Urbest

Software di Manutenzione per l'Istruzione

Un software di manutenzione e servizi generali permette ai gestori di strutture di tracciare tutte le richieste utenti, manutenzione di attrezzature tecniche, e obblighi regolatori che impegnano la responsabilità di un gestore di strutture.Prenota una Demo

Non appena un gruppo scolastico o istituzione supera 200 studenti o ha infrastrutture specifiche (mensa, dormitorio, laboratorio), diventa necessario strutturare tutti i compiti di manutenzione e servizi. Nel settore privato, si usa software CMMS per centralizzare azioni di manutenzione. Più ampiamente, un'istituzione educativa deve gestire manutenzione così come logistica, servizio alimentare, manutenzione attrezzature sportive e monitoraggio di fornitori di servizi, enti di ispezione, per non menzionare interazioni con l'autorità supervisore per grandi lavori, alloggi personale, o commissioni di sicurezza.

In questo contesto, un applicazione collaborativa per manutenzione e servizi permette centralizzazione di richieste tra utenti (insegnanti, vita scolastica, amministrazione), agenti e fornitori di servizi che gestiscono richieste, e supervisori di team, tipicamente manager, amministratori, e manager tecnici.

I Problemi Più Comuni dei Servizi Generali nelle Istituzioni Educative
I richiedenti di servizi non sanno chi contattare

Sapere chi contattare può a volte sembrare un percorso a ostacoli, andando da ufficio a ufficio fino a trovare la persona giusta. Le persone che vogliono richiedere un servizio come manutenzione rinunciano velocemente perché non sanno chi contattare. I team di manutenzione sono sollecitati in qualsiasi momento, e diventa impossibile prioritarizzare il lavoro.

Mancanza di visibilità sul lavoro dei fornitori di servizi e gap tra contratto e ciò che è erogato

Un contratto tra un'azienda e un'istituzione prevede un certo numero di visite all'anno a seconda della manutenzione o ispezioni da effettuare per gestione asset. Ad esempio, un tecnico del riscaldamento dovrà eseguire un intervento al mese. Un'azienda di sicurezza verrà due volte all'anno per controllare sistemi di prevenzione incendi.
Il contratto fornisce la teoria, ma la pratica è a volte diversa con visite meno frequenti o persino omissioni e interventi che non sono fatti o documenti che si perdono. Questo può porre seri problemi di manutenzione o responsabilità in caso di incendio o problemi all'edificio.

Hai turnover e mancanza di informazioni in assenza dei dipendenti

Il reclutamento è difficile nel settore manutenzione e servizi dato opportunità di lavoro e salari. Nel 2024, il settore manutenzione strutture si classifica 5° tra i lavori che faticano di più a reclutare. Per non menzionare cucine e servizio alimentare, che sono anche un mal di testa per gestori di strutture.
In questo contesto di cambiamento costante tra agenti e tecnici, diventa critico stabilire un quadro per gestione carico di lavoro, modalità di interazione, e automazione di reporting e notifiche.

Multiple interfacce PDF, carta, email, SMS senza vista consolidata o promemoria

Un gestore di strutture deve destreggiarsi tra molti compiti da seguire:
  • Richieste insegnanti che arrivano verbalmente, via email, telefono, o SMS
  • Interventi pianificati con fornitori di servizi che arrivano via email, da portali, o persino inaspettatamente quando il fornitore si presenta
  • Liste di riserva che sono compilate in report PDF o stampe calendario e sono difficili da usare
L'accumulo di tutti questi compiti non strutturati diventa molto difficile da seguire. La visibilità non è consolidata. È impossibile cercare per parole chiave. Generalmente, non ci sono promemoria eccetto quelli creati uno per uno nel tuo calendario.

Tempi di viaggio alti all'interno della struttura

Quando un sito è esteso in superficie, piani, o numero di edifici, il viaggio può occupare una parte significativa della giornata di un tecnico o leader di team. Tempo perso andando avanti e indietro al loro ufficio per consultare un documento o per essere raggiungibile dai colleghi è significativo.

Un'applicazione mobile disponibile su smartphone (o tablet) aiuta a contrastare questa perdita di tempo. Informazioni utili per gestire un intervento sono centralizzate e facilmente disponibili sul telefono. Un tecnico può direttamente avere il contatto della persona che fa una richiesta, dettagli con foto, commenti, e persino interagire con il richiedente se chiarimenti sono necessari.

