Les dix missions du Facility Manager

Introduction

Le facility management est un terme Anglo-Saxon que l’on pourrait traduire en français par moyens généraux externalisés. C’est un terme que l’on retrouve dans le secteur de l’immobilier, en général dans les grandes villes comme Paris, Lyon, Nantes. Le FM (pour les intimes) couvre l’ensemble des services permettant à une organisation de fonctionner et qui ne font pas partie de son cœur de métier (à l’exception des services RH et financiers). Les tâches principales du facility manager / facilities manager sont d’assurer la gestion technique du bâtiment et les services aux employés.

A ce titre, il doit être capable de réaliser les missions suivantes:

1. Définir et suivre les besoins de l’organisation et de ses installations
2. Élaborer et assurer le suivi budgétaire
3. Implémenter et faire appliquer la législation en termes d’hygiène et de sécurité
4. Produire des rapports: garantir la visibilité sur les actions en cours et à venir
5. Veiller à l'exploitation du site - Multi-technique
6. Assurer les services aux occupants - Multiservice
7. Superviser la politique énergétique de l’entreprise
8. Assurer la gestion des déchets
9. Assurer la gestion des prestataires et le management des équipes techniques
10. Accompagner les déménagements si nécessaire

L’ensemble de ces tâches peuvent être réalisées par des grands groupes tels que Vinci, Samsic ou Engie qui auront un rôle d’intégrateur. I

l est aussi possible d’opter pour une combinaison de prestataires de plus petites tailles couvrant le spectre des services. Pour choisir entre ces deux approches, une concertation entre gestionnaire de site et utilisateurs/clients est nécessaire afin d’analyser les avantages et les inconvénients de chacune d’entre elles. A la suite de quoi, le gestionnaire pourra déclencher une recherche d’emploi en CDI ou faire appel à des prestataires si elle souhaite économiser le salaire d’un facilities manager interne..

1 - Définir et suivre les besoins du bâtiment

Le premier objectif d’un gestionnaire est d’avoir une bonne connaissance du ou des bâtiments qu’il à en gestion et de ses (leurs) besoins. En effet, dans ses futures missions, le facility manager sera amené à suivre, entretenir et améliorer le bâti, les équipements et les services rendus. Un état des lieux rigoureux est donc nécessaire à l’évaluation de la situation initiale et des objectifs. A ce titre, le gestionnaire pourra évaluer les besoin sur plusieurs métiers qui concernent :

• De consommation d’énergie,
• De luminosité,
• De flexibilité, réversibilité
• De multi-services,
• De multi-technique,
• De sécurité,
• Contrôles réglementaires,
• D’accessibilité,

L’ensemble de ces thèmes sera décliné en indicateurs à suivre en collaboration avec la direction.

2 - Élaborer et assurer le suivi budgétaire

L'élaboration et le suivi budgétaire est l’une des principales missions du Facility Manager. En effet, le Facility Manager est responsable des coûts associés à l’exploitation de son bâtiment. Les lignes budgétaires peuvent être multiples et dépendent de l’organisation de chaque entreprise.

On pourra notamment retrouver les dépenses :

• Énergétiques,
• Des contrats d’entretiens,
• De fournitures,
• De gestion de la flotte téléphonique,
• De gestion de la flotte de véhicules,
• De l’archivage,
• Du stockage informatique et papier,
• Liées à la gestion de l'accueil,
• Des services annexes,

Selon les cas, le suivi de ces dépenses pourra être automatisé grâce à l’utilisation de différentes solutions digitales. Voir l’article 6 façons dont les outils de Facility Management réduisent les coûts (EN).

