Du terrain à la décision : comment l’IUT d’Évry pilote ses campus avec Urbest

Quand la gestion technique devient un levier de pilotage stratégique

À l’IUT d’Évry Val d’Essonne, la gestion du campus ne se limite pas à « faire tourner la machine ».
Chaque intervention, chaque équipement, chaque demande raconte une histoire : celle d’un établissement vivant, en activité constante, où la fiabilité des infrastructures conditionne directement la réussite pédagogique.

C’est dans ce contexte qu’Urbest s’est imposé comme un outil central, au service des équipes techniques, logistiques et de la direction. Un an après son déploiement, le constat est sans appel : Urbest a profondément structuré le travail quotidien et donné une nouvelle dimension au pilotage des opérations.

« Pour le pilotage, ça n’a pas l’air comme ça, mais Urbest a été hyper important pour moi et le reste de mes équipes.
Cela nous a permis de totalement structuré notre travail quotidien et de remettre de l'ordre dans nos différents services. »
M. Ngae, directeur de l’IUT

Avant Urbest : une gestion éclatée, difficile à piloter

Avant la mise en place d’Urbest, la gestion des demandes d’intervention reposait sur une multitude d’outils et de canaux : emails, appels téléphoniques, demandes papier, échanges informels…

Si l’engagement des équipes n’était pas en question, cette organisation rendait le pilotage complexe. Il était difficile de :

• Centraliser les demandes,
• Suivre précisément leur avancement,
• Prouver le temps réellement consacré aux interventions,
• Avoir une vision globale de la charge de travail,
• Tracer l’historique des actions menées.

En pratique, le travail réalisé était bien réel, mais souvent invisible, difficilement objectivable et complexe à valoriser auprès de la direction ou des instances décisionnaires.

Un outil ancré dans la réalité du terrain

À l’IUT d’Évry, Urbest est avant tout apprécié pour une raison simple : il colle à la vraie vie des équipes.

Les agents de maintenance, de logistique et de sécurité l’utilisent quotidiennement pour :

• Centraliser l’ensemble des demandes d’intervention,
• Planifier et prioriser les actions techniques,
• Suivre les équipements et les bâtiments,
• Documenter les interventions (photos, commentaires, historiques).

Résultat : moins de dispersion, plus de clarté et surtout une vision partagée entre les équipes.

« Urbest nous ramène à la réalité du terrain, avec des faits, des chiffres et des données concrètes. »
Mme Colin, ingénieure en techniques expérimentales de l’IUT

Des chiffres qui parlent… et qui protègent

En un an d’utilisation, plus de 3 500 demandes d’intervention ont été traitées, avec plus de 98 % de demandes résolues.
Ces chiffres, auparavant impossibles à consolider, deviennent aujourd’hui des indicateurs clés.

Dans un contexte où les budgets universitaires sont de plus en plus contraints et autonomes, chaque dépense doit pouvoir être expliquée, justifiée et argumentée. Lorsque surviennent des arbitrages budgétaires, des reports de travaux ou des remises en question de projets, disposer de données factuelles change radicalement la discussion.

Grâce à Urbest, les équipes peuvent désormais :

• Mesurer le volume réel d’interventions,
• Analyser les délais moyens de traitement,
• Objectiver la charge de travail,
• Identifier les périodes de forte activité,
• Valoriser le travail quotidien, souvent discret mais indispensable.

Ces données deviennent de véritables outils d’aide à la décision :

• Pour justifier des besoins en ressources humaines,
• Pour résister à une baisse de budget,
• Pour arbitrer entre internalisation et externalisation de certaines prestations selon leur fréquence.

« Avec Urbest, on ne dit plus “j’ai l’impression que”. On montre. »
« On est enfin capable de montrer vraiment tout le travail qui découle de chacune des interventions. »
M. Briand, responsable technique de l’IUT

Anticiper plutôt que subir

Urbest permet également de passer d’une logique essentiellement réactive à une gestion plus proactive.

Les équipes peuvent :

• Anticiper les pics et les creux d’activité,
• Mieux organiser les plannings,
• Planifier la maintenance des équipements lourds,
• Structurer les opérations techniques et les travaux de plus grande ampleur.

Cette capacité d’anticipation renforce la robustesse du service tout en améliorant le confort de travail des équipes, qui gagnent en lisibilité et en sérénité.

Un outil fédérateur pour une petite équipe très soudée

À l’IUT d’Évry, le service logistique est une équipe à taille humaine, où l’entraide est essentielle. Urbest joue ici un rôle clé : celui de socle commun.

Chaque demande est tracée, chaque action est visible, chaque décision est partagée. Les échanges (messages, photos horodatées) facilitent la communication, y compris dans les situations sensibles ou conflictuelles.

« C’est une base factuelle qui apaise les échanges et facilite la communication entre moi et mes équipes. »
M. Ngae, directeur de l'IUT

Points de vigilance : un outil puissant qui se prépare

Lors du déploiement d’Urbest, un vrai travail de fond a été mené avec les équipes pour :

• Bien qualifier les demandes,
• Structurer les catégories et typologies d’intervention,
• Paramétrer finement les bâtiments, sites et espaces,
• Harmoniser les pratiques.

Ce travail de paramétrage et d’accompagnement est un point clé de réussite : bien utilisé, l’outil devient un accélérateur de performance ; mal structuré, il peut perdre en efficacité. Cette phase initiale s’est révélée déterminante pour garantir la qualité et la fiabilité des données, renforcer la crédibilité des indicateurs et assurer un pilotage au plus proche de la réalité du terrain.

Bien plus qu’un outil : un levier de pilotage

Derrière son apparente simplicité, Urbest est devenu un outil de pilotage à part entière. Il permet :

• De structurer les processus,
• D’asseoir la légitimité des équipes techniques,
• De relier le quotidien opérationnel aux enjeux de direction.

Un outil discret mais essentiel, qui transforme la gestion technique en levier de performance, en traitant les espaces pédagogiques comme de véritables outils de production. Dans la perspective de l’ouverture de la Hall Technologique à des acteurs extérieurs, Urbest jouera un rôle encore plus central dans une logique de service combinant entretien, maintenance et expérience utilisateur.

Et après ?

L’IUT d’Évry – Val d’Essonne poursuit aujourd’hui l’extension des usages d’Urbest, notamment sur les zones techniques et les équipements spécifiques, avec une ambition claire :

« Continuer à faire parler les données pour mieux décider, mieux prioriser et mieux servir la communauté universitaire. »
M. Ngae, directeur de l'IUT

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