Mancanza di feedback

La mia azienda è venuta a fare il lavoro? Ho ancora riserve da chiarire dopo la visita del mio ente di ispezione? La richiesta del direttore della scorsa settimana è stata gestita?
Queste sono domande che possono sorgere e stressarti quando è possibile tracciare efficientemente azioni e specialmente ottenere feedback su ciò che è stato fatto (o no).

Commissioni di sicurezza stressanti

Le commissioni di sicurezza che avvengono ogni 2-5 anni sono abbastanza stressanti se mal preparate. Questo si traduce in mancanza di informazioni per dimostrare che controlli regolari sono stati fatti. Archivi cartacei possono anche essere difficili da seguire dato il numero di controlli da fare e i diversi formati con cui intervengono fornitori di servizi o agenti.

I Vantaggi del Software di Manutenzione e Servizi per l'Istruzione
Un menu di servizi globale per manutenzione e amministrazione

È ora possibile fare a meno di email o telefono di guardia avendo un'applicazione globale che diventa un portale unico per richiedere servizi di sicurezza, IT, logistica, mobili, pulizia...
Gli utenti passano attraverso un menu di categorie che condivide direttamente la richiesta con il servizio rilevante.

Pianificazione compiti

È possibile anticipare interventi di fornitori di servizi elencando e condividendo tutti i compiti da fare in un contratto. L'istituzione ha la stessa visibilità come cliente dei suoi fornitori di servizi. Un contratto darà quindi luogo a interventi pianificati per gestione asset e infrastrutture (tra 2 e 20 a seconda della dimensione del contratto).

Esempio di pianificazione intervento
Per gestione attrezzature, i compiti sono creati automaticamente a intervalli regolari con istruzioni di manutenzione da effettuare. Le informazioni sono condivise tra un gestore di strutture e il loro fornitore di servizi. Finché la richiesta non è marcata come risolta con un commento e possibilmente una foto, il gestore di strutture sa che il lavoro non è stato fatto o le informazioni richieste non sono state prodotte.

I fornitori di servizi possono avere il loro accesso con visibilità sulla categoria di servizio che li riguarda. L'accesso è concesso secondo siti e categoria di servizio.

Strutturazione quadro di lavoro

Urbest fornisce ai gestori di strutture:

Un processo chiaro per richiedere servizio e dispatching diretto alle squadre giuste.
La lista di azioni ricorrenti da seguire anche se il manager è in vacanza, in malattia, o semplicemente andato.
Reporting automatizzato per avvisare manager e anticipare carichi di lavoro accumulanti e assicurare che i compiti progrediscano sempre da una settimana all'altra.
Promemoria automatici per compiti importanti.

In sintesi, software che struttura scambi riduce significativamente il rischio di perdere dipendenti critici che hanno tutta la conoscenza operativa nelle loro teste. Con processi e strutturazione compiti preparati in anticipo, puoi assicurare che nuovi arrivi trovino velocemente i loro riferimenti e siano operativi dai loro primi giorni di lavoro.

Centralizzazione di richieste, interventi pianificati, e riserve
Fortunatamente, digitale è qui per portare semplificazione centralizzando compiti che sono solitamente sparsi. Addio alle ricerche speleologiche in caselle email per trovare un PDF o Excel. È ora possibile anticipare e avere in un posto una vista chiara di tutto ciò che deve essere fatto per gestione strutture, gestione attrezzature, e tutte le richieste utenti.
Mobilità e uso di applicazione mobile per manutenzione

Un agente o tecnico con un'applicazione mobile risparmia tempo grazie a:

Accesso rapido in secondi ai dettagli intervento (tempi di connessione ridotti e numero di clic).
Avvisi in tempo reale quando arriva una richiesta con la possibilità di intervenire immediatamente se è vicino (riduzione di viaggi inutili).
Scattare foto e commenti riassuntivi in scrittura o con registratore vocale per accelerare report intervento.

Alla fine, mobilità con applicazione risparmia tra il 10% e il 20% del tempo totale speso su interventi. La percentuale varia a seconda se si passa da un processo totalmente carta/email o se strumenti digitali erano già in atto (Google sheet, vecchio software).