3 - Implémenter et faire appliquer la législation en matière d’hygiène et de sécurité

Dans le secteur de l’immobilier, veiller au respect des normes et des règles en matière de sécurité et d’hygiène est indispensable. Cette tâche peut s’avérer être un vrai casse-tête compte tenu de la multitude de textes à prendre en compte. Voici les sujets principaux auxquels il faut être attentif:

• Sécurité incendie : système de désenfumage, nombre et taille des évacuations, alarmes sonores, nombre et emplacement des extincteurs, plans d’évacuation etc.
• Aération et assainissement de l’air : travail physique ou non? Aération mécanique et/ou aération naturelle?
• Tabac: la mise en place d’un fumoir n’est pas obligatoire. Si besoin, sa mise en place est encadrée par des règles strictes.
• Lumière et éclairage : l’utilisation de la lumière naturelle tant que possible est recommandée.
• Taille des bureaux : Il n’existe pas de surface minimum de travail, néanmoins la recommandation est de disposer d’un espace permettant la liberté de mouvement,
• Toilettes : Le nombre de toilettes évolue avec le nombre de salariés. Au moins un lavabo pour 10 salariés, des toilettes ainsi qu'un urinoir pour vingt hommes et deux toilettes pour vingt femmes.
• Restauration : Un local dédié à la restauration est nécessaire si au moins 25 salariés souhaitent prendre leur repas sur leur lieux de travail. De plus, il faudra être particulièrement attentif à la mise en sécurité des espaces lors d'opérations de maintenance. Le Facility Manager peut être tenu comme responsable de la sécurité des employés.

4 - Générer les rapports: garantir la visibilité sur les actions en cours et à venir

D’un point de vue hiérarchique, le Facility Manager est en relation directe avec la direction et en particulier avec le directeur général, le directeur du patrimoine et le directeur financier.

A ce titre, il doit produire des données, les sauvegarder et organiser son reporting afin de fournir des informations claires et régulières rendant compte de l’activité de son patrimoine sous gestion. La capacité à sauvegarder ce qui se passe permet de détecter par la suite des plans d’actions et mettre en place de l’amélioration continue.

On distinguera :

• Les indicateur du bâtiment :
• La fréquentation et l’occupation des espaces
• Les consommations d’énergies et de fluides.
• Les indicateurs liés au travail fourni :
• Nombre de demandes utilisateur / nombre de demande traitées
• Délais de résolution des demandes
• Les indicateurs de satisfaction :
• Enquête de satisfaction globale
• Satisfaction par tâche effectuée

Attention à votre outillage car les informations pourront venir de nombreuses sources différentes et leur compilation sera d’autant plus difficile ! La solution ? Mettre en place un ensemble d’outils digitaux communiquant entre eux pour assurer la centralisation des données.

Voir notre article Comment mesurer la performance de votre maintenance (EN)?En plus de ces rapports réguliers, il pourra être demandé de générer un rapport annuel compilant toutes ces avancées mois après mois. Vous trouverez ici des exemples et template de rapport annuel dédiés au Facility Manager.

5 - Veiller à l'exploitation du site - le Multi-technique

Le multi-technique (ou hard Facility Management en Anglais) est le terme utilisé en France pour décrire toutes les activités liées à la gestion technique du bâtiment. C’est le facility manager qui est responsable de l’exploitation du site, c’est à dire qu’il a en charge les métiers :

• De la maintenance technique
• Des travaux
• Des énergies
• Des contrôles réglementaires

Il est garant du bon fonctionnement et de l'ensemble de ces équipements et services. Suivant la taille du site, il pourra s’appuyer sur des outils spécialisés permettant de remonter les informations du terrain en temps réel et ainsi gagner en réactivité sur la gestion des incidents.

Les bureaux d’études et responsables d’affaires jouent un rôle d’accompagnateur pour les sujets techniques

6 - Assurer les services aux occupants - le Multiservice

Le multi service (ou soft Facility Management en Anglais) correspond à l’offre de services aux occupants de l’entreprise. Le Facility Manager à la charge d’assurer de leur bon fonctionnement pour garantir une expérience client satisfaisante dans l’utilisation des locaux.

On retrouver dans le multi-service :

• La gestion de l’accueil,
• La gestion de l’hygiène et de la propreté,
• Les services de ménage,
• La gestion des espaces verts et des plantes,
• Le gardiennage,
• La gestion du courrier,
• La gestion des systèmes de reprographie,
• La restaurant d’entreprise,
• Les éventuels distributeurs de boissons ou de snacks,
• La gestion des salles de réunions

Suivant l’organisation et le secteur d’activité de l’entreprise tous ces services ne sont pas nécessaires. Chaque entreprise est libre d’internaliser ou d’externaliser chacun de ces services en faisant appels à des sociétés externes si besoin.

