Réduire les coûts de la gestion locative

Les coûts de gestion locative (ou frais de gestion locative) correspondent aux frais facturés par un administrateur de biens ou une agence immobilière pour s’occuper de la gestion courante d’un bien mis en location : encaissement des loyers, suivi des travaux, relances, etc. Ces coûts sont généralement exprimés en pourcentage des loyers encaissés hors charges.

Fourchette de marché des frais de gestion locative (en % des loyers)

En 2024–2025, les frais de gestion locative pratiqués sur le marché français se situent généralement entre :

• 6 % et 10 % TTC des loyers encaissés hors charges en fonction de la localisation, du type de bien, et du niveau de service.

🧮 Ce que comprennent ces frais :

Gestion administrative courante

• Encaissement des loyers et charges.
• Envoi des quittances et relances en cas de besoin.
• Révision annuelle du loyer selon l’indice IRL.
• Suivi des paiements et gestion des impayés éventuels.
• Règlement des charges de copropriété pour le compte du propriétaire.

💡 Conseil : Pour une gestion efficace des aspects administratifs et financiers, adoptez une solution comme Smovin, qui automatise les processus de gestion locative au quotidien et réduit les risques d’erreurs.

Suivi technique (hors coûts de réparations et travaux)

• Organisation des réparations et des interventions en cas de problème (plomberie, électricité, etc.)
• Suivi des sinistres et coordination avec les assurances etc.

💡 Conseil : Pour une gestion efficace des demandes d’intervention, adoptez une solution comme Urbest, qui facilite la communication entre locataires, gestionnaires et prestataires.

Gestion comptable et fiscale

• Production d’un relevé annuel pour la déclaration des revenus fonciers.
• Aide à la déclaration fiscale selon le régime fiscal choisi.

Autres frais qui peuvent être inclus ou non dans les 6-10%

• Frais de mise en location (ou de relocation) : généralement facturés à part, à hauteur d’un mois de loyer TTC, réparti à parts égales entre le locataire et le propriétaire, conformément à la loi ALUR.
• Assurance loyers impayés (GLI) : si elle est souscrite via l’agence, le coût s’élève généralement à 2 à 3 % des loyers TTC.
• Frais de résiliation de mandat ou de clôture de gestion : parfois appliqués en fin de contrat, selon les conditions prévues.

Exemple chiffré pour un bien locatif à 1 000€:

• Loyer mensuel hors charges : 1 000 €
• Honoraires de gestion locative à 8 % TTC : 80 € / mois, soit 960 € / an
• GLI (si souscrite) à 2,5 % : 25 € / mois, soit 300 € / an
• Mise en location : 1 mois de loyer TTC partagé => 500 € à la charge du propriétaire

Un enjeu de rentabilité

Pour comprendre pourquoi les outils digitaux sont devenus essentiels dans la gestion locative, il suffit d’analyser le temps qu’un gestionnaire peut réellement consacrer à un bien tout en maintenant la rentabilité de son activité.

Supposons qu’un gestionnaire locatif facture 40 € de l’heure et qu’il perçoive 8 % du loyer mensuel d'un bien loué 1 000 € par mois.

Cela signifie que :

Un gestionnaire ne peut consacrer plus de 2 heures par mois à ce bien (80 € / 40 € de l’heure), sinon il travaillerait à perte.

Mais comment ces deux heures sont-elles réellement utilisées ? 

C’est ce que nous allons voir dans la partie suivante, en détaillant les missions courantes d’un gestionnaire.

Temps moyen consacré aux missions de gestion locative

🧾 1. Encaissement et gestion des loyers

Objectif : 15–20 min/mois

🔹 Vérifier l’arrivée du loyer sur le compte ou via logiciel de gestion automatisée.

🔹 Envoyer la quittance de loyer au locataire (souvent automatique mais contrôlée manuellement).

Temps estimé : 10 à 15 minutes/mois

🧮 2. Gestion comptable et fiscale

Objectif : 5–10 min/mois (moyenne annuelle)

🔹 Tenue mensuelle de la comptabilité (préparation des documents pour l’exercice fiscal, vérification de la ventilation charges/loyers).

🔹 Préparation du relevé annuel de gestion.

Temps estimé : 5 min/mois (temps réparti sur l’année)

📞 3. Relations locataires

Objectif : 20–25 min/mois

🔹 Répondre à une question sur la révision de loyer ou les charges.

🔹 Suivi d’un désaccord ou d’un petit litige (ex. : fuite lente signalée par téléphone).

Temps estimé : 20 min/mois

🛠️ 4. Suivi technique et maintenance

Objectif : 20–25 min/mois

🔹 Coordination avec un plombier pour une intervention rapide.

🔹 Demande de devis pour une réparation mineure.

Temps estimé : 20 min/mois (certains mois sans incident)

📤 5. Gestion des documents et obligations légales

Objectif : 5–10 min/mois

🔹 Révision annuelle du loyer selon l’IRL (1x/an, réparti sur l’année).

🔹 Suivi de l’attestation d’assurance du locataire, ou DPE en cas de renouvellement.

Temps estimé : 5–10 min/mois

📆 6. Préparation / Relocation (ponctuelle mais lourde)

Objectif : 0 min certains mois, >2h sur d’autres (réparti sur l’année)

🔹 Organisation des visites pour un changement de locataire.

🔹 Rédaction d’un nouveau bail, état des lieux entrant/sortant.

Temps estimé : ~15 min/mois

Tableau comparatif du temps accordé à la gestion locative par un gestionnaire avec ou sans outils numériques

Des économies substantielles pour le gestionnaire 📈

Grâce à ce tableau, on se rend compte que l'utilisation combinée de Smovin & Urbest permet à un gestionnaire de gagner en efficacité en réduisant le temps passé sur chaque bien.

• Temps économisé : 100 min – 67 min = 33 minutes/mois
• Surcoût évité : 33 min × 40 €/h = 22 € économisés par mois et par bien
• Économie annuelle : 22 € × 12 mois = 264 €/an par bien géré

En moyenne, l'utilisation combinée de Smovin & Urbest permet d’économiser 33 minutes par bien chaque mois.

Ainsi pour un portefeuille composé de 50 biens, le gestionnaire économiserait 13 200 €/an en temps, tout en maintenant sa qualité de service, grâce à l'automatisation et la centralisation offertes par Smovin et à la gestion et le suivi des tâches d'Urbest.

Tableau des gains selon le nombre de logements gérés

Les économies réalisées grâce à Smovin + Urbest atteignent l’équivalent du coût mensuel d’un poste à temps plein à partir d’environ 270 logements gérés.

Les outils numériques comme Smovin et Urbest ne sont plus un luxe, mais une nécessité pour optimiser la gestion locative. En automatisant les tâches chronophages, ils permettent aux gestionnaires de gagner en efficacité tout en améliorant la qualité de service.

Les économies générées sont significatives dès quelques dizaines de biens gérés, et deviennent stratégiques au-delà de 200 logements. De plus, ces solutions rendent votre activité scalable, sans alourdir votre charge de travail.

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