Tracciabilità intervento

Un software collaborativo di manutenzione permette di tracciare progresso del lavoro per status. Puoi scegliere di essere notificato o no quando un compito progredisce. Questo permette di ottenere ricevute intervento o validazione servizio per elaborare pagamento fattura.
Un punto positivo di una piattaforma collaborativa, il richiedente può anche accedere al progresso e è istantaneamente notificato quando la loro richiesta è in corso o risolta.
Con questo modo di operare, addio alle email di follow-up da colleghi o fasi di stress e frustrazione perché certi compiti si sono trascinati per settimane o persino mesi.

Informazioni digitali ben organizzate e facilmente accessibili

Se puoi condividere accesso a un'applicazione collaborativa che traccia verifiche e azioni che hai fatto, la tua commissione di sicurezza dovrebbe essere una passeggiata.
Ognuno dei tuoi contatti può guardare ciò che li interessa: rischio incendio, procedure, attrezzature sportive, report fornitori di servizi... Ecco un esempio in una checklist.

Oltre a queste verifiche, puoi allegare documenti utili da consultare come in un EDM. Come bonus, puoi mettere istruzioni/raccomandazioni seguendo una commissione o suggerimenti fornitori approvati sotto forma di piani d'azione.

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Dispiegamento di software di manutenzione

Il dispiegamento solitamente avviene in 2 riunioni seguite da interazioni regolari per ottimizzare la gestione tecnica:
1

Definizione dello scope strategico e servizi

Una sessione iniziale con il team di gestione per capire i processi di elaborazione delle richieste. Questa riunione permette la definizione di un menu di categorie e l'identificazione di agenti o aziende che gestiranno i servizi.
2

Formazione degli utenti chiave

Una seconda sessione di formazione per i vari team e agenti tecnici.
3

Comunicazione agli utenti

Il terzo passo coinvolge il lancio della comunicazione agli utenti che faranno richieste.
4

Miglioramento continuo

Supporto e assistenza ongoing durante l'uso con tracciamento dell'impegno del cliente.

FAQ

Differenza tra CMMS e software di manutenzione?

CMMS sta per Computerized Maintenance Management System. Storicamente, i CMMS erano tutti su computer ma dal 2015, i CMMS sono anche su applicazioni mobile con accesso su smartphone o tablet. La differenza ora è con piattaforme collaborative per manutenzione e servizi che coprono uno scope più ampio di manutenzione e gestione asset includendo logistica, pulizia, servizio alimentare.

Quale integrazione e interoperabilità con un CMMS?

Il software di manutenzione per l'istruzione può anche integrarsi con directory utenti come Educonnect o un directory di autorità locale o istituzione privata. Queste integrazioni permettono onboarding utenti più veloce poiché non devono creare password e accesso sicuro. Riguardo consumo energia, è possibile linkare con piattaforme di gestione energia che fanno avvisi per alimentarli direttamente nel dashboard di monitoraggio compiti. Infine, strumenti moderni come Urbest hanno API e possono connettersi a strumenti di gestione proprietà per sincronizzare dati di manutenzione o gestione asset con un database immobiliare.

Come organizzare per gestione asset di un'istituzione?

La gestione asset consiste nel monitorare attrezzature come caldaie, ascensori, porte automatiche, ventilazione, estintori, idranti antincendio... La gestione asset quindi genera interventi da seguire perché ci saranno raccomandazioni del produttore su quanto frequentemente l'attrezzatura deve essere mantenuta, o obblighi legali che richiedono monitoraggio oggetti a intervalli regolari.Dopo aver fatto un inventario delle attrezzature dell'istituzione, è necessario elencare compiti ricorrenti associati a ciascun asset. È qui che un'applicazione collaborativa per manutenzione porta il suo potere per centralizzare e preparare carico di lavoro futuro. Una volta inserito, i compiti pianificati arriveranno automaticamente nel dashboard del team di manutenzione. Una volta completati, l'istituzione ha archivi che può facilmente consultare e condividere con altri come l'autorità locale o un ente di ispezione.Se non sai quali compiti pianificati iniziare, chiedi al team Urbest il modello delle 100 interventi di manutenzione.

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