Régie ou prestataires externes, que choisir ?

La maintenance garantit le bon fonctionnement de votre patrimoine, prolonge la durée de vie de vos installations et contribue à maintenir votre productivité à un niveau élevé. 

Cependant, la gestion d’une équipe de maintenance peut être compliquée, surtout si vous ne disposez pas des ressources ou des compétences nécessaires en interne. Dans quels cas vaut-il mieux externaliser ou avoir une régie (une équipe interne) ?

Les deux approches ont leurs points forts et faiblesses. Voici quelques facteurs à prendre en compte avant de choisir ce qui est le plus adapté :

i) Le volume d’activité : Est-ce que si j’embauche quelqu’un pour la maintenance, j’aurai suffisamment de travail à lui confier pour l’occuper à plein temps? Si ce n’est pas le cas, cela peut être plus intéressant de prendre un contrat avec un prestataire qui passe quelques heures par mois.

ii) Les outils et process : Est-ce que je dois acheter des outils spécifiques coûteux et mettre en place des process pour que mon employé soit efficace? Si oui, est-ce que je vais utiliser suffisamment ces outils pour que ce soit rentable (véhicules, machines, logiciels). Si non, cela peut être plus avantageux de se reposer sur un prestataire qui achète déjà des outils et logiciels en grande quantité et qui peut en mutualiser l’utilisation. Il en résulte nécessairement un niveau de coût plus bas.

iii) La réactivité : Est-ce hypercritique pour vous d’avoir quelqu’un qui réagit et résout vos problèmes dans la demi-heure lorsque quelque chose arrive ? Si oui, la régie ou le technicien interne se justifie. Si vous pouvez attendre quelques heures ou une demi-journée, l’externalisation peut être préférable. Si votre site est grand, vous pouvez même avoir un technicien externalisé à plein temps ce qui permet aussi d’être réactif.

iv) Spécialisation : Est-ce que les compétences requises sont très spécifiques et rares ? Si oui, cela est préférable d’externaliser car le profil à recruter sera difficile à trouver et coûtera probablement cher par rapport à la complexité des tâches que vous pourrez lui confier.

v) La cohésion d’équipe : Avoir quelqu’un en interne que l’on connait permet des échanges plus directs et agréables que dans une relation marchande avec un prestataire. Cependant, si l’employé interne n’a pas de garde-fou, c’est-à-dire de compte à rendre avec des objectifs réguliers, il y a un risque qu’un laxisme s’installe avec une diminution de la qualité du service.

Selon ces différents critères, vous pouvez vous faire une idée par rapport à l’externalisation ou le recrutement interne. Si vous choisissez l’externalisation, voici quelques avantages :

1. Expertise et expérience spécialisée

L'un des plus grands avantages de faire appel à des prestataires de service de maintenance est l'expertise et l'expérience spécialisée qu'ils apportent. Ces entreprises sont des spécialistes dans leur domaine, ayant consacré du temps et des ressources à la compréhension profonde des complexités et des subtilités de la maintenance. Cela signifie qu'ils ont une connaissance approfondie des meilleures pratiques de l'industrie et sont au courant des dernières innovations et technologies.

Le personnel des prestataires de service de maintenance est souvent hautement qualifié et bénéficie de formation continue pour rester à jour sur les dernières tendances et techniques. Cela peut aller de la compréhension des nouvelles réglementations de sécurité à la maîtrise des dernières technologies de diagnostic. Par conséquent, ils sont en mesure d'identifier et de résoudre rapidement les problèmes qui peuvent prendre beaucoup plus de temps à une équipe interne moins expérimentée.

De plus, ces prestataires ont souvent travaillé sur une variété de projets et de sites, leur donnant une perspective plus large et leur permettant d'appliquer leurs connaissances de manière plus efficace et efficiente. Par exemple, ils peuvent avoir travaillé sur des systèmes similaires dans différents secteurs d'activité, ce qui leur permet d'apporter des solutions innovantes et éprouvées à des problèmes nouveaux.

Enfin, en raison de leur expertise spécialisée, les prestataires de service de maintenance sont souvent en mesure d'offrir des conseils stratégiques sur la gestion de la maintenance. Ils peuvent aider à planifier et à prioriser les efforts de maintenance, à développer des stratégies de maintenance préventive et à améliorer l'efficacité globale de la maintenance.

