Introduction au workplace management

A la fin du cours je connaîtrai :

• Le positionnement de l’environnement de travail dans les fonctions supports d’une entreprise
• Les missions d’un directeur de l’environnement de travail
• Les compétences utiles au métier
• Les acteurs partenaires de l’environnement de travail
  

Définition
L’environnement de travail, fonction support de l’entreprise au même titre que les RH, les DAF ou la DSI, fait partie intégrante des moyens de fonctionnement de la structure des entreprises.
Il désigne l’ensemble des conditions matérielles et humaines qui composent le cadre de travail et sont à même d’accompagner un travailleur dans ses missions au quotidien.

Lors de la recherche d’un nouvel emploi, une bonne qualité de vie au travail apparaît en 2ème position concernant les conditions les plus importantes, juste après les missions du poste. C’est généralement le deuxième centre de coûts des frais de fonctionnement d’une entreprise après les salaires.

Le périmètre de la fonction dépend souvent de la taille de l’entreprise et regroupe à la fois les fonctions d’hygiène, de sécurité, de logistique et dans tous les cas est une fonction garante des conditions de travail dans le respect de la loi.
Les missions aussi nombreuses que variées, en font une fonction mouvante et oblige à s'adapter en permanence pour répondre à des urgences (ex : dégâts des eaux, ampoule grillée), pour contribuer au bien-être des collaborateurs (climatisation, aménagement des locaux, proposition de services à l’occupant, …) et surtout organiser les espaces, prévoir et réaliser leur maintenance, assurer la sécurité des personnes et des biens, avec la meilleur valeur ajoutée possible.

Périmètre d’intervention

Chaque entreprise se façonne un périmètre plus ou moins étendu couvrant les services, l’immobilier, les contrats sans pour autant qu’il y ait un périmètre standard commun à tous.
Il y a plusieurs points distincts à prendre en compte pour définir l’environnement de travail.

Les points relatifs à la qualité de vie au travail (QVT) en lien avec l’Environnement de Travail :

• La température
• La qualité de l’air
• La luminosité
• Les espaces informels
• L'ergonomie du mobilier

Les aspects réglementaires de l'environnement de travail :

• L’hygiène et la Sécurité
• Traitement de l’air : CVC (Chauffage Ventilation Climatisation)
• Confort physique : nuisance sonore / olfactive, luminosité, …
• Sécurité : mise à disposition d’équipement (ex : défibrillateur), formation des ELS (équipiers locaux de sécurité), organisation des exercices d’évacuation, formations complémentaires (SST, incendie, sécurité routière)
• Mise en place d’un plan de prévention (ex : protocole sanitaire en cas de pandémie)
• Sûreté : contrôle d’accès, gardiennage, système anti-intrusion, …
• Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUER)
  

L'Évolution du positionnement dans l’entreprise de l’environnement de travail au fil du temps

Années 1980-1990

Les années 1980 marquent un tournant dans le changement des mœurs dans les entreprises et dans le mode de consommation des français.
La modernisation et l'électronique commencent à apparaître dans les entreprises françaises et avec elles, de nouveaux process et modes de fonctionnement.

Le toyotisme qui est une stratégie industrielle post-fordiste fondée sur l'absence de stock, la production en flux tendu de petites quantités, le « juste-à-temps » et une réactivité très vive au marché fait son apparition dans les entreprises françaises.

La culture du résultat est également de plus en plus importante ce qui favorise de nouveau maux encore inconnus à l'époque (stress, burn-out…)

La hiérarchie classique très verticale commence à être remise en cause et remplacée petit à petit par une hiérarchisation horizontale.
Les années 1990 ont accéléré ces changements avec la mise en place du marché unique européen et l’essor des ordinateurs. De nouvelles formes de société avec plus de liberté et de flexibilité pour les employés continuent à arriver et le temps de travail diminue.

