Entretien avec Keepeo, spécialiste des DOE numériques et de l’exploitation de ces données.

Hugo.Gervais : Les Dossiers des Ouvrages Exécutés existent depuis de nombreuses années, en quoi votre approche est nouvelle ?

Keepeo : Notre vision est d’apporter une solution digitale simple qui apporte de la valeur pour toutes les parties prenantes d’un DOE : Entreprises réalisatrice, Maîtrise d’œuvre, Maîtrise d’Ouvrage et Exploitants.

Avant, le sujet des DOE était clairement un point de douleur pour tous les acteurs d’un projet de construction.Les entreprises réalisatrices considérant cette tâche comme administrative et chronophage (mise en page, impression, etc.), les maîtres d’œuvre ayant de réelles difficultés à suivre l’avancement des entreprises dans leur production documentaire mais également à contrôler et valider des DOE remis sous clés USB ou encore sous format papier…

En cascade, les exploitants des bâtiments, utilisateurs du contenu produit dans les DOE nous ont remontés avoir du mal à retrouver les informations dans les DOE et bien souvent y trouver une information fausse (mauvaise version des plans, mauvaises fiches produits ou catalogue entier du fournisseur etc).

Keepéo permet aujourd’hui de guider totalement les entreprises dans la dépose des documents demandés, aux MOE de contrôler les éléments déposés au fil de l’eau et également d’avoir une visualisation globale de l’avancée du DOE grâce à des tableaux de bord et d’autres outils de relances automatiques.

Coté exploitant c’est l’assurance de retrouver grâce à un moteur de recherche par métier, zone, mot directeur, l’information désirée en quelques clics.Une solution qui permet de produire un DOE à forte valeur ajoutée, fiable, structuré, accessible et partageable simplement.

H.G. Jusqu'ici, l’usage des données est surtout pensé pour les maîtrises d’ouvrage pour la conception et la construction. Qu’en est-il de l’exploitation ?

K: En effet, la demande côté exploitation est très forte. Une donnée accessible facilement, fiable et partageable reste un des seuls moyens d’assurer les bases d’une maîtrise optimale de son patrimoine.

Les DOE remis sur Keepéo permettent aux exploitants d’avoir, sur la même plateforme, accès simplement et rapidement à une information documentaire fiable de leur patrimoine.Au-delà de pouvoir retrouver une information en un clic, le DOE digital permet de faire « vivre » les évolutions post livraison en ajoutant au DOE existant (qui est figé) les informations de maintenance ou de réhabilitation que peut connaître le bâtiment durant sa vie.

Keepéo, qui est totalement responsive, permet également le partage de l’information avec les équipes de maintenance sur site ou pour des consultations de marchés de maintenance par exemple.

H.G. : De nouveaux outils comme Notion permettent de stocker des données avec différentes versions et des accès personnalisés. En quoi Keepeo se distingue des solutions de GED collaborative ?

K: Keepéo va bien au-delà d’une simple GED collaborative dont nous intégrons bien évidemment les fonctionnalités standards d’accès personnalisés et de partage.

Notre plateforme est un véritable outil métier !La solution intègre des préconisations de documents pour plus de 50 corps d’états différents permettant de guider réellement chaque entreprise dans la réalisation de son dossier.

Dans un autre axe, la plateforme est prévue pour s’adapter totalement aux spécificités d’un chantier : Nombre de bâtiments, nombre de zone d’exploitation, etc.Le pilotage du chantier avec les tableaux de bords, la gestion du versionning des documents déposés, le workflow de validation, la mise en page automatique du dossier, le module dédié aux exploitants sont autant de caractéristiques qui nous distinguent d’une simple GED.

H.G.: Comment faire le lien entre le DOE et les intervenants du terrain ?

K : Les intervenants de constitution d’un DOE sont intégrés dès la création du dossier après échange avec la maîtrise d’œuvre pilote du DOE. Chaque acteur est invité à collaborer sur le projet et accède à un espace dédié où il n’a plus qu’à déposer les documents demandés dans la rubrique associée. La dépose du document génère une alerte au pilote du DOE qui doit valider la documentation déposée ou émettre un commentaire. Simple et efficace.Post production du DOE, l’exploitant à tout loisir de donner accès à ses collaborateurs ou prestataires sur tout ou partie du DOE. Ceux-ci y ont accès sur leur téléphone, tablette ou ordinateur de façon instantanée.

H.G. : Avec quelles solutions avez-vous vocation à vous connecter ?

K : Urbest bien entendu ! mais également tous types d’outils utilisés par nos clients.Notre politique est de jouer l’interopérabilité au maximum.

H.G. : Quel futur voyez-vous pour le DOE collaboratif ?

K : Le DOE digital collaboratif est voué à se développer rapidement sur les prochaines années aux vues des demandes actuelles. De notre côté, nous travaillons actuellement au rattachement automatique de la documentation à la maquette BIM mais également au développement d’un module Carnet Information du Logement.