7 -Superviser la politique énergétique de l’entreprise

Les coûts liés à l'énergie représentent une part significative des dépenses d’exploitation (entre 20% et 50% selon la performance énergétique). Dans la cadre de sa mission de supervision de la politique énergétique de l’entreprise, l’objectif du Facility Manager est ici de réduire la consommation énergétique du bâtiment tout en garantissant aux occupants/clients un confort de travail stable. Une étude approfondie réalisée par un cabinet externe peut aider à identifier les axes d’amélioration et définir des plans d’actions.

Les axes majeur de l’optimisation énergétiques sont :

• La sensibilisation des collaborateurs, qui est l’action la plus rentable peut conduire à une économie d'énergie allant jusqu'à 15% de la consommation initiale,
• L’utilisation d’outil de management de l'énergie permettant un control plus fin de l’utilisation des équipements,
• La programmation de travaux de rénovation thermique du bâtiment recommandés à la suite d’un audit énergétique

Quelles que soient les stratégies mises en place, les maîtres mots en termes de gestion de l'énergie doivent être : sobriété, efficacité et impact environnemental.

8 - Assurer la gestion des déchetsLa loi est claire : les entreprises sont responsables des déchets qu’elles produisent.

Peut-on à la fois réduire ses coûts et son impact environnemental ?C’est le rôle du Facility Manager d’assurer le tri et la valorisation des déchets pour le compte du propriétaire. Il doit ainsi mettre en place et suivre la stratégie de recyclage des déchets. Dans un but de réduction de l’impact environnemental, une solution pourra par exemple être la mise en place une gestion collective des déchets à l’aide de corbeilles multiples, permettant ainsi la suppression des corbeilles individuelles et les frais de ménage associés. Une autre option consiste à mettre en place le tri sélectif et du compost. L’avantage est de réduire le poids des déchets et la fréquence des passages de bennes à ordures ménagères ce qui est directement liés au coût de la facture déchet.

9 - Assurer la gestion des prestataires et le management des techniciens

Pour mener à bien la réalisation de toutes ses missions, le Facility Manager s’appuie sur un certain nombre de techniciens. Ces agents peuvent être internes à l’entreprise ou non.

Dans le cas où il fait appel à des prestataires externes, le Facility Manager à également en charge la gestion des contrats: rédaction des appels d'offres, analyse des offres reçues et choix des prestataires. Lors de la réalisation des missions sous traitées il devra s’assurer du bon respect des contrats (temps de réactivité et qualité de réalisation notamment).

Dans un cas comme dans l’autre, il pourra utiliser des solutions digitales pour gagner en réactivité et tracer l’ensemble des demandes et leur processus de résolution.

Voir l’article: Pourquoi nous aimons les systèmes de management des bâtiments (EN)?

10 - Déménagement

Lorsque l’entreprise quitte ses locaux pour investir de nouveaux lieux, le Facility Manager à la charge d’organiser le déménagement dans les nouveaux locaux.

Si besoin il pourra s’appuyer sur les compétences d’un cabinet de conseil en ingénierie de transfert d’entreprise qui permet l’orchestration de toutes les opérations du déménagement, à savoir:

• Planification des opérations du déménagement : Budget, planning, cahier des charges pour l’appel d’offre des entreprises de déménagement et entreprises spécialisées dans des transports particuliers, étude des offres, coordination des différents intervenants.
• Préparation des opérations de déménagement : animation des réunions de préparation et d’information, visites techniques des opérateurs du transfert, pilotage des opérations, récupération des données du transfert (mobilier à emporter, mobilier à changer, mobilier à jeter, etc.).
• Conseil en implantation de mobilier et éventuellement en space planning.
• Suivi des opé​​rations de déménagement y compris la gestion des incidents.

Comptez entre 100 et 140 euros Hors Taxes par poste de travail à déménager pour une société.

Conclusion

En résumé, les journées du Facility manager sont denses et ses missions nombreuses. Il devra être rigoureux dans son organisation et s’appuyer sur des outils modernes et efficaces, judicieusement choisis pour mener à bien ses missions.

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