A l’époque, les métiers de services généraux s'appelaient Economat ou moyens généraux ce qui traduit la vision comptable de la fonction.
Les personnes qui occupaient ces postes n’avaient pas reçu de formation spécifique mais étaient souvent choisies par opportunité (exemple : acheteur ou autre cadre à recaser en fin de carrière ou assistante de direction avec un sens du service très développé).

Il n’y avait pas de cahier en illimité et il fallait ramener son crayon usé pour en avoir un nouveau. La passation des marchés était nettement moins transparente qu’aujourd’hui.
La fonction était uniquement considérée comme centre de coûts et non comme un centre de valeurs.

Années 2000-2015

L’arrivée de l’ordinateur et d’internet a tout changé. Les méthodes de travail et l’organisation du “bureau” en ont été fortement impactées :

• Besoin de câblage, de réseau, de plus d’installations électriques et technologiques
• Nouveaux métiers, nouvelles organisations : besoin d’aménagements différents et de nouveaux services (imprimantes/copieurs, distributeurs divers, …)
  

Il a donc fallu aménager les espaces de travail en installant toute l’infrastructure pour que les employés puissent se connecter au réseau et être autonomes pour remplir leurs missions et leurs tâches. Les métiers de dactylo et de secrétaire se sont transformés en même temps qu'apparaissaient des nouveaux outils digitaux dans les différentes fonctions (ex : SAP pour la Finance) ou les SIRH (système d’information des ressources humaines).
L’environnement de travail a été en première ligne pour prendre en charge les projets de transformation des espaces et organiser la mise en conformité des lieux avec les nouvelles façons de travailler.

En parallèle, les Ressources Humaines, dans le cadre de leur politique d'attractivité et de fidélisation des collaborateurs, ont de plus en plus utilisés la qualité de leurs conditions de travail pour promouvoir l’entreprise dans les processus de recrutement.

Depuis 2015 …

À partir de 2015, le déploiement massif d’internet au niveau national conjugué aux nouvelles technologies et outils (ordinateur portable, tablette, smartphone) qui permettent de travailler à distance fait que la possibilité de télétravailler devient accessible, tangible en tout cas possible.

Les entreprises envisagent donc de mettre fin au bureau attribué et d’avoir recours au flex-office.
Le flex-office a pour objectif une meilleure utilisation, un usage plus dense de l’occupation des postes de travail en les partageant entre plusieurs collaborateurs. Sa mise en oeuvre est propre à chaque entreprise, à chaque métier.
Déjà avant la pandémie, la possibilité accrue de télétravail avait fait réfléchir les entreprises à l’optimisation des coûts d’exploitation de leurs espaces tertiaires et le flex-office était identifié comme une solution intéressante à explorer.

Et puis en 2020 …
La pandémie passe par là et la question de flex-office ou de télétravail ne se pose plus.
La réflexion des entreprises porte à présent sur l'organisation et la mise en oeuvre du flex-office tant au niveau des pratiques que de l'aménagement et bien sûr les discussions avec les instances représentatives du personnel pour en déterminer les modalités digitales (ou pas) à mettre en place pour que cette nouvelle organisation du travail soit gérée.

Cette organisation relève des responsabilités des Ressources Humaines et l’Environnement de Travail est l’Outil des RH pour la mise en adéquation des installations avec les accords conclus avec les collaborateurs et leurs représentants.
L’environnement de travail pendant la crise s’est révélé, au même titre que les personnels soignants, les agents d’entretien ou les caissiers, être un pilier essentiel du fonctionnement de l’Entreprise comme de la Société.

Au moment de la reprise d’activité, l’environnement de travail a du répondre à de nombreuses  questions afin de mettre en place les protocoles sanitaires : nombre de postes de travail , pour combien de personnes dans combien de mètres carrés, dans les salles de réunion etc.
Tout comme les DET ont mis en place ces conditions de sécurité, il a fallu les communiquer auprès de ceux qui allaient réintégrer ces espaces (plans, zones de circulation, limitation du nombre de personnes par pièce, …) et s’assurer les moyens du respect des consignes (distribution de masques, de gel hydroalcoolique, …)

En 2022

L’Environnement de Travail est à présent reconnu en tant que fonction stratégique pour faire vivre l’outil de travail clé pour toute entreprise que sont ses locaux et notamment dans ses locaux tertiaires.
Pour autant, le DET ne dispose pas encore des moyens essentiels pour remplir ses missions de manière efficiente et en particulier des informations de pilotage, à savoir un accès facile à ses plans et à ses données d’exploitation.

