Pourquoi mettre en place une GMAO?
Une productivité améliorée
La GMAO est une solution de gestion assistée par ordinateur, grâce à un logiciel destiné aux services de maintenance d'une entreprise afin de l'aider dans ses activités.
Le logiciel de GMAO est par nature conçu pour planifier et suivre l’ensemble des opérations de maintenance, ou encore d’opérer en maintenance corrective (soit en dépannage quand un dysfonctionnement survient), pour des demandes techniques voire administratives ou managériales.
En coordonnant toutes les opérations de maintenance dans un logiciel de GMAO ou dans une plateforme de services, on réduit considérablement les allers et retours d’échange entre équipes. La GMAO dans le cadre d’une maintenance préventive, permet d’éviter des dysfonctionnements de pièces et par conséquent, de ralentir l’activité toute entière. Envisageons le domaine des équipements biomédicaux pour le secteur hospitalier : les machines étant fréquemment assistées par ordinateur, une panne au mauvais moment pourrait mettre des vies en danger.
Autre exemple : dans une usine manufacturière, une machine en arrêt impacte la totalité de la production de l’entreprise, et les coûts liés à la perte peuvent être considérables. On devine alors toute l’utilité d’une solution GMAO dans le cadre d’une optimisation de l’efficacité des équipes et de l’activité.
Une transparence de l’information
L’outil de gestion assistée par ordinateur ou une plateforme de services permet de tracer et de suivre les demandes d’interventions : un membre du personnel ou utilisateur, signale un problème qui nécessite une intervention. Les demandes sont ensuite attribuées à un prestataire, qui signifie alors l’avancée de la résolution du problème.
Par définition, les fonctionnalités d’une GMAO collaborative offrent alors un partage des informations entre les différents gestionnaires d’un bâtiment ou d’une entreprise. L’accès à l’information se fait automatiquement et les données sont toujours accessibles 24h/24h. Les équipes de maintenance évitent les doublons et donc des coûts inutiles. Le personnel d’un bâtiment ne signale pas dix fois le même problème : la traçabilité et le traitement des informations est assurée, tant pour les prestataires, que pour les gestionnaires et les utilisateurs.
Cette transparence de l’information apporte un confort à un service technique mais aussi un véritable gain de temps. Une étude réalisée il y a quelques années disait qu’un gestionnaire passait 30% de son temps à chercher de l’information ou en produire… On voit tout de suite le potentiel de raccourcir les délais d’accès à l’information. Un prestataire peut analyser et s’enrichir des détails partagés par des collègues sur la demande de travaux (chat en direct, photo jointe à la demande …) Ainsi, il est plus facile de déterminer si le problème n’a besoin que d’un coup de tournevis ou bien s’il faut directement commander une nouvelle pièce.
L’aspect de contrôle est également important et le fait de pouvoir connaître l’état d’une situation est un gage de bonne foi de la part d’un prestataire vis-à-vis de son client.
Une structuration des données
Il y a fort à parier, si vous ne bénéficiez pas d’un logiciel GMAO pour gérer vos demandes d’intervention, que vos techniciens perdent un temps conséquent à récupérer, remplir, puis déposer leurs bons d’intervention papier, à écrire leur rapport, à obtenir le carnet d’entretien des équipements, à accéder à des notices d’emploi, à des plans, etc. La dispersion des informations constitue un frein majeur au bon déroulement de leurs actions.
Une GMAO centralise l’information de votre entreprise de manière simple et compréhensible offrant des outils pour produire des rapports répondant aux questions des services travaux et maintenance. Donc, une recherche prenant autrefois trop de temps dans les feuilles d’un énorme classeur s’effectue maintenant d’un claquement de doigts.
Une bonne GMAO ou plateforme collaborative limite la propension au désordre et encadre les interactions des utilisateurs. Grâce à quoi votre maintenance devient cohérente, précise et analysable.
Fidéliser vos équipes
Une gestion des tâches désorganisée et peu structurée ajoute une charge de travail supplémentaire à vos équipes : communiquer en vain, vérifier plusieurs fois de suite si l’intervention a eu lieu, chercher les informations manquantes … autant de charge mentale qui souligne l'importance de l’UX dans un outil GMAO pour débarrasser les utilisateurs de questions non essentielles.
Sans surprise, de bonnes conditions de travail sont primordiales pour fidéliser vos équipes. L’ergonomie et la praticité d’un logiciel facilitant leur quotidien peut très rapidement augmenter l’envie de travailler dans votre organisation au même titre que d’avoir des locaux accueillants.
Evaluer et corriger
Si vous ne pouvez pas mesurer votre activité, comment l’améliorer ? C’est une interrogation à laquelle un logiciel GMAO apporte une réponse, une solution et un système qui se veut durable. De plus en plus, les décideurs s’attendent à avoir des “call to action” c’est-à-dire des instructions qui découlent d’un logiciel pour suggérer de prendre ou pas certaines préconisations. A l’avenir, nous aurons probablement le choix entre des QCM que nous proposeront des algorithmes.
Parmi ses nombreuses fonctionnalités, la GMAO agit également en outil de reporting et produit des indicateurs sur un tableau de bord, qui sont particulièrement révélateurs de l’activité des équipes de maintenance ou de production: mesure de la réactivité des équipes de maintenance, nombre d’interventions réalisées dans un laps de temps défini, coûts d’une intervention …
Une gestion assistée par ordinateur permet également d’identifier les équipements à renouveler, les contrats de maintenance à reconduire, croiser ces informations avec des statistiques sur le coût des interventions passées : l’ensemble de ces données apporte de l’eau à votre moulin en temps réel, pour vous aider à prévoir les investissements nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise, comme une accroissement nécessaire de main d’oeuvre, une nouvelle stratégie managériale ou de nouveaux équipements plus modernes. Cette solution de gestion des données vous donne les clés pour ensuite mettre en place des améliorations continues.
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