niveaux des fonctionnalités il y a des désavantages à prendre en compte.

Le coût des ces outils sont souvent extrêmement élevés, notamment tous les coûts cachés sur le temps d’adaptation, de développement, de formation et de maintenance. En effet, développer une plateforme seulement pour votre entreprise nécessite une équipe de développeurs internes ou externes qui devra créer un environnement de A à Z.

Les heures de travail demandées par un éditeur de logiciel professionnel pour ce type de services ont un coût extrêmement élevé. (entre 30€ et 100€ l’heure).

En plus du coût de développement, le temps de celui-ci sera extrêmement long, il vous faudra plusieurs mois avant de pouvoir disposer de votre logiciel.

La maintenance des GMAO on-site est également un problème, en effet ces outils coûteux sont souvent utilisés plusieurs années par les entreprises. Il arrive que les employés présents au début de l’installation quittent l’entreprise et emporte avec eux la connaissance de l’outil créant de ce fait des pertes de données préjudiciables pour les entreprises. Si ces employés restent longtemps dans l’entreprise, ils peuvent même développer un biais en se rendant indispensable et cher en renforçant l’usage d’un outil pas forcément dans le meilleur intérêt de la société.

La formation devant être dispensée par l’entreprise de développement a également un coût par employé non négligeable qui représente entre 2 et 5 journées pour 1 000 à 2 500€. Cela veut dire que non seulement vous payez pour une formation mais en plus votre équipe d’intervenant qui est d’habitude facturée plus ou moins 500€ par jour va rien rapporter pendant 2 à 5 jours.

La flexibilité est également un gros problème des Gmao, souvent développés au début des années 2000 et avant l’ère des smartphones ne permettent pas de s’adapter aux nouveaux usages et équipements de travail, en particulier l’adaptation sur mobile.

Les utilisateurs ne pouvant les utiliser sur les supports mobiles les abandonnent peu à peu.

L’ajout de nouvelles fonctionnalités est également extrêmement difficile et le fait de faire appel à un éditeur pour cela est également très coûteux. Certains éditeurs n'hésitent pas à facturer des bailleurs sociaux 30 000 euros pour la moindre modification.

2 - Logiciel collaboratif Saas ?

Quels bénéfices possèdent les logiciels collaboratifs Saas (Software as a Service) pour votre maintenance et vos services ?

Le modèle Saas signifie que vous allez vous abonner à une solution à distance (en ligne via site web et/ou application mobile) plutôt que de posséder votre propre logiciel de gestion.

Les bénéfices des logiciels en Saas par rapport à une gmao sont nombreux.En premier lieu, vous réaliserez des économies en évitant de faire un investissement de départ.

En effet une solution comme Urbest pour la gestion de la maintenance et des  services ne nécessite aucun investissement pour démarrer et propose même un essai gratuit du produit afin de vous familiariser avec les nombreuses fonctionnalités. Le seul investissement consiste à faire un effort pour tester l’application ce qui est aussi simple qu’un compte Doctolib ou d’utiliser l’application La Fourchette.
Les logiciels Saas sont développés par des entreprises spécialisées dans le domaine où elle évolue et qui font de la satisfaction de leur clients leur priorité, cela signifie que les logiciels qu’elle propose évolue constamment et vous permettront de répondre à tous les défis futurs quel que soit votre secteur d’activité.

Les mise à jour régulière des fonctionnalités sans surcoût seront un point non négligeable par rapport aux outils classiques. Les avancées se font par version successives sans même que l’on s’en rende compte et sans période d’interruption.

Un logiciel Saas étant déjà développé, sa mise en place dans votre entreprise sera extrêmement rapide. Vos techniciens seront équipés et formés en quelques minutes pour les meilleures applis et en quelques jours/semaines pour les moins ergonomiques.
Les données numériques seront stockées de manière sécurisée dans le cloud. Généralement, vous pouvez y avoir accès à tout moment et même faire des extractions.
Cela vous économisera le coût d’un stockage on-site et la gestion de serveurs ou d’un cloud.

Les solutions saas utilisent des technologies récentes ce qui leur permet d'être disponible sur tous les supports existant à l’heure actuelle (Ordinateur,Mobile,Tablette).Les logiciels permettent également une liaison simplifiée avec un ERP ou d’autres produits existants afin de centraliser les données clients notamment.

Le partage de données ou le transfert de documents avec un client est souvent simplifié grâce à un logiciel SaaS collaboratif comme le fait Urbest pour la gestion de la maintenance et des services.


Finalement les logiciels collaboratif Saas ont très peu de désavantage et remplacent peu à peu les gmao classiques dans les entreprises pour la gestion de la maintenance et des services..Les processus de votre entreprise se verront améliorer au fur et à mesure de l'utilisation de ces logiciels et les données qu’ils vont vous permettre de récolter.

Ces solutions vous permettront également d'être plus performant et d'améliorer la gestion de la communication entre superviseurs, intervenants et clients.

Le tout digital peut parfois faire peur à certaines sociétés qui ont plutôt tendance à vouloir tout centraliser sur un ERP.Néanmoins, les choses changent et les utilisateurs se rendent compte qu’il est possible de combiner plusieurs de ces solutions comme on peut déjà le faire à titre personnel avec des applications de cartographie, d’email, de communication, de sport…
Les avantages du logiciel de gestion en Saas, la simplicité et la modernité des interfaces  contribuent à ce que ces vplateformes gagnent de plus en plus de parts de marchés.

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