Logiciel de gestion des services généraux
Les services ou moyens généraux désignent l’ensemble des services nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise
Gérer vos demandes de services et d’interventions
Les services ou moyens généraux désignent l’ensemble des services nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise. Aussi appelé Office Management en anglais, ces services souvent considérés comme “support” sont indispensables au bon fonctionnement des organisations.
En France, environ la moitié des services généraux sont externalisés.
Ces services sont variés et dépendent souvent de la taille de l’entreprise, ils comprennent souvent la maintenance, le chauffage, la gestion des fournitures, la gestion du courrier, l'entretien des locaux et des espaces verts.
Afin d'arriver à suivre et gérer tous ces services vous allez avoir besoin de vous doter d’un logiciel collaboratif ou d’une gmao professionnel.
1 - Comment suivre vos prestataires et vos demandes ?
Que vos services soient internalisés ou externalisés, le suivi des prestataires et des demandes se révélera important afin d’assurer une qualité de services optimale en réactivité et satisfaction.
Un logiciel de gestion des services généraux comme Urbest vous permettra de faire cela.
Tout d’abord grâce à un tableau de bord détaillé qui devient votre interface de pilotage et vous évite les trous dans la raquette.Il vous donnera la possibilité de suivre toutes les demandes en cours dans votre organisation ainsi que la catégorie et le prestataire concerné.
Vous serez en mesure de voir rapidement les demandes en cours de traitement, finalisées ou encore celles en attente.
Un tableau de bord Urbest avec le suivi des tâches.
Un logiciel Saas comme Urbest permet également aux utilisateurs de créer une demande rapidement depuis PC ou mobile.La réactivité de vos équipes se verra également améliorée grâce aux systèmes de notification push et l’accès depuis un smartphone en mobilité.
Le logiciel possède également un calendrier afin de programmer des dates de traitement pour toutes ces tâches.
Cela vous donnera une visibilité supplémentaire sur plusieurs semaines et vous aidera dans la planification.
2 - Comment faire des reportings efficaces ?
L’analyse de données est extrêmement importante dans les métiers du service.
Dans une démarche d'amélioration continue, cela permet d'identifier les interventions fréquentes, les problèmes mettant trop de temps à être résolu et dans les situations les plus difficiles, d’identifier les prestataires ne faisant pas leur travail. Vos process pourront être améliorés au fur et à mesure grâce aux données récoltées sur les temps de traitement, la satisfaction demandeur et l’analyse des tâches par nature.
L’onglet analytique permet de :
- Visualiser le nombre de demandes créées ainsi que le nombre résolue par catégorie.
- Visualiser le nombre de demandes par période de création
- La période de résolution moyenne des tâches
- Le cas échéant l'évaluation des demandes par vos clients
Ces données techniques exportables sur excel sont indispensables pour suivre hebdomadairement ou mensuellement l’avancement de vos actions.
3 - Comment gérer vos obligations réglementaires ?
Les obligations et contrôles réglementaires sont indispensables à votre établissement.
Il y a de nombreux points ou des contrôles sont nécessaires notamment pour un ERP.
La checklist Urbest vous permet de lister tous vos contrôles réglementaires afin de les suivre et d’effectuer les visites périodiques pour ceux-ci.
Nous possédons également des templates prédéfinis selon les établissements.
Inscrivez-vous ici pour récupérer votre trame personnalisée de contrôle réglementaire.
Checklist Urbest pour les contrôles réglementaires.
En conclusion, la gestion des services généraux peut être grandement facilitée par l’utilisation d’une application collaborative.
Les logiciels Saas comme Urbest ont maintenant remplacé les GMAO et vous permettent plus de flexibilité et de réactivité notamment avec la portabilité sur mobile.
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