Office Management : Gérer et suivre vos tâches simplement

L’office manager (ou service généraux) est un poste de clé dans de nombreuses entreprises. L’office management est une profession dite de back-office impliquant la création, la réalisation et l’amélioration continue des process de travail au sein d'une entreprise afin de maintenir voire améliorer l'efficacité et la productivité des équipes.

L’office manager peut contribuer au bien-être des employés au sein de l’entreprise notamment en :

• Planifiant et facilitant les réunions
• Réceptionnant les prestataires
• Organisant les voyages et l'hébergement du personnel
• Gérant le budget et les appels d’offres
• Gérant les stocks de consommables
• Assurant l’aménagement de l’espace de travail
• Gérant les équipes d’assistants

Avec un emploi du temps souvent très chargé et de nombreuses tâches à effectuer, le suivi et la réalisation en temps et en heure de ces tâches demeurent un des facteurs de réussite pour un office manager.

Comment récolter les demandes utilisateurs

Plus l’entreprise est grande et plus les demandeurs sont nombreux, plus la récolte d’informations peut être difficile pour les offices managers de l’entreprise.Les tableaux Excel et les emails/appels ne permettant pas de suivre convenablement et durablement les demandes de tous les employés. Heureusement, de nouveaux outils sont là pour aider dans le suivi de tâches.

Une application de suivi de tâches comme Urbest mis entre les mains de tous les utilisateurs de l’organisation permet aux utilisateurs de faire des demandes détaillées sur leurs besoins :

• Description
• Photos ou documents
• Catégorie de Service

L’office manager va recevoir toutes ses demandes en instantané grâce à la version mobile de l’application et sera en mesure de les traiter plus efficacement. Ensuite, c’est à la charge de l’office manager de prioriser les demandes, c'est-à-dire d’affecter des échéances et décider dans quel ordre les tâches doivent être effectuées.

Suivre les demandes utilisateurs

En plus de récolter facilement les demandes des utilisateurs, la plateforme collaborative Urbest permet à l’office manager de suivre facilement ces demandes grâce à un dashboard complet.

L’office manager sera en mesure de définir un état d’avancement sur chacune de ces tâches que le demandeur pourra également suivre en temps réel. A une époque où tout le monde s’attend à de l’instantanéité, la capacité d’avoir un fil de discussion devient un indispensable pour communiquer et informer des demandeurs sur ce qui se passe.

Générer des rapports d’office management

Comme toutes les fonctions supports, l’office manager va devoir ensuite rendre des comptes sur l’avancement de ces tâches et en fin d’année sur la volumétrie du travail fourni par équipe et par type de tâches.

Grâce aux applications, il est possible d’obtenir des rapports d’activité automatisés qui serviront de faire-valoir et permettront à l'entreprise et notamment aux RH et aux directeurs de l’environnement de travail de mettre en place des plans d’actions le cas échéant après analyse de ces rapports d’activité.

Une application collaborative comme Urbest génère de façon automatique ces rapports d’activité en fonction des demandes réalisées et de leurs caractéristiques.

Gestion des process et des vérifications

Enfin l’office manager peut être chargé des vérifications périodique d’équipement et de la vérification de l’application des process de l’entreprise.Si les check-lists papier ou sur Excel ont longtemps été utilisés pour suivre ces missions, beaucoup de problèmes se sont posés quant à leur utilisation sur le terrain (perte de données, mise à jour compliquée, perte de documents…).

Là encore, Urbest avec ces check-lists et ses données stockées sur le cloud permet d’épauler les offices managers dans ces missions.De plus, en cas de dysfonctionnement, il leur sera possible de créer une demande d’intervention qui arrivera directement sur leur dashboard.

Au final, nous avons pu voir dans cet article les bénéfices de l’utilisation d’une plateforme collaborative pour le métier d’office manager, les gains en réactivité et productivité se révéleront importants pour cette fonction support de l'entreprise et permettra à de nombreux offices manager de valoriser leurs tâches et leur savoir-faire.

Ci-dessous, la vidéo de l’utilisation d’Urbest par les équipes de Paris La Défense.

Pour obtenir un modèle de checklist gratuit pour l’office management, c’est ici.  

Pour une démo de l’application, c’est la.