Smart property VS Mauvaise gestion immobilière

La différence entre une gestion intelligente (smart property) et une mauvaise gestion s’explique souvent par une accumulation de petites actions qui sont bien ou mal faites.

En corrigeant ces actions, vous serez en mesure de gérer plus intelligemment vos propriétés, gagnerez du temps et de l’argent.
Dans cet article nous allons voir des exemples de mauvaises actions répandues dans le secteur du property management et vous donner des idées pour vous améliorer.

❌  Retourner sur votre ordinateur après chaque tâche pour savoir ce qu'il faut faire ensuite

Nombreuses sont les personnes qui font ainsi, sans jeter la pierre à ces personnes, il s’agit d’une énorme perte de temps et de productivité aussi bien pour l’employé que pour l’entreprise et le client.Imaginez un technicien travaillant en extérieur qui doit retourner sur son ordinateur pour visualiser la prochaine tâche après chaque intervention.

Le perte de temps devient considérable à cause des temps de déplacement et le retard s'accumule rapidement.C’est un problème récurrent chez de nombreuses entreprises de service qui peut pourtant être facilement réglé par l’utilisation d’un outil adapté de mobilité.

✅ Posséder une liste de tâches à effectuer sur son smartphone

Un logiciel de gestion collaborative disponible sur smartphone peut facilement régler le problème précédent.

En effet, en disposant d’un tableau de bord listant toutes les tâches d’un technicien, il sera capable depuis son smartphone de visualiser les tâches suivantes ainsi qu'être affecté instantanément à une nouvelle demande et faire un reporting de la mission qu’il vient d’effectuer.

❌  Arriver sans préparation à une réunion avec votre client.

La meilleure façon de perdre votre contrat de prestation avec un client et de vous rendre à une réunion sans y être préparé et de vous faire épingler sur tout ce qui ne va pas.En n'étant pas en mesure de répondre aux questions ni de présenter les données sur vos interventions, votre crédibilité s’en trouvera réduite et l’envie de renouveler votre contrat également fera une asymptote à zéro.

✅ Anticiper les réunions avec des reportings chiffrés sur l’activité

Si le temps vous manque pour préparer vos réunions avec vos clients, un logiciel collaboratif de suivi pourra vous aider également dans cette tâche.
Bon nombre de ces logiciels comme Urbest, génèrent grâce à vos données d’interventions des analytics précis, efficaces et en temps réel.
Ces rapport sont disponibles directement sur la plateforme et peuvent être exportés facilement en format excel afin de le remettre à vos clients. Il est même possible de partager les accès aux clients et de ne plus rien faire.
Quoi de mieux qu’un client possédant les données qui permette de justifier votre travail et les factures qu’il doit régler ?

❌   Ne jamais informer les locataires sur ce qui va se passer : interruption de service, bruit pour des travaux, nuisances à venir…

Afin de pérenniser votre activité de gestionnaire immobilier, les locataires ou occupants doivent être satisfaits de votre réactivité, de votre efficacité et de votre communication. Si c’est le cas, ils deviendront de précieux alliés afin de renouveler ou de gagner d'autres contrats.

Cependant, s'ils deviennent vos ennemis, le contrat se complique…Une des meilleures façons d’agacer et enerver vos clients et de ne leur transmettre aucune information.Quoi de pire que des coupures d’eau ou de wifi sans être prévenu ? Peut-être une porte de garage bloquée sans savoir quand ce sera réparé.

✅ Informer les locataires et occupants de ce qui va se passer : interruption de service, bruit pour des travaux…

De simples affiches dans les halls d’immeubles, des QR codes vers une appli ou page web ainsi que des mails ou sms peuvent vous faciliter la vie et faciliter la communication. On patiente beaucoup plus facilement lorsque l’on comprend le contexte et que l’on a une visibilité sur le timing de résolution d’un problème.
Il est bien utile d’informer vos clients finaux dès lors qu’une intervention peut nuire à leur qualité de vie. Ils vous en seront reconnaissant et seront derrière vous si besoin.

❌ Reprogrammer plusieurs fois la visite d'un fournisseur.

Si vous ne voulez plus travailler avec ce fournisseur, c'est la meilleure chose à faire.Programmer des visites n’est pas agréable et peut être gênant pour toutes les parties prenantes. Il faut parfois s’y prendre à 5 ou 6 fois pour obtenir quelqu’un pour planifier un rendez-vous. C’est un temps non négligeable pour des prestataires qui en moyenne doivent facturer plus de 500€ par jour. Si une reprogrammation pour urgence peut être compréhensible, reprogrammer plusieurs fois une visite avec le même fournisseur ne lui donnera plus envie de travailler avec votre société.

✅  Trouver une solution pour effectuer la visite à distance ou réussir du premier coup l’intervention.

De nombreuses solutions existent pour vous permettre d’effectuer des rendez-vous à distance (dans la mesure du possible).
Etre capable de documenter une demande avec photo, vidéo et instructions claires facilitent la compréhension pour la personne qui intervient pour éviter un premier déplacement voire de ne pas programmer de rendez-vous si des conseils peuvent être donnés à distance.
Là encore, documenter des informations sur le contexte permettra de prendre les bonnes décisions et plus vite.

❌ Envoyer deux fournisseurs pour le même travail

Dans la précipitation ou si vous êtes mal organisé, il peut vous arriver d'affecter deux fournisseurs sur une seule et même tâche. Vous vous retrouvez donc avec deux fournisseurs qui se seront déplacés et donc qui vont vous facturer. Dans certains cas, le travail ne sera pas effectué à cause de la confusion… Vous perdrez du temps et de la crédibilité auprès de votre client.

✅ Suivre les intervenant que vous affectez à une tâche.

Dans un logiciel collaboratif, vous pouvez voir en en clin d'œil qui a été affecté à une demande en particulier, cela vous permettra d'éviter les confusion et de suivre le fournisseur en charge de la demande, la progression de la tâche et le temps passé.

❌ Passer 1 heure pour savoir si une tâche a été accomplie

Bon nombre de personnes passent énormément de temps dans leur journée à écrire des mails ou passer des appels afin de connaître l'avancée des tâches en cours. Cette méthode d’un autre temps devrait disparaître…
Et pourtant, la perte de temps et de productivité lié aux relances et à la pêche aux informations reste un frein pour beaucoup d’entreprise.

✅ Connaître l'évolution de la demande instantanément

Là encore, un logiciel collaboratif de service en SaaS vous aidera à visualiser en 10 secondes l’avancement d’une demande. Grâce au fil de discussion intégré, vous pourrez également interagir avec la personne en charge et lui demander des détails sur la réalisation.
L’ajout d’un fournisseur dans votre workflow ne prend que 30 secondes avec une application comme Urbest et vous permettra de gagner plusieurs heures par semaine.

❌ Attendre 3 mois pour payer un fournisseur

Quoi de plus frustrant pour un fournisseur d’attendre un paiement alors que sa mission a déjà été effectuée?Vous devez traiter vos fournisseurs comme des partenaires afin qu’ils continuent de travailler avec vous et donne le meilleur d'eux-même.Que diriez-vous si un fournisseur met 3 mois à vous livrer une pièce dont vous avez besoin pour la semaine suivante?

✅ Payer dès réception et service bien accompli

Payer vos fournisseurs après réception des services et validation que c’est bien fait. Ils en seront ravis et continueront d'être arrangeants et donneront le meilleur d’eux même pour votre entreprise.Une application pourra vous permettre de régler les factures dès réception de la marchandise ou des travaux en 1 clique.

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