Guide pratique pour déménager son entreprise

Les tâches principales d’un facility manager sont d’assurer la gestion technique de bâtiments et les services aux employés.

Lorsque l’entreprise quitte ses locaux pour investir de nouveaux lieux, le Facility Manager à la charge d’organiser le déménagement dans les nouveaux locaux.

Plus la taille de l’entreprise est importante, plus le déménagement doit être préparé en amont. Le gestionnaire aura de ce fait une liste de tâches importantes à accomplir avant le déménagement. Il devra également prendre en considération l’impact sur les équipes afin de limiter tout le stress inhérent au changement de locaux et certains de ses dommages collatéraux.

Retrouvez ci-dessous notre check-list “déménagement d’entreprise” à destination des gestionnaires et nos conseils pratiques afin de vous permettre de gérer, étape par étape, le déménagement de vos bureaux.

1 - Définir et suivre les besoins des nouveaux locaux

Le premier objectif d’un gestionnaire est d’avoir une bonne connaissance des bâtiments qu’il à en gestion et des besoins afin de suivre, entretenir et améliorer le bâti, les équipements et les services rendus.

Lorsque l’on change de locaux, c’est généralement pour avoir davantage de services ou au contraire réduire la surface de m² si les bureaux initiaux sont trop vides.

Que ce soit en amont du déménagement grâce aux plans ou pendant celui-ci ou après, le gestionnaire devra faire un état des lieux rigoureux afin d’évaluer la situation initiale et de se fixer des objectifs pour son équipe immobilière et service.

A ce titre, il pourra évaluer les besoins sur plusieurs métiers qui concernent :

• La consommation d’énergie,
• La luminosité,
• La flexibilité, la réversibilité des espaces
• Le multi-services,
• Le multi-technique,
• La sécurité,
• Les contrôles réglementaires,
• L’accessibilité

L’ensemble de ces thèmes sera décliné en indicateurs à suivre.

2 - Mettre en place les nouveaux contrats

Les déménagements sont souvent l’occasion de faire une remise à plat sur toutes les prestations externes de l’entreprise.

Les contrats ne font pas exception à la règle , lors de l'arrivée dans les nouveaux locaux le facility manager va devoir se charger de trouver et de négocier des contrats en fonction des prestations et besoin des nouveaux locaux .

Ce sera l’occasion de faire une mise en compétition et obtenir de meilleures conditions tarifaires , si cela peut s'avérer difficile pour certains contrats ce sera plus simple pour d'autres comme les contrats d’entretiens.

Pour certains contrats comme l'électricité, le réseau Internet et téléphonique ou tout autres contrats pour lesquels il y aurait aucun intérêt à les remettre en cause, il est possible de demander à l'opérateur un transfert pour la nouvelle adresse.

Cela facilitera et allègera le travail du facility manager qui pourra dès lors se concentrer sur la négociation des autres contrats.

3. Combien coûte un déménagement par m² ?

Il n’est jamais facile pour une entreprise d’estimer en amont le coût de son déménagement. Il sera très souvent nécessaire de passer par des professionnels ce qui fera à coût sûr grimper la note.

Là aussi, le fait de demander des devis à plusieurs déménageurs en avance va permettre à l'entreprise de diminuer et les coûts en faisant jouer la concurrence.

Plutôt que d’opter pour une tarification basique en m2 ou m3 , il serait intéressant pour l’entreprise déménageant de demander un tarif par poste de travail.

Le fait de limiter le rôle des déménageurs en faisant participer ses équipes peut également s’avérer avantageux pour l’entreprise.

En effet, il sera intéressant de créer des équipes qui s'occuperont en amont de ranger tous les documents et les objets ne demandant pas de manutention lourde et une équipe qui s’occupera de l’organisation des nouveaux locaux .

Les déménageurs seront utilisés seulement pour la manutention lourde et le transport.

Le coût par poste de travail pourra alors diminuer jusqu'à 200€ au lieu de 300€ dans le cadre d’une prestation de déménagement complète.

4. Top 7 des points à ne pas oublier

Afin de ne rien oublier lors du déménagement de votre entreprise , nous vous conseillons de faire en amont une check-list avec l’application Urbest.

Vous pourrez de ce fait lister les principaux point à ne pas oublier et vous assurer de leur exécution :

• Créer un plan d’action clair et détaillé
• Mettre fin au Bail
• Mettre fin et/ou transférer les contrats
• Mettre en place une équipe dédiée
• Modifier le siège social si nécessaire
• Modifier les documents d’entreprise (papier entête, carte de visite etc…)
• Organiser une petite fête dans les nouveaux locaux :)