Cette difficulté d’accès à l’information est liée principalement à un défaut de digitalisation des données.
Au-delà de ce manque de digitalisation, l’accès aux plans a toujours été complexe  pour l’Environnement de Travail. D'une part parce que les plans générés par AutoCAD - solution conçue pour les architectes - nécessitent des compétences spécifiques et d'autre part parce qu'ils n'existent pas toujours ou sont obsolètes.

Grâce à l’essor des nouvelles technologies, il est à présent possible d’utiliser des solutions plus accessibles aux métiers de l’Environnement de Travail et avec un retour sur investissement important.
A présent, les solutions digitales que ce soient des objets connectés (capteurs, étiquettes digitales, …) ou des solutions servicielles (réservation, suivi de services collaboratifs, déclaration d’incidents, …) vont jouer les assistants de l’Environnement de Travail.

Cette révolution des pratiques est à associer avec une possible évolution de la fonction vers une externalisation encore plus avancée des fonctions de l’Environnement de Travail, y compris dans son management.

Ecosystème de l’environnement de travail

Les intervenants et leur mission.

• Le Facility Manager

Souvent avec un contrat de prestataire, le Facility Manager a un rôle essentiel dans l’organisation d’un contrat de FM car il doit veiller à la bonne gestion de l'ensemble des services attachés au site.

Le FM a un rôle étendu qui va de la gestion technique des installations avec de l’encadrement des prestataires de services (sécurité, propreté, accueil…) et peut aussi être amené à gérer les services généraux / l’environnement de travail.

Les missions du Facility Manager sont nombreuses :

• L’analyse des besoins de l'entreprise et la planification de la gestion des ressources;
• La définition des programmes d'entretien des espaces de l'entreprise, des structures et des installations;
• L’établissement des procédures et la surveillance de leur bonne application;
• La coordination des activités du personnel;
• La gestion des demandes et des besoins des utilisateurs sur le site, ainsi que la proposition de la mise en place de plans d’amélioration;
• Le contrôle du respect des normes réglementaires d'hygiène, de sécurité et d’environnement;
• Les reporting techniques et budgétaires à la direction ou auprès du client;
• La recherche des fournisseurs et sociétés externes à qui confier les activités d'entretien et soft services;
• La communication auprès des occupants et de la direction sur les interventions et changements.
  

L’Office Manager

L’Office Manager occupe un poste polyvalent dans une entreprise de taille intermédiaire (TPE / PME). Il est chargé de soulager son supérieur hiérarchique de certaines responsabilités telles que la gestion des services généraux ou la gestion administrative de personnel/prestataires.
Au quotidien, il est responsable du bon fonctionnement d’un bureau, de sa coordination et de sa supervision.

Les missions de l’Office Manager sont nombreuses :

• Le suivi administratif des différents services et des prestataires
• Le Traitement du courrier
• Réceptionner les appels téléphoniques
• Organiser l’agenda de la structure
• Préparer les commandes de fournitures de bureau
• Gérer le budget et suivi des appels d’offres

Les Directeurs de l'Environnement de Travail

Les Directeurs de l'Environnement de Travail (DET) sont les garants de la conformité des installations en regard des besoins organisationnels, métiers, santé et sécurité.

Derrière l’intitulé de DET se trouvent de nombreuses formulations correspondant à des situations propres de chaque organisation : directeur immobilier, directeur des services / moyens généraux, directeur de site, etc.