En somme, l'expertise et l'expérience spécialisées des prestataires de service de maintenance peuvent non seulement aider à résoudre les problèmes de maintenance de manière plus efficace, mais aussi contribuer à une meilleure gestion de la maintenance à long terme.

2. Concentration sur votre cœur de métier

Un autre avantage majeur de l'utilisation de prestataires de service de maintenance est qu'il vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier. Dans de nombreux cas, la maintenance est une fonction nécessaire mais non centrale de l'entreprise. En externalisant cette tâche à des experts, les entreprises peuvent se concentrer sur ce qu'elles font le mieux - qu'il s'agisse de la production de produits, de la prestation de services ou de l'innovation.

Lorsque vous externalisez vos prestations de services, vous n'avez pas à vous soucier des détails techniques ou de la gestion quotidienne des tâches de maintenance. Vous n'avez pas non plus à investir dans la formation du personnel, l'achat d'équipement spécialisé ou le maintien à jour des connaissances sur les dernières normes et réglementations. Tout cela est pris en charge par le prestataire de service.

Cela libère du temps et des ressources qui peuvent être réinvestis dans des domaines qui créent une valeur directe pour l'organisation et ses clients. Par exemple, cela peut donner à votre équipe le temps de se concentrer sur l'amélioration de la qualité du produit, l'optimisation des processus opérationnels ou le développement de nouvelles offres.

De plus, en externalisant la maintenance, vous pouvez mieux gérer vos coûts. Vous n'avez pas à vous soucier des coûts imprévus associés à la réparation ou au remplacement d'équipements, car ceux-ci sont généralement couverts dans le cadre du contrat de service. Cela peut également rendre vos coûts plus prévisibles, car vous payez un montant fixe pour les services de maintenance.

3. Économie de coûts

L'un des avantages les plus attrayants de l'externalisation des services de maintenance est l'économie de coûts. En embauchant un prestataire de service de maintenance, vous pouvez souvent réduire vos dépenses de plusieurs façons.

L'embauche, la formation et le maintien d'une équipe interne de maintenance peuvent être coûteux. En externalisant ces tâches, ces coûts sont absorbés par le prestataire de services qui dispose en principe de plus d'expérience pour former mais moins chère.

Deuxièmement, les prestataires de services de maintenance ont souvent accès à des ressources, des connaissances et des équipements spécialisés que la plupart des entreprises n'ont pas. Cela signifie qu'ils peuvent effectuer des tâches de maintenance plus rapidement et plus efficacement, ce qui se traduit par des économies de temps et d'argent.

A titre de comparaison, une entreprise privée qui fournit de l’externalisation a un objectif de 3 à 3,5 interventions par jour pour un technicien là où un agent en régie est plutôt de l’ordre de 1,5 à 2 dans les meilleurs cas.

En outre, la plupart des prestataires de services offrent une structure de tarification flexible, ce qui signifie que vous pouvez adapter le service à vos besoins et à votre budget spécifiques. Vous pouvez aussi appliquer des exigences de services avec des pénalités que vous pouvez difficilement appliquer à des employés dans le cadre d’une régie.

4. Flexibilité et évolutivité

Un autre avantage majeur de l'externalisation des services de maintenance est la flexibilité et l'évolutivité qu'elle offre. Les prestataires de services de maintenance peuvent s'adapter et évoluer en fonction des besoins changeants de votre entreprise.

Les besoins de votre entreprise peuvent changer rapidement avec l’apparition de nouveaux besoins et donc de nouveaux services à l’image de ce menu de services pour la maintenance et les occupants d’un bâtiment.

Vous pouvez avoir besoin de plus de soutien pendant les périodes de pointe, ou moins pendant les périodes plus calmes. Un prestataire de services de maintenance externe a la capacité de s'adapter à ces fluctuations, offrant plus de travailleurs et de ressources lorsque le besoin s'en fait sentir, et réduisant ces ressources lorsque le travail se calme.

De plus, si votre entreprise connaît une croissance rapide, un prestataire de services de maintenance peut facilement augmenter le niveau de support pour répondre à ces nouveaux défis. Cela signifie que vous n'avez pas à vous soucier de recruter, de former et de gérer une équipe de maintenance interne plus importante.

En fait, l'externalisation offre une solution de maintenance évolutive qui peut grandir avec votre entreprise. Au fur et à mesure que vos besoins changent, votre prestataire de services peut ajuster le niveau de support fourni pour correspondre à ces changements. Cette flexibilité permet de dépenser les budgets au plus juste par rapport à ce dont vous avez besoin.