Pourquoi utiliser un logiciel de facility management
Les services généraux ou facility management désignent l'ensemble des services nécessaires au fonctionnement normal d'une entreprise.
Les services généraux désignent l'ensemble des services nécessaires au fonctionnement normal d'une entreprise.
On peut citer comme activités : la gestion du courrier, les achats de fournitures, la maintenance et le nettoyage des bâtiments, l'entretien des espaces verts, la gestion des installations, des systèmes d'incendie, de sécurité, des droits d'accès, des énergies : électricité, chauffage, ventilation, climatisation.
Ces expressions désignent généralement une activité interne à une entreprise. Si ces services sont externalisés, le terme « multi-services » voire multitechnique est plus fréquemment rencontré, ou en anglais : « facility management ».
La numérisation du monde et des process en entreprise touche tous les secteurs/organisations et notamment le facility management. Il sera utile pour votre entreprise de vous équiper d’un logiciel (Saas collaboratif ou GMAO) afin de gérer tous ces services et intervenants, qu’ils soient internes ou externes.
Nous allons voir dans cet article, tous les bénéfices de l’utilisation d’une solution digitale pour le facility management (gestion des installations en traduction littérale).
Introduction : Quelles sont les principales prestations en Facility Management
Avant de rentrer dans le vif du sujet nous allons définir quels sont les types de prestations que vous allez devoir rencontrer dans le facility management.
Nous allons pour cela les séparer en deux groupes: le multitechnique (Hard FM) et le multiservice (Soft FM).
Le hard FM concerne tout ce qui a trait à l’entretien, essentiellement le M&E (mechanical & engineering) et la maintenance, avec une liste de prestations non exhaustive tel que:
a) L’ Entretien des actifs du bâtiments, appelé gestion technique ou "M&E" en anglais pour services mécaniques et électriques.
- La gestion de la climatisation
- La gestion des ascenseurs
- La dimension des espaces de travail
- La ventilation
- Les audits des bureaux de contrôle
- Les services environnementaux, tels que la gestion des déchets et le recyclage
b) Il y aura aussi dans le Hard FM, la maintenance de tous les équipements (ou actifs) mentionnés ci-dessus.
Le soft FM concerne tout ce qui a trait aux personnes et qui est intensif en temps de travail. Voici une liste non exhaustive des différents services :
- La restauration
- Le nettoyage
- La sécurité (contrôle d’accès aux bâtiments)
- La santé au travail
- La distribution du courrier
- Les services informatiques
Toutes prestations vont être d’une importance capitale dans l’exploitation de votre bâtiment.
Nous allons voir dans cet article l’utilité de posséder un système informatique pour la gestion de tâches ainsi que les rapports d’activités automatiques qui en découlent.
1- Fiabiliser les changements de prestataires
Lors du renouvellement des contrats de maintenance, la gestion des changements de prestataires dans l’immobilier et le facility management sont souvent des périodes difficiles car mobilisant beaucoup de personnes et un transfert d’habitudes, d’information et de savoir faire.
En effet si le prestataire actuel ne satisfait plus et n’est pas reconduit vous allez devoir en choisir un autre avec une nouvelle consultation de prestataires, des offres à analyser...
Bien souvent pour une entreprise non équipée d’une plateforme, les données sont directement chez les techniciens de vos prestataires qui ont leur propres outils. C’est un point de vulnérabilité.
Cela va entraîner des coûts supplémentaires à votre changement et vous forcera parfois à reconduire une entreprise dont les services ne vous satisfont pas.
L'intérêt de posséder vos propres logiciels va vous permettre de prévoir ces situations et de ne pas vous retrouver dépourvu, les bénéfices y serons nombreux:
- Vous économiserez du temps lors du changement d’entreprises
- Vous réduirez les coûts liée à l'opération
- L’intégration du prestataires sera plus rapide
Avoir une meilleure organisation vous permettra également d'être plus réactif et efficace.
2- Gagner en efficacité
Une plateforme collaborative pour le facility management et la maintenance comme Urbest aura de nombreux avantages pour votre entreprise et vos clients.Ces nombreuses fonctionnalités totalement personnalisables vont améliorer le suivi des tâches et des intervenants internes et externes pour un manager.
Le format mobile de l’application va permettre à vos techniciens de gagner en réactivité en recevant et renseignant les interventions directement depuis un mobile. Vos utilisateurs apprécieront un système mobile plutôt qu’un poste informatique au sous-sol!
Ces logiciels collaboratifs permettent une plus grande flexibilité que les anciennes GMAO, en effet ils sont plus facilement configurables et personnalisables et vous permettront une prise en main rapide.
En plus de la possibilité de les utiliser sur smartphone à la différence des gmao, la facilité de leurs prises en main vont feront économiser des coûts de formation lors du recrutement de nouveaux techniciens.