Selon la culture propre à chaque entreprise, le DET est aussi appelé « Facility Manager » lorsqu'il met en application un concept de gestion particularisée de l'externalisation ou de la sous-traitance de tout ou partie des fonctions « support », nécessaires au fonctionnement, à l'entretien, vérifier le bon état d'usage des salles de réunions et à la maintenance d'un ensemble immobilier en exploitation.

Ils sont en charge de  :

-  L’élaboration et la mise en œuvre de la stratégie de l’entreprise en matière de gestion du patrimoine immobilier et des services associés : maintenance des infrastructures, mise en œuvre de la politique de sécurité des biens et des personnes.

• Des équipes pluridisciplinaires salariées et de prestataires sur site.
  
• L’hygiène, la sécurité, l’environnement et le respect des règlementations et des normes
  
• Information des instances représentatives du personnel (CHSCT et DP) sur les conditions de travail (ex : m²/personnes, sécurité des biens et des personnes, protocoles sanitaires, …)
  
• Les achats hors production : achats de biens et des prestations (appel d’offres, négociations, contractualisation...).
  
• La mise en œuvre des différents services et matériels aux occupants afin que ceux-ci exercent leur métier dans les meilleures conditions (copieurs, distributeurs de boissons, conciergerie, services à l’occupant, …).
• La communication liée à toutes les actions menées par le département auprès de tous les collaborateurs de l’entreprise et des services connexes (financiers, juridiques, informatiques ...).

Objectifs du DET

Les Directeurs de l'Environnement de Travail (DET) sont impliqués dans la performance sociale, économique et environnementale de l'entreprise.

Ils sont en charge de veiller à l'application et au respect des réglementations environnementales et de mettre en oeuvre les moyens d'atteindre les objectifs fixés par l'entreprise pour maîtriser par exemple la consommation d'énergie, l'optimisation des espaces, etc.

Ils sont les garants de la santé, de la sécurité et de la qualité de vie au travail des salariés. À court terme en arrivant dans une nouvelle entreprise les principales missions du DET sont de mettre en place la gestion des services supports nécessaires au fonctionnement des différents métiers.

Un DET pourra de plus en plus s’appuyer sur des outils digitaux lui permettant de gérer les demandes et le suivi entre les intervenants internes ou externes.
A moyen terme il sera en capacité de créer une base de données et utiliser les indicateurs créés par toutes ses actions afin de procéder à l'amélioration continue de l’environnement de travail.

Perspective d’évolution

Evolution de carriere du DET ?

Après plusieurs années d’expérience, le Directeur de l'Environnement de Travail peut devenir responsable multi-sites ou encore évoluer en tant que directeur immobilier.

Cela peut aussi se traduire par une évolution du nombre de bâtiments ou de m² à gérer.

Le futur du workplace management

La digitalisation

Les nombreuses données créées grâce aux outils digitaux et aux informations des utilisateurs vont pouvoir servir à mettre en oeuvre des solutions appropriées pour chaque entreprise selon ses obligations, ses engagements et répondre à ses besoins de fonctionnement.

La fiabilisation des process avec des applications digitales évite les oublis et renforce l'efficacité des actions courantes tout en améliorant la qualité perçue des services rendus. A partir des données créées, les décideurs peuvent organiser des plans d'actions voire directement recueillir des suggestions par leurs outils digitaux. Il en découle une gestion plus personnalisée des organisations sur la base de leurs propres données.

Le collaboratif

La culture collaborative va continuer à se renforcer au sein des entreprises.

La hiérarchie verticale et les fonctionnements en silos vont devenir marginaux et symptomatiques des organisations n’ayant pas fait leur transformation numérique.

La qualité de vie au travail

La qualité de vie au travail des employés continuera à prendre de plus en plus de place et d'importance dans les organisations des entreprises.

Le volet écologique devrait aussi prendre beaucoup plus de place dans les années a venir.
L’environnement de travail est devenu un outil clé de la politique RH de recrutement et de fidélisation des collaborateurs.

L'amélioration de l’environnement de travail est maintenant une priorité pour les chefs d’entreprise qui voient à travers la satisfaction de leurs collaborateurs une meilleure performance de leur productivité.

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