Réduire les coûts de la gestion locative

Les coûts de gestion locative (ou frais de gestion locative) sont les montants facturés par un administrateur de biens ou une agence immobilière pour assurer la gestion courante d’un bien mis en location.

Le plus souvent, ces coûts sont exprimés en pourcentage du loyer hors charges. Alors, que couvrent ces frais exactement ? Et surtout : comment optimiser ces frais sans perdre en qualité de gestion ? On vous explique tout, chiffres à l’appui.

Fourchette de marché des frais de gestion locative

En 2024–2025, les frais de gestion locative pratiqués sur le marché français se situent généralement entre : 6 % et 10 % TTC des loyers encaissés hors charges en fonction de la localisation, du type de bien, et du niveau de service.

Ce que comprennent ces frais :

Gestion administrative courante

• Encaissement des loyers et charges
• Envoi des quittances et relances en cas de besoin
• Révision annuelle du loyer selon l’indice IRL
• Suivi des paiements et gestion des impayés éventuels
• Règlement des charges de copropriété pour le compte du propriétaire

Un outil comme Smovin peut vraiment simplifier la gestion locative. En automatisant les tâches courantes, il vous aide à éviter des erreurs humaines et à libérer du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée.

Suivi technique (hors coûts de réparations et travaux)

• Organisation des réparations et des interventions en cas de problème (plomberie, électricité, etc.)
• Suivi des sinistres et coordination avec les assurances etc.

Un outil comme Urbest peut réellement améliorer la gestion des demandes d'intervention. En centralisant la communication entre locataires, gestionnaires et prestataires, il aide à réduire les risques d'erreurs et à améliorer la réactivité.

Gestion comptable et fiscale

• Production d’un relevé annuel pour la déclaration des revenus fonciers
• Aide à la déclaration fiscale selon le régime fiscal choisi

Autres frais qui peuvent être inclus ou non dans ces 6-10%

• Frais de mise en location (ou de relocation) : généralement facturés à part, à hauteur d’un mois de loyer TTC, réparti à parts égales entre le locataire et le propriétaire, conformément à la loi ALUR
• Assurance loyers impayés (GLI) : si elle est souscrite via l’agence, le coût s’élève généralement à 2 à 3 % des loyers TTC
• Frais de résiliation de mandat ou de clôture de gestion : parfois appliqués en fin de contrat, selon les conditions prévues.

Exemple chiffré pour un bien locatif à 1 000€:

• Loyer mensuel hors charges : 1 000 €
• Honoraires de gestion locative à 8 % TTC : 80 €/mois, soit 960 €/an
• GLI (si souscrite) à 2,5 % : 25 €/mois, soit 300 €/an
• Frais de mise en location : 1 mois de loyer TTC partagé entre le propriétaire et le locataire => 500 € à la charge du propriétaire

Soit un coût total annuel autour de 1 760 €, hors éventuels frais de réparation ou de travaux.

Le temps, facteur central de la rentabilité

Pour comprendre pourquoi les outils digitaux sont devenus essentiels dans la gestion locative, il suffit d’analyser le temps qu’un gestionnaire peut réellement consacrer à un bien tout en maintenant la rentabilité de son activité.

Supposons qu’un gestionnaire locatif facture 40 € de l’heure et qu’il perçoive 8 % du loyer mensuel d'un bien loué 1 000 € par mois.

Cela signifie que :

Un gestionnaire ne peut consacrer plus de 2 heures par mois à ce bien (80 € / 40 € de l’heure), sinon il travaillerait à perte.

Mais comment ces deux heures sont-elles réellement utilisées ? 

C’est ce que nous allons voir dans la partie suivante, en détaillant les missions courantes d’un gestionnaire.

Temps moyen consacré aux missions de gestion locative

🧾 1. Encaissement et gestion des loyers

Objectif : 15–20 min/mois

• Vérifier la réception du loyer, soit directement sur le compte bancaire soit via un logiciel de gestion automatisé
• Envoyer la quittance de loyer au locataire (souvent automatique mais contrôlée manuellement)

Temps estimé : 10 à 15 minutes/mois

🧮 2. Gestion comptable et fiscale

Objectif : 5–10 min/mois (moyenne annuelle)

• Tenue mensuelle de la comptabilité (préparation des documents pour l’exercice fiscal, vérification de la ventilation charges/loyers)
• Préparation du relevé annuel de gestion

Temps estimé : 5 min/mois (temps réparti sur l’année)

📞 3. Relations locataires

Objectif : 20–25 min/mois

• Répondre à une question sur la révision de loyer ou les charges
• Suivi d’un désaccord ou d’un petit litige (ex. : fuite lente signalée par téléphone)

Temps estimé : 20 min/mois

🛠️ 4. Suivi technique et maintenance

Objectif : 20–25 min/mois

• Coordination avec un plombier pour une intervention rapide
• Demande de devis pour une réparation mineure

Temps estimé : 20 min/mois (certains mois sans incident)

📤 5. Gestion des documents et obligations légales

Objectif : 5–10 min/mois

• Révision annuelle du loyer selon l’IRL (1x/an, réparti sur l’année)
• Suivi de l’attestation d’assurance du locataire, ou DPE en cas de renouvellement

Temps estimé : 5–10 min/mois

📆 6. Préparation / Relocation (ponctuelle mais lourde)

Objectif : 0 min certains mois, >2h sur d’autres (réparti sur l’année)

• Organisation des visites pour un changement de locataire
• Rédaction d’un nouveau bail, état des lieux entrant/sortant

Temps estimé : ~15 min/mois

Après avoir analysé la répartition des tâches réalisées par un gestionnaire locatif, comparons les chiffres et voyons l'impact positif lié à l'utilisation d'outils digitaux tels que Smovin et Urbest.

Tableau comparatif avec vs. sans l'utilisation d'outils digitaux

Des économies substantielles pour le gestionnaire : ce tableau montre que l’utilisation d'outils digitaux comme la combinaison de Smovin et Urbest permet de réduire considérablement le temps consacré à chaque bien.

• Temps économisé : 100 min – 67 min = 33 minutes/mois
• Surcoût évité : 33 min × 40 €/h = 22 € économisés par mois et par bien
• Économie annuelle : 22 € × 12 mois = 264 €/an par bien géré

En moyenne, l'utilisation combinée de Smovin & Urbest permet d’économiser 33 minutes par bien chaque mois.

Ainsi pour un portefeuille composé de 50 biens, le gestionnaire économiserait 13 200 €/an en temps, tout en maintenant sa qualité de service, grâce à l'automatisation et la centralisation offertes par Smovin et à la gestion et le suivi des tâches d'Urbest.

Tableau des gains en fonction du nombre de biens

Les économies réalisées grâce à Smovin + Urbest atteignent l’équivalent du coût mensuel d’un poste à temps plein à partir d’environ 270 logements gérés.

Les outils numériques comme Smovin et Urbest ne sont plus un luxe, mais une nécessité pour optimiser la gestion locative. En automatisant les tâches chronophages, ils permettent aux gestionnaires de gagner en efficacité tout en améliorant la qualité de service.

Les économies générées sont significatives dès quelques dizaines de biens gérés, et deviennent stratégiques au-delà de 200 logements. De plus, ces solutions rendent votre activité scalable, sans alourdir votre charge de travail.

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