Une fois les paramètres configurer : (en 30 minutes avec Urbest)
- Bâtiment
- Service
- Utilisateur
- Technicien
- Équipement
Vous pourrez commencer à récolter des informations et données grâce à votre outil qui vous permettront de mettre en place plus facilement des plans d’actions et améliorer votre plan de maintenance.
Enfin selon votre secteur d’activité, la sécurité amenée par le fait de posséder son propre logiciel informatique Saas et ses propres données peuvent vous permettre de gagner des contrats et de vous démarquer de la concurrence.
3- Gérer vos tâches chronophages et vos rappels
Dans de nombreux cas concernant le facility management dans le secteur de l'immobilier, vous devrez gérer des nombreuses tâches administratives ainsi que des vérifications réglementaires.Avec un logiciel collaboratif ayant des fonctionnalités checklist ou interventions planifiées comme Urbest, vous pourrez être déchargé de ces tâches chronophages.
L'édition de facture directement depuis votre outils vous permettra également une meilleure gestion de votre comptabilité.
4- Analysez et utilisez vos données
Une fois toutes les informations bien remplies par vos techniciens.Un logiciel de gestion de tâches collaborative vous fournira énormément de données sur vos interventions à traiter.
La traçabilité des informations aidera à répondre aux demandes de vos clients, techniciens et prestataires.
Un logiciel comme Urbest vous fournira des informations croustillantes concernant les interventions de vos techniciens et notamment :
- Le type d’intervention
- La durée des interventions
- Des photos de celles-ci
- Le temps de résolution moyenne des interventions
Toutes ces données indispensables dans le facility management devront être utilisées et analysées afin d’en tirer le meilleur parti et vous permettront de trouver des solutions aux problèmes rencontrés dans le but d'améliorer votre travail.
Ces analyses vous permettront également d'établir des reportings plus précis à la demande de vos clients.
Les rapports d’activités automatisées Urbest en temps réel (voir photo ci-dessous) vous donneront toutes les informations nécessaires à la bonne gestion de votre exploitation.
L’intérêt de ce rapport en temps réel est qu’un manager peut discuter concrètement de ce qui se passe et comprendre pourquoi la réactivité ou la satisfaction sont à ce niveau.
5- Etre digital en ayant une approche de service moderne
Être seulement une entreprise digitale ne suffit pas, il vous faut suivre les nouvelles méthodes de travail continuellement afin de rester efficace et répondre aux attentes de vos clients.
En effet, toutes les entreprises dans le facility management utilisent des solutions informatiques, mais très peu utilisent un logiciel ou une application en phase avec leur temps. Les systèmes collaboratifs sont encore peu utilisés.
Les techniciens de maintenance sont bien souvent équipés de smartphone mais les utilisent dans le but de passer des appels et envoyer des sms pour faire des reportings.
Avec l'avènement des applications et les forfaits avec de la data illimité, vous pouvez vous permettre à moindre frais d’installer des logiciels de gestion collaborative directement sur les smartphones de vos collaborateurs.La mise à jour continue des fonctionnalités vous permettra de disposer d’un outil répondant continuellement à vos besoins et sans nécessité d'installations supplémentaires.
6- Organiser vos processus de travail
Les logiciels créés pour gérer les différents processus internes ou externes ont longtemps été basés sur des métiers.
Elles sont dorénavant axés sur des services à rendre à un client ou à un bâtiment.Ces nouvelles méthodes de travail donnent la possibilité d’un bien meilleur suivi sur le suivi d’équipements, d'objets ou d’inventaires désignés par l’anglais Assets traduit en “actifs” en français.
Le gestion en silo très hiérarchique de vos équipes et la relation entre manager et employés est également remise en cause par l’arrivée d'une nouvelle solution dans votre société.
Tous les utilisateurs équipés de la solution accèdent à l’information qui les concerne. Ils pourront créer des données utilisées pour vos rapport ce que certaines anciennes gmao ne permettent pas.
Contrairement à un outil traditionnel, cette gestion technique collaborative permis par un logiciel SaaS se différencie en impliquant toutes les parties dans l'amélioration continue ainsi que les processus internes et externes.
Enfin nous avons pu voir dans cet article l'intérêt pour votre organisation de posséder un logiciel de gestion collaboratif. Quel que soit votre domaine d’activité et plus particulièrement dans l’immobilier et le facility management, les données et le suivi des actions s'avèrent indispensable à une bonne gestion et pour améliorer vos processus.
N'hésitez pas à sortir des sentiers battus et utiliser de nouveaux outils, la traçabilité de l’information peut paraître compliquée à être mise en place mais sur la durée vous en retirerez des bénéfices pour votre entreprise et vos clients.
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