Retour d'expérience Urbest pour la maintenance et HSE

L'équipe de Vallair industrie nous partage leur retour d'expérience sur l'utilisation d'Urbest. Entretien avec Natacha Hivert, coordinatrice Hygiène, Sécurité et Environnement et Nora Elouahab en charge de projets informatiques et de cyber sécurité.

À propos de Vallair Industrie

Vallair Industrie compte 250 employés répartis entre les sites d'Eole, de Châteauroux et Moggio à Montpellier. Vallair a deux activités principales : l’aérostructure et la Maintenance Réparation (MRO) des avions. Le site de Montpellier est dédié à la MRO. En général, nous avons deux à trois avions dans le hangar pour la maintenance. À l’aéroport de Châteauroux, nous avons deux hangars où nous effectuons la maintenance et la conversion d’avions en cargo.

Partenariats et collaboration

Urbest : Avec quel type d'entreprises travaillez-vous ? Est-ce uniquement des entreprises spécialisées dans la maintenance et l'aviation, ou il y a également des start-up et des sociétés innovantes ?

N.E. : Vallair collabore avec plusieurs compagnies aériennes comme Air France et Air Canada, ainsi qu'avec des entreprises du secteur aéronautique telles qu'Airbus et Safran. Nous travaillons également avec des prestataires, des agences d'intérim et des entreprises spécialisées dans l'aéro.

N.H. : Nous collaborons aussi avec des entreprises comme Multis pour le nettoyage et la vie quotidienne. Nos principaux partenaires sont Airbus et Safran pour la maintenance des avions. Nous travaillons parfois avec des start-up spécialisées dans l'aéronautique, mais qui ont leur propre domaine d'expertise.

Découverte d'Urbest

Comment avez-vous entendu parler d'Urbest et quels ont été les facteurs déterminants dans le choix de cette solution ?

N.E. : C'est un projet initié par notre directeur HSE et sécurité, qui voulait un outil de ticketing pour gérer le Facility Management et le HSE. Après mes recherches, j'ai trouvé qu'Urbest répondait parfaitement à nos besoins.

Quelles étaient les alternatives à Urbest que vous avez considérées ?

N.E. : J'ai comparé différentes solutions, mais elles étaient surtout orientées IT/informatique. Urbest était la seule à répondre à nos besoins spécifiques et à couvrir nos différents périmètres. Finalement, c'est la spécialisation dans le facility management et la partie santé/sécurité qui a fait la différence.

Défis avant Urbest

Quels étaient les défis que vous rencontriez avant d'utiliser Urbest ?

N.H. : Le principal défi était de tracer les remontées d'informations, qui se faisaient oralement et par mail. Urbest nous permet maintenant de regrouper toutes les demandes dans un seul outil, facilitant la gestion des tâches et la communication. Cela évite aussi l'encombrement de la boîte mail.

Implémentation d'Urbest

Comment s'est déroulée l'implémentation d'Urbest chez Vallair ?

N.E : La démonstration initiale s'est bien passée. Le déploiement a été fluide, avec un bon accompagnement pour la formation. Les utilisateurs trouvent l'outil génial et facile à utiliser pour créer et suivre les demandes.

En termes de timing, combien de temps a pris l'implémentation ?

N.E. : Environ trois mois, de janvier à fin mars/début avril. La formation des utilisateurs a pris environ 15 minutes en tout, car ils étaient déjà habitués à utiliser un outil de ticketing.

N.H. : Par ailleurs, cette prise en main rapide par nos utilisateurs temps s’explique aussi par le fait que l'outil reste extrêmement intuitif.

Les utilisateurs avec qui j’en discute trouve que Urbest est très “think smart” (n.d.l.r. ce qui veut dire que c’est un outil qui a été “bien pensé”). 

La spécialisation dans le facility management et la possibilité de créer ses propres catégories a été décisif pour choisir Urbest.

Obstacles à surmonter et utilisation

Avez-vous rencontré des obstacles particuliers ?

N.E. : Non, pas du tout. Tout le monde a trouvé l'outil facile à utiliser, ce qui a permis de gagner du temps.

Au niveau de l'organisation du travail, y a-t-il eu des bouleversements ?

N.H. : Non, au contraire, Urbest a facilité la remontée d'informations et est devenu un vecteur de communication efficace.

N.E. : Actuellement, seuls les directeurs, managers et team leaders utilisent Urbest, mais nous envisageons de l'étendre à tous les employés et prestataires.

Fonctionnalités et gains avec Urbest

Quelles fonctionnalités d'Urbest ont été particulièrement appréciées ?

N.E. : Pour les moyens généraux, Urbest a permis de centraliser les demandes, facilitant leur gestion et traitement. Les indicateurs aident aussi notre directeur à faire des reportings.

N.H. : La centralisation des informations et les indicateurs sont vraiment game-changers. Les checklists pour les tours de terrain sont aussi très pratiques. Nous faisons des tours de terrain chaque semaine avec les responsables pour vérifier la sécurité. Urbest facilite cette tâche en évitant l'utilisation de papiers encombrants.

Quels sont les bénéfices concrets de l'utilisation d'Urbest après 3-4 mois ?

N.E. : Nous avons gagné en temps, en communication et en organisation. Par exemple, les moyens généraux reçoivent maintenant toutes les demandes via Urbest, ce qui facilite leur traitement.

N.H. : Pour le HSE, nous avons désormais des remontées de risques plus fréquentes, ce qui nous permet de traiter les situations dangereuses plus rapidement. Les utilisateurs sont globalement très satisfaits de l'outil.

Quels gains espérez-vous obtenir à long terme avec Urbest ?

N.H. : L'outil nous aidera à alimenter le document unique d'évaluation des risques professionnels, ce qui améliorera la prévention et la sécurité.

Envisagez-vous d'étendre l'utilisation d'Urbest à d'autres domaines ?

N.E. : Oui, nous envisageons d'ajouter le module de gestion des équipements. Nous souhaitons également impliquer nos prestataires pour qu'ils puissent planifier leurs demandes via Urbest.

=> En savoir plus sur Urbest, l’application collaborative pour le suivi de service